Расходный кассовый ордер в 1С: где найти и как оформить

Расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерия 3.0 лежит не в отдельном журнале «РКО», а в общем списке Банк и касса → Касса → Кассовые документы. Там хранятся и приход, и расход — РКО создаётся кнопкой Выдача, а приходный ордер (ПКО) — кнопкой Поступление. Это сбивает с толку тех, кто ищет пункт меню с буквами «РКО»: такого пункта в интерфейсе «Такси» нет.

Сам ордер — это документ для выдачи наличных из кассы, унифицированная форма КО-2. В 1С он и отражает проводку по кредиту счёта 50.01, и служит бланком для печати. Пути и названия в тексте приведены для 1С:Бухгалтерия 3.0 с интерфейсом «Такси»; в ЗУП и в конфигурациях без модуля бухучёта кассовых документов в этом виде нет.

Путь к кассовым документам в разделе «Банк и касса»

Откройте раздел Банк и касса в левой панели разделов. В группе Касса выберите пункт Кассовые документы — это единый журнал, где лежат все наличные операции организации: приходные и расходные ордера вперемешку, отсортированные по дате.

Расходный кассовый ордер отличить легко: в колонке с видом операции у него стоит сумма со знаком расхода, а сам документ открывается с заголовком «Расходный кассовый ордер». Приходные ордера в том же списке помечены как «Поступление».

Если организаций в базе несколько, вверху списка стоит отбор по организации. Проверьте, что выбрана нужная — иначе чужих ордеров вы не увидите, а свои покажутся «пропавшими».

Как быстро найти нужный ордер

Когда ордеров за месяц сотни, листать список бессмысленно. Пользуйтесь поиском и отбором прямо в журнале кассовых документов.

• 🔎 Поиск по номеру или сумме. Встаньте в список и начните печатать — строка поиска подхватит номер документа или сумму. Enter переводит к следующему совпадению.
• 📅 Отбор по периоду. Кнопка с календарём вверху списка ограничивает выдачу нужными датами. Для поиска прошлогоднего ордера расширьте период.
• 👤 Отбор по контрагенту или сотруднику. Через Ещё → Настроить список добавьте отбор по реквизиту «Получатель» — список покажет только выплаты конкретному поставщику или подотчётнику.

Ещё один способ дойти до расхода — от самой операции. Открыли, например, авансовый отчёт или ведомость на выплату зарплаты — по кнопке Выплата или через связанные документы можно перейти к сформированному РКО, не возвращаясь в журнал.

Глобальный поиск по программе (значок лупы на верхней командной панели) тоже находит кассовые документы: введите номер или контрагента, и в результатах будут строки из журнала кассы.

Права доступа: почему пункт может не отображаться

Если раздел Банк и касса или сам список кассовых документов не виден, дело почти всегда в правах, а не в поломке базы. Доступ к кассе раздаётся через профили групп доступа.

Настройка находится в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Пользователю назначается профиль, и именно профиль определяет, видит ли человек кассовые документы и может ли их проводить.

• Бухгалтер — обычно видит и создаёт кассовые документы целиком.
• Только просмотр — журнал открывается, но кнопки создания и проведения недоступны.
• Профиль без доступа к кассе — раздела «Банк и касса» человек не увидит вовсе.

Когда пользователь работает под полными правами (администратор), но документ всё равно не проводится, причина другая — закрытый период или дата запрета изменения данных. Её задают в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения.

Создание расходного кассового ордера по шагам

1. В журнале Кассовые документы нажмите Выдача. Откроется форма нового РКО.
2. Выберите Вид операции — это ключевое поле, оно определяет и набор реквизитов, и будущие проводки. Типовые варианты: Оплата поставщику, Возврат покупателю, Выдача подотчётному лицу, Выплата заработной платы по ведомостям, Взнос наличными в банк, Расчёты по кредитам и займам, Выдача наличных работнику по договору.
3. Заполните Получателя — контрагента, сотрудника или подотчётное лицо в зависимости от вида операции.
4. Укажите Сумму и Статью движения денежных средств (нужна для отчёта о движении денег и раздела в книге учёта).
5. Проверьте реквизиты печатной формы на закладке или в полях «Выдать», «Основание», «Приложение» — они попадут в бумажный ордер.
6. Нажмите Провести (или Провести и закрыть). До проведения документ движений по счетам не создаёт.

Поле «Вид операции» меняет всё: ошиблись здесь — получите неверные проводки и неправильную статью в кассовой книге. Если выбрать «Оплата поставщику» вместо «Выдача подотчётному лицу», деньги зависнут на счёте 60 вместо 71.

