Подрядчики в 1С:ЗУП 3.1: как быстро найти любой договор ГПХ и всё, что по нему начислено

Договоры ГПХ в 1С ЗУП 3.1 хранятся как документы «Договор (работы, услуги)» и «Договор авторского заказа». Посмотреть их можно в разделе Зарплата → Договоры (работы, услуги), а если команды там нет — через Все функции → Документы → Договор (работы, услуги). Список показывает все договоры по всем организациям базы, с отбором по исполнителю, датам и подразделению.

Где ещё найти договоры ГПХ в 1С 8.3 ЗУП: в карточке исполнителя, через строку поиска по всей базе и в отчётах по начислениям. Каждый способ отвечает на свой вопрос. Список — «какие договоры вообще есть». Карточка — «что заключено с этим человеком». Отчёты — «сколько начислено и выплачено». Ниже — как пользоваться каждым и что делать, если договор не находится.

Что проверить до поиска: включены ли договоры ГПХ в программе

Если в базе ни разу не заключали договоров подряда, ЗУП прячет все команды, связанные с ними. Тогда в меню нет ни списка, ни документа, и кажется, что программа «не умеет».

Проверьте настройку:

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке настройки состава начислений и удержаний.
3. На закладке с прочими начислениями найдите флажки договоров гражданско-правового характера и договоров авторского заказа.
4. Если флажки сняты — договоров ГПХ в базе нет, искать бесполезно. Если стоят — команды должны быть в меню.

Вторая причина «невидимости» — права. Бухгалтер с ролью только на расчёт зарплаты может не видеть кадровых документов, и наоборот. Если у коллеги команда есть, а у вас нет — дело в профиле групп доступа, а не в настройках программы.

Где в 1С ЗУП посмотреть договоры ГПХ: общий список

Главное место — список документов «Договоры (работы, услуги)». В актуальных релизах ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата; в части релизов команда стоит в разделе Кадры. Если в одном разделе её нет, загляните в другой.

Как работать со списком

В списке видно номер, дату, организацию, исполнителя, сумму и срок договора. Чтобы быстро найти нужное:

• 🔎 Отбор по исполнителю. Наберите фамилию в строке поиска списка — список сократится до договоров этого человека.
• 🏢 Отбор по организации. Если в базе несколько юрлиц, сначала выберите организацию в шапке списка. Договор, заключённый от другой фирмы, не покажется.
• 📅 Период. Через Ещё → Установить период сузьте список, например, до договоров текущего квартала.
• 🗂 Сортировка. Щёлкните по заголовку колонки — список отсортируется по дате, сумме или исполнителю.

Договоры авторского заказа — отдельный список

Авторские договоры не попадают в общий список договоров на работы и услуги. Это отдельный вид документа со своими начислениями и вычетами. Ищите его рядом, в том же разделе, или через Все функции → Документы → Договор авторского заказа.

Если команды нет ни в одном разделе

Откройте Все функции. Если пункта нет в главном меню, включите его: Главное меню → Сервис → Параметры → флажок «Отображать команду "Все функции"». Затем раскройте ветку Документы и выберите нужный вид договора. Это тот же список, только без настройки в панели разделов.

Договоры ГПХ в карточке сотрудника и физического лица

В ЗУП 3.1 исполнитель по договору ГПХ — это тоже элемент справочника «Сотрудники». Его создают при оформлении договора, даже если человек никогда не работал в штате. За сотрудником стоит физическое лицо — один человек со всеми его «ролями» в базе.

Через справочник «Сотрудники»

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Найдите исполнителя по фамилии.
3. Откройте карточку и посмотрите связанные документы в панели навигации формы. Там собраны документы, где фигурирует этот сотрудник: договоры, акты, начисления.

Один человек может значиться в списке дважды: как штатный работник и как исполнитель по ГПХ. Это нормально — у каждой роли своя запись «Сотрудник», а физлицо одно.

Через справочник «Физические лица»

Откройте Кадры → Физические лица и найдите человека. Карточка физлица полезна, когда нужно увидеть его целиком: паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес. Эти данные подставляются в печатную форму договора.

Акты и выплаты по одному договору

Откройте договор и в меню Ещё выберите команду структуры подчинённости. В разных релизах она называется «Структура подчиненности» или «Связанные документы». Программа покажет акты приёмки, начисления и ведомости, введённые на основании этого договора. Так видно, закрыт ли договор и всё ли по нему выплачено.

Поиск договора ГПХ по всей базе ЗУП

Когда неизвестно даже, на кого оформлен договор, — например, есть только номер или сумма из банковской выписки, — помогает поиск по всем данным.

