Транспортная накладная в 1С: где искать документ и как напечатать

Отдельного журнала «Транспортные накладные» в типовых конфигурациях 1С нет. Накладная формируется от документа отгрузки: в Бухгалтерии 3.0 и Управлении торговлей 11 её делают на основании реализации, а печатную форму берут по кнопке Печать. Поэтому искать нужно не «справочник накладных», а документ продажи, под которым прошёл этот груз.

Ниже — где именно лежит документ в каждой конфигурации, как вытащить его через глобальный поиск за пару секунд, чем транспортная накладная (ТН) отличается от товарно-транспортной (1-Т) и как настроить печать, если форма выходит пустой.

Почему накладная привязана к документу отгрузки

Транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза автотранспортом. Её форма и порядок применения заданы Постановлением Правительства РФ № 2200, а сам перевозочный документ описан в Уставе автомобильного транспорта (ФЗ № 259-ФЗ). В учёте перевозка не существует «сама по себе» — она сопровождает продажу или перемещение товара .

Из-за этого 1С хранит данные ТН не в отдельном списке, а рядом с отгрузкой: часть реквизитов берётся из документа реализации, часть заполняется вручную. Распределение понятно по таблице.

По Правилам из Постановления № 2200 транспортную накладную составляют в трёх экземплярах — для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Подписывают её минимум две стороны: отправитель и перевозчик, а при выдаче груза — и получатель. Поэтому в форме есть отдельные блоки под каждую подпись, и оставлять их пустыми нельзя.

Сама накладная нужна не для каждой отгрузки. Она подтверждает перевозку груза автотранспортом, когда её выполняет перевозчик по договору. Если покупатель забирает товар самовывозом, перевозки как услуги нет — хватает накладной на отгрузку или УПД. Это объясняет, почему в части документов реализации кнопка с транспортной накладной не нужна, и искать её бессмысленно: по этой отгрузке перевозки просто не было.

Стандартный путь: от документа продажи к накладной

Общая логика одинакова для всех типовых решений на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

1. Откройте журнал продаж. В большинстве конфигураций это раздел Продажи → список документов реализации.
2. Найдите нужную реализацию по дате, контрагенту или сумме. Поиск по колонке — через поле над списком или фильтр по столбцу.
3. Откройте документ и нажмите Печать. В выпадающем меню выберите транспортную или товарно-транспортную накладную.
4. Если нужна отдельная ТН с реквизитами перевозчика — используйте Создать на основании и выберите создание транспортной накладной (название пункта может отличаться по релизу).

Созданный на основании документ подчинён реализации. Чтобы вернуться к нему позже, откройте реализацию и посмотрите Ещё → Связанные документы (структура подчинённости) — там видна вся цепочка: заказ, реализация, счёт-фактура и накладная.

В окне предварительного просмотра перед печатью можно задать количество экземпляров. Транспортную накладную обычно печатают сразу в трёх копиях — по числу сторон перевозки. Там же выбирают, печатать одну форму или комплект документов на отгрузку (накладная, счёт-фактура, ТН) одной кнопкой, не открывая каждую форму по отдельности.

Печать доступна только по проведённому документу. Пока реализация не проведена, часть реквизитов пустая и форма выйдет с прочерками.

Быстрый поиск накладной через глобальный поиск

Когда вы не помните, в каком журнале лежит документ, выручает глобальный поиск по всей базе.

• Нажмите значок лупы (Поиск данных) в верхней панели программы.
• Введите, что помните: номер документа, фамилию водителя, госномер автомобиля или наименование контрагента.
• В результатах 1С сгруппирует найденное по видам объектов — выберите нужную реализацию или накладную и перейдите в неё по ссылке.

Глобальный поиск ищет по тексту внутри документов, а не только по номеру, поэтому по марке и номеру машины он находит именно ту перевозку. Это быстрее, чем перебирать журнал вручную, особенно в большой базе за несколько лет.

Если точных реквизитов нет, сузьте область по-другому: откройте журнал реализаций и отфильтруйте список по контрагенту или периоду, а затем раскройте связанные документы у подходящей строки. Комбинация «фильтр по контрагенту + структура подчинённости» выручает, когда за месяц было несколько отгрузок одному покупателю.