Номер ордеру программа присваивает автоматически, сквозной нумерацией в пределах года. Руками номер лучше не править: разрывы в нумерации кассовых документов — повод для вопросов при проверке.

Какие проводки формирует РКО

Проводку определяет вид операции. Кредит почти всегда один — счёт 50.01 «Касса организации», а дебет зависит от того, кому и за что выдаём.

Если выдаёте валюту или деньги по операции в валюте, вместо 50.01 в проводке участвует 50.21 «Касса организации (в валюте)», и 1С дополнительно посчитает курсовую разницу при расхождении курса.

Типовые ситуации: под какую выплату какой РКО

На практике вид операции в расходном ордере выбирают под конкретную задачу. Разберём три самых частых случая — они закрывают большинство выплат из кассы.

Выдача под отчёт. Вид операции — Выдача подотчётному лицу. В получателе указываете сотрудника, в основании — приказ или заявление на выдачу. Проводка Дт 71.01 Кт 50.01. Закрывается выдача позже авансовым отчётом; остаток сотрудник возвращает приходным ордером.

Оплата поставщику. Вид операции — Оплата поставщику. В получателе контрагент, желательно указать договор и, если оплата по конкретному счёту, документ-основание. Проводка Дт 60.01 Кт 50.01 при погашении долга либо Дт 60.02 Кт 50.01, если это аванс.

Выплата зарплаты. Вид операции — Выплата заработной платы по ведомостям. Сумма подтягивается из ведомости на выплату, вручную её лучше не менять — иначе разъедутся суммы к выдаче и фактический расход. Проводка Дт 70 Кт 50.01. Депонированную (не полученную в срок) зарплату отдельным РКО не выдают — её возвращают в кассу и выплачивают позже.

Для возврата денег покупателю используйте вид Возврат покупателю, для сдачи выручки в банк — Взнос наличными в банк. Логика та же: сначала вид операции, затем получатель и сумма.

Лимит остатка кассы и кассовая дисциплина

Расход из кассы напрямую связан с кассовой дисциплиной. Порядок ведения кассовых операций установлен Указанием Банка России № 3210-У, и 1С помогает его соблюдать, но контролировать остаток нужно осознанно.

Лимит остатка кассы. Организация обязана установить лимит — максимальную сумму наличных, которую можно хранить в кассе на конец дня. Сверхлимитный остаток в тот же день сдают в банк (как раз расходным ордером с видом «Взнос наличными в банк»). Субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели вправе лимит не устанавливать.

Контроль остатка в 1С. Программа не даст провести РКО, если на счёте 50.01 не хватает денег: расход в минус невозможен. Поэтому если ордер не проводится с сообщением о нехватке средств, сначала проверьте, что приход (ПКО) оформлен и проведён более ранней датой.

Проверить фактический остаток кассы на любую дату удобно отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для счёта 50.01 (раздел Отчёты → Стандартные отчёты). Конечное сальдо по дебету — это и есть наличные в кассе.

Печать формы КО-2 и хранение ордеров

Унифицированная форма расходного кассового ордера — КО-2 (утверждена Постановлением Госкомстата № 88). Её применение для оформления выдачи наличных предусмотрено порядком ведения кассовых операций.

Чтобы распечатать ордер, откройте проведённый документ и нажмите кнопку Печать на командной панели — программа сформирует форму КО-2. Из окна предпросмотра её можно отправить на принтер или сохранить в файл.

Несколько практических моментов по бумажной части:

• 🖊️ Подписи. В готовой форме должны стоять подписи руководителя (или уполномоченного лица), главного бухгалтера или бухгалтера и кассира, а также получателя денег. 1С печатает расшифровки из реквизитов организации и ответственных лиц.
• 📎 Основание и приложение. Поля «Основание» и «Приложение» заполняйте по документу-основанию (ведомость, счёт, заявление). Это защищает выплату при проверке.
• 🗂️ Хранение. Кассовые документы подшивают в кассовую отчётность за день вместе с отрывной частью кассовой книги. В 1С кассовая книга формируется отдельным отчётом в том же разделе «Касса».

Если форма КО-2 печатается с пустыми расшифровками подписей, проверьте, что в Главное → Организации заполнены ответственные лица — руководитель, главный бухгалтер и кассир. 1С берёт фамилии и должности из этих реквизитов, а не из карточки пользователя. Когда кассир в организации не выделен отдельно, его функции обычно исполняет главный бухгалтер — тогда поле заполняется тем же лицом.

Электронный РКО в базе и его бумажная распечатка — это один и тот же документ. Отдельно «архивировать» ордер в программе не нужно: он хранится в журнале кассовых документов, пока вы его не удалите. Для порядка выплаты прошлых периодов закрывают датой запрета изменения, чтобы случайно не перепровести.

Частые вопросы