Учётная запись электронной почты в 1С: от первого письма до разбора ошибок
Содержание
Почта в 1С 8.3 настраивается в разделе Администрирование → Органайзер (в 1С:Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1) или НСИ и администрирование → Администрирование → Органайзер (в 1С:Управлении торговлей 11). Там открывается список «Учетные записи электронной почты»: в карточке записи указывают адрес, пароль, сервер исходящей почты SMTP и, если нужно получать письма, сервер IMAP или POP3.
Типичная ситуация: бухгалтер нажимает в печатной форме счёта кнопку с конвертом, а 1С вместо письма открывает окно настройки почты. Это значит, что учётная запись ещё не создана. Ниже — как её создать за пару минут, какие параметры подключения вписать вручную, если автоматика не справилась, и как найти причину, когда письма не уходят.
Где в разных конфигурациях 1С находится настройка почты
Механизм почты во всех современных типовых решениях один и тот же — он взят из Библиотеки стандартных подсистем. Поэтому карточка учётной записи выглядит почти одинаково, различается только путь к ней.
| Конфигурация | Путь к учётным записям |
|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Администрирование → Органайзер → Учетные записи электронной почты |
| Зарплата и управление персоналом 3.1 | Администрирование → Органайзер → Учетные записи электронной почты |
| Управление торговлей 11, КА 2, ERP 2 | НСИ и администрирование → Администрирование → Органайзер |
В УТ 11, КА и ERP в том же разделе есть флажок, который включает полноценный почтовый клиент — с входящими письмами, папками и привязкой переписки к контрагентам. В Бухгалтерии такого клиента нет: почта там нужна в основном для отправки документов и отчётов.
💡 Быстрый способ найти настройку в любой конфигурации — открыть любую печатную форму и нажать кнопку отправки по почте. Если учётной записи нет, 1С сама запустит помощник её создания.
Быстрая настройка: помощник учётной записи
Для популярных почтовых сервисов ручная настройка не нужна. Помощник сам подбирает серверы и порты по домену адреса.
- Откройте список учётных записей по пути из таблицы выше.
- Нажмите
Создать. Откроется помощник настройки. - Введите адрес почты и пароль. Для Яндекса, Mail.ru и Gmail это пароль приложения, а не пароль от входа в ящик (подробнее — ниже, в разделе про безопасность).
- Укажите, для чего нужна запись: только для отправки или для отправки и получения.
- Выберите, кто будет пользоваться записью: все пользователи базы или только вы.
- Нажмите
Далее. 1С подключится к серверу и сообщит, удалось ли.
Что проверить после создания записи
Помощник проверяет только подключение. Перед тем как отдавать запись бухгалтерам, сделайте три контрольных действия:
- Отправьте тестовое письмо на свой личный адрес из любой печатной формы, например из счёта на оплату.
- Откройте письмо на телефоне: убедитесь, что вложение PDF открывается, а имя отправителя выглядит так, как вы задумали.
- Ответьте на это письмо и проверьте, на какой адрес пришёл ответ. Если ящик общий, ответы клиентов должны попадать туда, где их прочитают.
Если проверка прошла, запись сразу готова к работе. Если нет — помощник предложит перейти к ручной настройке. Это нормальная ситуация для корпоративной почты на своём домене: сервисы вроде Яндекс 360 для бизнеса используют общие серверы, но помощник не всегда их угадывает.
Параметры подключения к серверу: SMTP, IMAP, POP3
При ручной настройке в карточке учётной записи заполняют блок с настройками серверов. Что нужно знать:
- 📤 SMTP — сервер исходящей почты. Без него 1С не сможет отправить ни одного письма.
- 📥 IMAP — входящая почта, письма остаются на сервере. Удобно, если ящик читают и в 1С, и в браузере.
- 📥 POP3 — входящая почта со скачиванием. Подходит, если ящик нужен только 1С.
- 🔒 Защищённое соединение — флажок шифрования. Должен соответствовать порту.
Порты и шифрование
| Протокол | Порт с SSL/TLS | Порт со STARTTLS | Без шифрования |
|---|---|---|---|
| SMTP | 465 | 587 | 25 |
| IMAP | 993 | 143 | 143 |
| POP3 | 995 | — | 110 |
Самая частая связка — SMTP на 465 с включённым защищённым соединением и IMAP на 993. Порт 25 многие провайдеры и хостинги закрывают для исходящих соединений, на него лучше не рассчитывать.
Серверы популярных сервисов
| Сервис | SMTP | IMAP | POP3 |
|---|---|---|---|
| Яндекс Почта и Яндекс 360 | smtp.yandex.ru:465 | imap.yandex.ru:993 | pop.yandex.ru:995 |
| Mail.ru | smtp.mail.ru:465 | imap.mail.ru:993 | pop.mail.ru:995 |
| Gmail | smtp.gmail.com:465 | imap.gmail.com:993 | pop.gmail.com:995 |
Для почты на собственном сервере (Exchange, Postfix, хостинг) адреса и порты даёт системный администратор или поддержка хостинга. Имя пользователя для входа на сервер обычно совпадает с полным адресом ящика.
Адрес отправителя должен совпадать с адресом учётной записи. Яндекс и Mail.ru отклоняют письма, где в поле «От кого» стоит чужой адрес. Имя отправителя (например, «ООО Ромашка, бухгалтерия») менять можно — адрес нельзя.
Кто пользуется почтой: общие и личные учётные записи
Одна база — несколько сценариев работы. Чаще всего встречаются три.
