Справочник контрагентов в 1С: как открыть список и за секунды найти нужную фирму

В 1С:Бухгалтерии 3.0 контрагенты лежат в справочнике Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. Ссылка на этот же список продублирована в разделах Покупки и Продажи. В любой конфигурации на платформе 8.3 справочник открывается ещё и через Главное меню → Все функции → Справочники → Контрагенты.

Найти конкретного контрагента в 1С 8.3 быстрее всего строкой поиска над списком: введите часть названия или ИНН, и список сократится до совпадений. Если же вы работаете в документе, открывать справочник не нужно вовсе: контрагент открывается прямо из поля документа.

Справочник «Контрагенты»: три способа его открыть

Справочник один, а дорог к нему несколько. Выбирайте ту, что ближе к вашей текущей работе.

Способ 1. Через раздел «Справочники» (БП 3.0)

1. На панели разделов слева нажмите Справочники.
2. В группе Покупки и продажи выберите Контрагенты.
3. Откроется список всех покупателей, поставщиков, банков, налоговых и прочих организаций и физлиц, с которыми ведутся расчёты.

В том же разделе рядом находятся Договоры, Банковские счета и Контактные лица. Но договоры и счета удобнее смотреть из карточки самого контрагента: там они уже отфильтрованы.

Способ 2. Через меню «Все функции»

Этот путь работает в любой типовой и самописной конфигурации на 8.3. Он выручает, когда раздел переименован или скрыт настройками прав.

1. Нажмите на значок главного меню (кнопка с полосками в левом верхнем углу).
2. Выберите Все функции.
3. Раскройте ветку Справочники и найдите Контрагенты (в УТ 11 и ERP там же — Партнеры).

Способ 3. Через избранное и историю

Если вы открываете контрагентов по десять раз за день, закрепите список:

• ⭐ Откройте справочник и нажмите звёздочку в заголовке окна или Ctrl+D — список попадёт в Избранное.
• 🕘 Конкретную карточку можно добавить в избранное так же — удобно для двух-трёх основных поставщиков.
• 📜 Кнопка История (значок часов в верхней панели) показывает последние открытые карточки и документы. Контрагент, которого вы правили утром, найдётся там за один клик.

Как найти контрагента в 1С по ИНН или названию

Открыть список — полдела. В рабочей базе контрагентов бывают тысячи, листать их бессмысленно.

Строка поиска над списком

Над таблицей справочника есть поле Поиск (Ctrl+F). Начните вводить:

• 🔤 часть наименования — «ромаш» найдёт и «ООО Ромашка», и «Ромашка-Трейд»;
• 🔢 ИНН или его начало — поиск идёт по всем видимым колонкам, а ИНН в списке БП выведен по умолчанию;
• 📍 КПП — полезно, когда у организации несколько обособленных подразделений с одним ИНН.

Поиск не требует точного совпадения и не зависит от регистра. Чтобы вернуть полный список, очистите поле крестиком.

Расширенный поиск по конкретному полю

Когда строка поиска находит слишком много лишнего, поставьте курсор в нужную колонку (например, ИНН) и нажмите Alt+F. Откроется окно расширенного поиска:

1. В поле Где искать уже стоит колонка, в которой был курсор.
2. Введите значение в поле Что искать.
3. Выберите вариант сравнения: по части строки, по началу строки или точное совпадение.
4. Нажмите Найти.

Над списком появится плашка с условием отбора. Её крестик снимает отбор.

Поиск по ИНН при вводе в документ

В поле Контрагент любого документа БП 3.0 можно ввести не название, а ИНН. Программа подскажет совпадения в выпадающем списке. Если контрагента в базе нет, там же появится предложение создать нового — карточка заполнится по ИНН из ЕГРЮЛ, если подключена интернет-поддержка.

Полнотекстовый поиск по всей базе

В верхней панели программы есть общая строка поиска (значок лупы). Она ищет не только по разделам и командам, но и по данным, если в базе включён полнотекстовый поиск. Настраивается он в Администрирование → Общие настройки, блок про полнотекстовый поиск данных.

Этот способ находит контрагента по фрагменту адреса, телефону или комментарию — по полям, которых нет в колонках списка. Индекс обновляется регламентным заданием, поэтому только что созданная карточка может попасть в результаты с задержкой.