Строка поиска в шапке программы

В верхней части окна 1С есть поле поиска. Введите фамилию, номер договора или фразу из предмета договора («разработка сайта», «уборка помещений»). Программа покажет найденные объекты, сгруппированные по видам: сотрудники, физлица, документы.

Полнотекстовый поиск: включить и обновить индекс

Поиск по всем данным работает, только если в базе включён полнотекстовый поиск и построен индекс. Настройка — в разделе Администрирование → Общие настройки, блок полнотекстового поиска.

1. Включите использование полнотекстового поиска.
2. Запустите обновление индекса.
3. Проверьте, что регламентное задание обновления индекса включено, — иначе свежие договоры не будут находиться.

Поиск внутри списка

Строка поиска в самом списке договоров ищет по видимым колонкам. Если нужного поля нет в колонках — добавьте его через Ещё → Изменить форму. После этого по нему тоже можно искать и сортировать.

Отчёты по договорам гражданско-правового характера

Отдельного «реестра договоров ГПХ» среди типовых отчётов ЗУП нет. Но есть два рабочих приёма: выгрузить сам список и смотреть суммы через отчёты по зарплате.

Реестр договоров из списка

1. Настройте в списке договоров нужные колонки и отборы.
2. Выберите Ещё → Вывести список.
3. Отметьте колонки и нажмите ОК — получится табличный документ.
4. Сохраните его в Excel через Файл → Сохранить как или кнопку сохранения в форме.

Так за пару минут собирается реестр для проверки, аудитора или руководителя: исполнитель, номер, дата, сумма, срок.

Суммы начислений и выплат

Все три открываются в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате. Чтобы оставить только подрядчиков, поставьте в настройках отчёта отбор по виду начисления — оплате по договору. Начисления по ГПХ — это доход исполнителя, с которого организация как налоговый агент удерживает НДФЛ, поэтому они видны в отчётах наравне с зарплатой.

Проверка НДФЛ и взносов по исполнителю

Если вопрос не «какой договор», а «правильно ли с него посчитаны налоги», переходите в раздел Налоги и взносы. Там в отчётах по налогам и взносам есть регистр налогового учёта по НДФЛ. Сформируйте его по одному исполнителю за год — увидите каждую выплату по договору, применённые вычеты и удержанный налог.

Страховые взносы с вознаграждений по ГПХ считаются не так, как с зарплаты: взносы на травматизм начисляются, только если это прямо прописано в договоре. Поэтому при сверке сравнивайте не общие суммы, а начисления по видам. Если взносы с подрядчика выглядят странно, сначала откройте сам договор и проверьте, что в нём указано про страхование от несчастных случаев.

Сохранённые варианты отчётов

Настроили отбор по подрядчикам один раз — сохраните настройку. В форме отчёта выберите сохранение варианта и дайте ему понятное имя, например «Подрядчики ГПХ за квартал». В следующий раз вариант откроется сразу с нужными отборами, и проверку не придётся собирать заново.

Где хранить и смотреть сканы подписанных договоров

Печатная форма договора в ЗУП — это шаблон, который заполняется из базы. Подписанный экземпляр с подписями и печатями нужно прикрепить отдельно.

Как прикрепить скан

1. Откройте договор.
2. Нажмите кнопку со скрепкой в командной панели формы — откроется список присоединённых файлов.
3. Перетащите туда файл PDF или JPG, или добавьте его кнопкой создания файла с диска.
4. Закройте форму — файл привязан к документу.

Посмотреть скан потом можно так же: открыть договор, нажать скрепку и дважды щёлкнуть по файлу. PDF откроется в программе просмотра на компьютере, а не внутри 1С.

Где физически лежат файлы

По умолчанию присоединённые файлы хранятся внутри информационной базы. Для больших объёмов администратор может перенести хранение в тома на диске: настройка — в Администрирование → Общие настройки, блок работы с файлами. На поиск в интерфейсе это не влияет, но база растёт медленнее.

• 📎 Называйте файл понятно: «Договор ГПХ 12 Иванов.pdf», а не «scan0042.pdf».
• 📎 Прикрепляйте к договору только сам договор и допсоглашения. Акты приёмки прикрепляйте к документам актов — так их проще найти.
• 📎 Сканы паспорта исполнителя храните в карточке физического лица, а не в каждом договоре.

Почему договор ГПХ не находится в 1С ЗУП

Чаще всего договор «пропадает» из-за отбора, оставшегося с прошлого раза, или из-за другой организации. Пройдитесь по ситуациям ниже.

Последний случай встречается часто. В 1С:Бухгалтерии договор с физлицом-подрядчиком обычно хранится только как договор контрагента в справочнике, без отдельного документа. Если в организации учёт ГПХ ведут в Бухгалтерии, а в ЗУП переносят только данные для отчётности, искать документ договора в ЗУП бессмысленно.

Частые вопросы