Как открыть и заполнить реквизиты своей фирмы в 1С 8.3

В Бухгалтерии предприятия 3.0 карточка организации открывается через Главное → Настройки → Организации, в ЗУП 3.1 — через Настройка → Организации, в Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации — через раздел НСИ и администрирование. Во всех конфигурациях на платформе 1С 8.3 это один и тот же объект — элемент справочника «Организации». Поэтому если меню не помогло, его всегда можно открыть через «Все функции» или по навигационной ссылке.

Частое заблуждение — искать реквизиты фирмы в «Контрагентах». Контрагенты — это покупатели и поставщики. Ваша собственная фирма, её ИНН, КПП, банковский счёт и подписи живут только в справочнике «Организации».

Карточка организации в Бухгалтерии предприятия 3.0

В «Бухгалтерии» путь зависит от того, сколько фирм ведётся в базе.

Если организаций несколько:

1. Откройте раздел Главное на панели слева.
2. В группе Настройки нажмите Организации.
3. В списке дважды щёлкните нужную фирму — откроется её карточка.

Если в базе одна организация, списка вы можете не увидеть. Тогда в той же группе Настройки есть команда Реквизиты организации: она сразу открывает карточку единственной фирмы. Это сделано специально, чтобы небольшая компания не ходила через лишний список.

💡 Новую фирму в «Бухгалтерии» удобно создавать кнопкой Создать в списке организаций, а затем в карточке нажать Заполнить по ИНН. Программа подтянет наименование, КПП, ОГРН, адрес и коды из открытых данных ФНС. Для этого нужна подключённая интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы).

Что открывается из самой карточки

Сверху карточки в «Бухгалтерии» есть панель ссылок. Через неё попадают в связанные данные организации:

• 🏦 Банковские счета — расчётные счета фирмы; один из них отмечается как основной и подставляется в платёжки и счета;
• 📘 Учётная политика — настройки бухгалтерского и налогового учёта по годам;
• 🏢 Подразделения — внутренние и обособленные подразделения фирмы.

Учётную политику часто ищут отдельно, хотя проще всего открыть её именно отсюда.

Какая фирма подставляется в новые документы

Когда организаций несколько, новые документы заполняются фирмой «по умолчанию». Она задаётся для каждого пользователя отдельно: Главное → Настройки → Персональные настройки, поле основной организации.

Если бухгалтер ведёт три фирмы, а в документах всё время появляется не та, проблема обычно здесь, а не в карточке. Поставьте ту организацию, с которой работаете чаще всего, — остальные выбирайте вручную в шапке документа.

Где искать организацию в Управлении торговлей и КА

В конфигурациях линейки УТ 11, Комплексная автоматизация 2 и ERP 2 раздела «Главное» в том же смысле нет. Справочники собраны в разделе нормативно-справочной информации.

1. Откройте раздел НСИ и администрирование.
2. Перейдите в НСИ — откроется панель со справочниками, сгруппированными по смыслу.
3. Найдите ссылку Организации в группе, относящейся к предприятию, и откройте нужную фирму.

Состав карточки здесь отличается от «Бухгалтерии». В УТ 11 нет регламентированного бухгалтерского учёта, поэтому в карточке не будет учётной политики по налогам — только основные реквизиты, адреса, банковские счета и префикс для нумерации документов.

В КА и ERP регламентированный учёт есть. Поэтому из карточки организации там доступны и учётная политика, и настройки налогов, и данные для зарплаты.

⚠️ Не путайте термины разных программ. В УТ и КА рядом с организациями лежат справочники «Склады», «Виды цен», «Структура предприятия». Это не реквизиты фирмы, и править их в поисках ИНН бессмысленно.

Особенности ЗУП 3.1: зарплатные данные организации

В «Зарплате и управлении персоналом» карточка организации важна не меньше, чем в «Бухгалтерии»: из неё берутся данные для отчётов в ФНС и Социальный фонд (до 2023 года — ПФР и ФСС, теперь это единый СФР).

Путь: Настройка → Организации → двойной щелчок по фирме. Если организация в базе одна, команда в разделе Настройка может называться Реквизиты организации и сразу открывать карточку.

В карточке ЗУП стоит проверить три блока:

• 👤 Ответственные лица — руководитель, главный бухгалтер, кассир. Их ФИО и должности попадают в подписи кадровых приказов и расчётных документов.
• 🔢 Коды и регистрационные номера — регистрационный номер в СФР, коды статистики, ОКТМО.
• ⚙️ Учётная политика и другие настройки — ссылка в карточке ведёт к настройкам, которые влияют на расчёт: тариф страховых взносов, районный коэффициент, порядок выплаты зарплаты, бухучёт зарплаты.

💡 Если в ЗУП ошибочно рассчитались взносы по неправильному тарифу, первое место для проверки — именно настройки организации, а не начисления сотрудника.