Как открыть контрагента прямо из документа

Частая ситуация: вы смотрите реализацию или платёжку и хотите поправить реквизиты покупателя. Справочник открывать незачем.

1. Поставьте курсор в поле Контрагент документа.
2. Нажмите Shift+F4 — откроется карточка выбранного контрагента.
3. Или щёлкните по значению поля как по ссылке: в интерфейсе «Такси» заполненное поле ссылочного типа открывает объект по клику на кнопку открытия справа.

Из карточки доступны договоры, банковские счета, контактные лица и документы по этому контрагенту — они вынесены на панель навигации карточки.

Найти все документы по контрагенту

Обратная задача: известен контрагент, нужны его документы.

• 📄 Откройте журнал нужного вида документов (например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)).
• 🎯 Встаньте на любую ячейку в колонке Контрагент с нужной фирмой и нажмите Alt+F. Окно поиска откроется уже заполненным: колонка Контрагент и её значение. Нажмите Найти — в списке останутся только документы этой фирмы.
• 🔗 Для одного документа нажмите Структура подчиненности (кнопка в документе или в меню Еще) — увидите связанную цепочку: счёт, реализацию, оплату, счёт-фактуру.

Где хранятся контрагенты в БП, УТ 11 и ERP

Путь к справочнику различается, потому что сама модель данных устроена по-разному.

Партнёр и контрагент в УТ 11 и ERP — в чём разница

В УТ 11 и ERP партнёр — это клиент или поставщик как бизнес-сторона: сеть магазинов, холдинг, частный покупатель. Контрагент — конкретное юрлицо или ИП этого партнёра, с ИНН и КПП, от имени которого оформляются документы.

У одного партнёра может быть несколько контрагентов. Например, сеть «Северный двор» работает через три ООО — это один партнёр и три контрагента. Поэтому, если вы ищете «по клиенту», начинайте со списка Партнеры, а если нужен конкретный ИНН — со списка Контрагенты.

Отчёты, в которых видно контрагента и расчёты с ним

Иногда нужен не сам контрагент, а ответ на вопрос «сколько он нам должен» или «какие у нас с ним обороты». Для этого в БП 3.0 есть отчёты из раздела Отчеты:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60, 62 или 76 — с отбором по контрагенту показывает сальдо и обороты за период. Детализацию можно развернуть до договора и документа.
• 📒 Карточка счёта — построчно все операции по контрагенту на выбранном счёте.
• 🔍 Анализ субконто — все счета, на которых встречается контрагент. Полезно, когда непонятно, где «висит» сумма: на 60, 62 или 76.
• 🤝 Акт сверки взаиморасчётов — документ в разделах Покупки и Продажи, формирует сверку для отправки самому контрагенту.

Как поставить отбор по контрагенту в отчёте

1. Сформируйте отчёт, например ОСВ по счёту 62.
2. Нажмите Показать настройки.
3. На закладке Отбор добавьте поле Контрагент, вид сравнения Равно и выберите нужную организацию.
4. Нажмите Сформировать.

Для нескольких фирм сразу выберите вид сравнения В списке и добавьте их по одной.

Горячие клавиши для работы со справочником

Сочетания ниже работают в платформе 8.3 с интерфейсом «Такси» во всех типовых конфигурациях.

Ещё пара приёмов, которые экономят время

• ⌨️ Ввод по строке. В поле документа достаточно набрать три-четыре буквы названия и нажать Enter — если совпадение одно, оно подставится сразу.
• 🗂️ Сохранённая настройка списка. Через Еще → Настроить список можно вывести нужные колонки (ИНН, КПП, основной договор), задать сортировку и сохранить вариант. Список будет открываться уже в таком виде.
• 📁 Группы. Разложите контрагентов по папкам «Покупатели», «Поставщики», «Бюджет». Поиск всё равно идёт по всему справочнику, а ручной просмотр станет короче.

Почему контрагент не находится в списке

Карточка точно была, а поиск пустой. Почти всегда причина в одном из случаев ниже.

Не удаляйте контрагента, который кажется лишним, без проверки ссылок. Пометка на удаление обратима, а окончательное удаление через Удаление помеченных объектов программа выполнит, только если на карточку нет ссылок. Если ссылки есть — сначала объедините дубли, а не удаляйте их по одному.

Частые вопросы