Где искать в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 отгрузку оформляет документ Реализация товаров и услуг в разделе Продажи.

• Откройте нужную реализацию и нажмите Печать — в меню доступны товарная накладная (ТОРГ-12), товарно-транспортная и транспортная накладные.
• Если в базе включена подсистема управления доставкой, перевозки планируют отдельными документами в разделе Склад и доставка. Тогда реквизиты рейса и перевозчика подтягиваются в накладную из задания на перевозку.

Подсистема доставки включается в настройках. Если раздела Склад и доставка на панели нет, значит функциональность отключена, и накладную печатают прямо из реализации. Для разовых отгрузок этого достаточно.

Разница между конфигурациями здесь не в том, «есть документ или нет», а в глубине учёта перевозок. УТ 11 умеет планировать рейсы, объединять несколько реализаций в один рейс и подставлять данные перевозчика автоматически. Бухгалтерия такого не делает — в ней транспортная накладная остаётся ручной формой при документе продажи. Если вы переходите с БП на УТ, искать накладную привычным путём через раздел Продажи можно и там.

Где искать в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0

В БП 3.0 отгрузку оформляет документ Реализация (акты, накладные, УПД) в разделе Продажи.

Порядок такой же: открываете реализацию, жмёте Печать и выбираете транспортную либо товарно-транспортную накладную. Для полноценной ТН с данными перевозчика удобнее создать отдельный документ на основании реализации — тогда появятся поля для автомобиля, водителя, пунктов погрузки и разгрузки.

Чтобы форма заполнялась корректно, проверьте заранее:

• 📄 реквизиты своей организации (ИНН, адрес) — в карточке организации;
• 🚚 данные перевозчика и транспортного средства — вносятся в самой накладной;
• 📍 адреса погрузки и разгрузки — их 1С не придумает, впишите вручную.

Настройка и печать формы накладной

Если нужная форма отсутствует в меню Печать или выходит в старом виде, разбираемся с макетом.

Форма устарела. Типовые печатные формы обновляются вместе с конфигурацией. Если программа давно не обновлялась, сначала обновите конфигурацию — актуальный бланк придёт с релизом.

Нужно поправить готовый бланк. Встроенные макеты лежат в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм. Там можно открыть макет и внести правку.

Правку типового макета лучше делать не поверх оригинала, а через расширение конфигурации . Иначе ближайшее обновление затрёт изменения. Расширения доступны на платформе начиная с версии 8.3.6; добавленный макет переживёт обновление типовой конфигурации.

Нужна своя внешняя форма. Отдельную печатную форму подключают как внешнюю обработку : раздел Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. После подключения кнопка с новой формой появится в документе.

Кнопки печати вообще нет. Набор доступных форм в меню Печать можно настроить: откройте список форм (в меню печати есть пункт настройки состава) и включите нужные галочками. Если ранее кто-то убрал транспортную накладную из списка, так вы её вернёте, не трогая макет.

Чтобы отправить готовую накладную контрагенту, из окна печати сохраните её в PDF или Excel через меню сохранения — файл формируется в момент печати, в базе он не хранится.

Электронная транспортная накладная: где она в 1С

С 2022 года транспортную накладную разрешено оформлять в электронном виде (ЭТрН). Электронные перевозочные документы передаются через операторов электронного документооборота и попадают в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Для части перевозок переход на электронный формат постепенно становится обязательным — следите за требованиями по своему виду грузов.

В 1С электронная накладная живёт не в журнале продаж, а в подсистеме электронного документооборота. Если в базе подключён сервис ЭДО, исходящие и входящие ЭТрН лежат там же, где остальные электронные документы — в списке документов ЭДО, вместе со счетами-фактурами и УПД. Бумажную накладную при этом не распечатывают: электронный оригинал заменяет все три экземпляра, а подписи сторон хранятся внутри файла обмена.

• 🔌 обмен ЭТрН работает только после подключения ЭДО и настройки роуминга с оператором перевозчика;
• 🖊 электронная накладная подписывается усиленной квалифицированной подписью всех сторон перевозки;
• 📥 входящую ЭТрН не нужно искать в журнале реализаций — она приходит в список входящих документов ЭДО.

Частые ошибки и как их избежать

Ещё одна типичная ситуация — путаница между документами. Разберём, что когда оформлять.

Частые вопросы