- 🏢 Общая запись для всех. Например,
buh@company.ru. Все бухгалтеры отправляют счета и акты с одного адреса, ответы приходят в общий ящик. - 👤 Личная запись пользователя. Видна и доступна только её владельцу. Менеджер отправляет коммерческие предложения со своего адреса, коллеги его пароль не видят.
- ⚙️ Системная учётная запись. Предопределённая запись, через которую 1С сама рассылает служебные письма: восстановление пароля, уведомления, рассылки отчётов по расписанию.
Тип задаётся при создании записи — переключателем «для всех» или «только для меня». Создавать общие записи может администратор. Личную запись пользователь создаёт себе сам, если у него есть на это права.
💡 Если записей несколько, при отправке 1С подставит одну из доступных пользователю, а в форме письма её можно сменить. Чтобы бухгалтер не отправил акт с адреса отдела продаж, давайте пользователям доступ только к тем записям, которые им нужны.
Отправка документов и отчётов из 1С по почте
После настройки почта встраивается в обычную работу. Отдельно её запускать не нужно.
Из печатной формы
- Откройте документ, например счёт на оплату или реализацию.
- Нажмите
Печатьи выберите форму. - В окне печатной формы нажмите кнопку с конвертом.
- Выберите формат вложения: PDF, Excel, Word или другой.
- Проверьте адрес получателя и текст письма, нажмите
Отправить.
Адрес получателя 1С берёт из контактной информации контрагента или его контактного лица. Если поле пустое — вписывайте адрес вручную, а потом заполните карточку контрагента, чтобы не повторять это каждый раз.
Из отчёта и по расписанию
Любой отчёт на базе системы компоновки данных можно отправить по почте прямо из формы отчёта. Для регулярной отправки есть механизм рассылок отчётов: в нём задают список отчётов, получателей, формат и расписание. Рассылка идёт через фоновое задание, поэтому в файловой базе она сработает, только когда кто-то из пользователей работает в программе.
Шаблоны писем
Чтобы не писать одно и то же сопроводительное письмо к каждому счёту, создайте шаблон сообщения в разделе Органайзер. В шаблон можно подставлять реквизиты документа: номер, дату, сумму, наименование контрагента.
Почему 1С не отправляет письма: диагностика и журнал регистрации
Первый шаг при любой ошибке — открыть карточку учётной записи и запустить проверку настроек. 1С попробует подключиться к серверу и покажет текст ответа. По этому тексту обычно сразу видно направление поиска.
Проверка порта
Если 1С пишет о таймауте, проверьте сеть без 1С. В PowerShell на нужном компьютере выполните:
Test-NetConnection smtp.yandex.ru -Port 465
В выводе должно быть TcpTestSucceeded : True. Если там False — проблема в сети, файрволе или антивирусе, а не в настройках 1С.
Где выполняется отправка в клиент-серверной базе
Приём, который часто упускают: в клиент-серверном варианте письмо отправляет не компьютер бухгалтера, а сервер 1С. Поэтому проверять порт и файрвол нужно на сервере 1С:Предприятия. У бухгалтера почта в браузере открывается, а 1С пишет «не удалось подключиться» — классический признак того, что на сервере закрыт исходящий 465-й порт.
Журнал регистрации
Если ошибка плавающая или письма из рассылок пропадают без сообщений, смотрите журнал регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Установите отбор по периоду и уровню «Ошибка», затем найдите события, связанные с почтой и фоновыми заданиями. В подробностях события виден полный текст ответа почтового сервера — его можно передать администратору или в поддержку почтового сервиса.
Безопасность: пароли приложений и шифрование
Почтовый ящик, подключённый к 1С, получает доступ к переписке с клиентами и к финансовым документам. Поэтому настройку стоит делать аккуратно.
- 🔑 Пароль приложения вместо основного. Яндекс, Mail.ru и Gmail требуют для сторонних программ отдельный пароль. Его создают в настройках безопасности аккаунта. Если сотрудник уволился или пароль утёк — отзывают только его, основной пароль от ящика менять не нужно.
- 🔒 Только защищённое соединение. Используйте порты 465, 587 и 993 с шифрованием. Без шифрования пароль и письма идут по сети открытым текстом.
- 🗄️ Где хранится пароль. В типовых конфигурациях пароль учётной записи хранится в защищённом хранилище информационной базы. Пользователи без административных прав его не видят. Но администратор базы и тот, у кого есть резервная копия, получают к нему доступ — учитывайте это при передаче копий базы подрядчикам.
- 👥 Разделение доступа. Не делайте личный ящик директора общей учётной записью. Для отправки документов заведите отдельный служебный адрес.
Перед передачей копии базы программисту или в поддержку удалите или смените пароли почтовых учётных записей в копии. Иначе подрядчик сможет отправлять письма от имени компании.
Если встроенная почта не подходит
Иногда разумнее не настраивать полный почтовый клиент в 1С.
- 📧 Отправка через обычный почтовый клиент. Если ящик уже открыт в Outlook или Thunderbird, печатную форму можно сохранить в PDF и приложить к письму там. Для разовых отправок это быстрее, чем настраивать учётную запись.
- 📨 Служебный ящик только для 1С. Если основной корпоративный сервер не пускает сторонние программы, заведите отдельный ящик на Яндексе или Mail.ru только для отправки документов.
- 🔄 ЭДО вместо почты. Счета-фактуры и акты с электронной подписью передают через оператора ЭДО. Почтой такие документы юридически значимыми не станут — это просто скан или PDF.