Важное отличие: в ЗУП нельзя завести организацию «на бумаге» и сразу считать по ней зарплату. Сначала заполните реквизиты и учётную политику, потом принимайте сотрудников. Иначе документы начислений придётся перепроводить.

Быстрые способы открыть карточку без поиска по меню

Меню — не единственный путь. Опытные пользователи 1С пользуются четырьмя приёмами.

1. Поле поиска в шапке программы

В интерфейсе «Такси» вверху окна есть строка поиска. Введите слово Организации — в результатах появится команда открытия справочника. Щелчок по ней откроет список, даже если вы не помните раздел.

Поиск работает и по данным: ввод части наименования или ИНН вашей фирмы покажет её среди найденных объектов, если в базе включён полнотекстовый поиск.

2. Из любого документа

Откройте любой документ, где заполнено поле «Организация», — поступление, реализацию, начисление зарплаты. Откройте значение этого поля: щёлкните по нему правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду открытия. Откроется карточка именно той фирмы, которая стоит в документе.

Это самый короткий путь, когда вы сверяете реквизиты в печатной форме и сразу видите ошибку.

3. «Все функции» — для технического специалиста

Если в меню вашей роли нет нужной команды, используйте полный перечень объектов конфигурации:

1. Нажмите кнопку главного меню (три полоски в левом верхнем углу).
2. Выберите Сервис → Параметры и включите флажок Отображать команду "Все функции".
3. Снова откройте главное меню → Все функции.
4. Раскройте ветку Справочники и дважды щёлкните Организации.

На свежих релизах платформы 8.3 вместо «Все функции» в главном меню есть пункт Функции для технического специалиста. Он делает то же самое и не требует включения флажка.

4. Навигационная ссылка

В главном меню есть команда Перейти по ссылке…. Вставьте в окно строку:

e1cib/list/Справочник.Организации

Откроется список организаций в любой конфигурации, где справочник так называется, — а это все типовые решения на 8.3. Ссылку удобно сохранить в инструкции для новых сотрудников.

💡 Чтобы больше не искать, откройте карточку и нажмите звёздочку в её заголовке. Фирма попадёт в Избранное, и открыть её можно будет в один клик.

Из чего состоит карточка и какие поля критичны

Состав полей зависит от конфигурации и вида организации (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель). Ниже — поля «Бухгалтерии 3.0» и что от них зависит.

Для индивидуального предпринимателя набор полей короче. КПП у ИП нет, вместо названия по уставу указывается ФИО, а вместо ОГРН — ОГРНИП. Вид «юридическое или физическое лицо» выбирают при создании карточки, и от него зависит, какие поля программа покажет и какие формы отчётов предложит.

Префикс: мелочь, которая влияет на нумерацию

Префикс добавляется в начало номеров документов: при префиксе ТД счёт будет ТД00-000015. Если в базе две фирмы с одинаковым префиксом или без него, номера документов пересекаются, и на выгрузках в банк и ЭДО начинается путаница.

Не меняйте префикс в середине года: старые документы сохранят прежние номера, новые получат другие, и сквозная нумерация в журнале нарушится.

Подписи и печать для документов

Блок с подписями хранит ответственных лиц на даты. Если сменился директор, не перепечатывайте ФИО поверх старого: добавьте нового руководителя с датой вступления в должность. Тогда документы прошлого периода продолжат печататься со старой подписью.

Логотип, печать и факсимиле подписей загружаются картинками в формате PNG. После загрузки счёт на оплату можно отправить клиенту уже «с печатью» прямо из 1С.

Перед тем как менять реквизиты: ограничения и подводные камни

Карточка организации — объект, от которого зависят тысячи документов. Ошибка здесь тиражируется во все печатные формы и отчёты.

• ❌ Перезапись КПП или инспекции «как есть». При переезде фирмы КПП и код ИФНС меняются с определённой даты. Если просто стереть старое значение, декларации за прошлые периоды выйдут с новым КПП. Используйте историю изменений рядом с полем — новое значение вводится с датой.
• ❌ Смена наименования без даты. После переименования ООО прежнее название нужно для документов прошлых периодов. В «Бухгалтерии 3.0» у наименования тоже ведётся история.
• ❌ Две карточки одной фирмы. Возникают после обмена с другой базой или ручного создания. Документы расходятся по двум организациям, отчёты показывают половину оборотов. Дубль нужно объединять, а не просто помечать на удаление.
• ❌ Удаление организации с документами. Пометка на удаление ставится, но окончательно удалить фирму, на которую ссылаются документы, программа не даст — и это правильно.

⚠️ Правку ИНН, КПП и наименования делайте после резервной копии базы и согласования с главным бухгалтером. Если по фирме уже сданы отчёты, сначала решите, нужны ли уточнёнки.

Частые вопросы