Как найти нужный договор в базе 1С 8.3: от карточки контрагента до отчётов

Договоры с покупателями и поставщиками в 1С:Бухгалтерии 3.0 хранятся в справочнике «Договоры», и он подчинён контрагенту. Быстрее всего посмотреть договоры конкретной фирмы так: Справочники → Контрагенты, открыть карточку и нажать ссылку Договоры в верхней панели. Нужен общий список по всем контрагентам — Справочники → Покупки и продажи → Договоры.

Где найти договор в 1С, зависит от того, что вы о нём знаете. Знаете контрагента — идите через его карточку. Знаете только номер или дату — через общий список с поиском. Нужно понять, по какому договору висит долг, — через отчёты по счетам 60 и 62. Трудовые договоры и договоры ГПХ живут отдельно, в кадровых и зарплатных документах.

Где 1С хранит договоры и как это устроено

В типовых конфигурациях на платформе 8.3 нет одного «ящика» со всеми договорами. Есть несколько мест, и каждое отвечает за своё.

Отсюда главное правило. Элемент справочника — это не сам договор на бумаге, а карточка с реквизитами: номер, дата, вид договора, валюта, срок, организация. Подписанный PDF к нему прикрепляют вручную. Если его никто не прикрепил, в базе будет только карточка.

Если не видно раздела «Справочники»

В урезанном интерфейсе или у пользователя с ограниченными правами раздел может быть скрыт. Тогда откройте справочник через меню «Все функции»:

1. Нажмите кнопку главного меню (значок с тремя полосками слева вверху).
2. Выберите Сервис → Параметры и включите флажок «Отображать команду «Все функции»».
3. Снова откройте главное меню → Все функции → Справочники и найдите в списке «Договоры».

Если и там справочник не открывается, у вас нет прав на просмотр. Это решает администратор базы, а не настройка интерфейса .

Договоры контрагента: путь через его карточку

Это основной и самый быстрый способ. Подходит, когда вы точно знаете, с кем заключён договор.

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Найдите фирму: начните набирать название или ИНН в строке поиска над списком.
3. Откройте карточку двойным щелчком.
4. В верхней панели карточки нажмите Договоры.

Откроется список договоров только этого контрагента. В колонках видны вид договора («С покупателем», «С поставщиком» и т. д.), номер, дата и организация. Двойной щелчок по строке откроет сам договор.

В карточке договора смотрите:

• 📅 Номер и дата — то, что печатается в счетах и актах.
• 🏷 Вид договора — от него зависят счета учёта расчётов. Договор «С поставщиком» не выберется в документе реализации.
• 💱 Валюта и условие о расчётах в у.е. — влияют на курсовые разницы.
• ⏳ Срок действия — если заполнен, программа может предупреждать о просрочке.
• 📎 Скрепка (присоединённые файлы) — здесь лежат сканы, если их прикрепляли.

Какой договор основной

У контрагента обычно один договор отмечен как основной. Он подставляется в новые документы автоматически. Если в реализации каждый раз выбирается не тот договор, откройте нужный и сделайте его основным командой в списке договоров (ищите её в меню Ещё списка). Это частая причина путаницы: договор есть, но документы оформляются по другому.

Поиск договора по номеру, дате или части названия

Когда контрагент неизвестен или под подозрением сразу несколько, работайте с общим списком Справочники → Покупки и продажи → Договоры. Здесь собраны договоры всех контрагентов.

Быстрый поиск в списке

• 🔎 Строка поиска справа вверху над списком ищет по видимым колонкам. Введите номер «45/2» или кусок наименования — список отфильтруется сразу.
• ⌨️ Ctrl+F открывает окно поиска по конкретной колонке. Удобно, когда номер встречается внутри наименования других договоров.
• ↕️ Щелчок по заголовку колонки «Дата» сортирует список. Так быстро находятся договоры за нужный период.

Отбор через «Настроить список»

Для точной выборки откройте Ещё → Настроить список и на закладке «Отбор» добавьте условия. Примеры:

Отбор сохраняется в настройках пользователя. Если потом договоры «пропали» из списка, первым делом проверьте, не остался ли старый отбор — об этом ниже.

Полнотекстовый поиск по всей базе

В шапке программы есть общее поле поиска. Оно ищет одновременно по справочникам и документам: введите номер договора и увидите и сам договор, и документы, где он указан. Работает это только при включённом полнотекстовом поиске. Его включают в разделе Администрирование в настройках поиска данных; там же обновляют индекс. Если индекс давно не обновлялся, свежие договоры поиск не покажет.

Договор через документы: от счёта или акта к карточке

Часто договор ищут «с обратной стороны»: есть счёт, акт или платёжка, и нужно понять, по какому договору она прошла.

1. Откройте документ (реализацию, поступление, списание с расчётного счёта).
2. Поле Договор в шапке — это ссылка. Щёлкните по ней или нажмите на значок открытия рядом — откроется карточка договора.
3. Чтобы увидеть все документы по этому договору, откройте Ещё → Структура подчиненности в документе либо поставьте в журнале документов отбор по полю «Договор».

Где посмотреть договоры в отчётах 1С

Отчёты нужны, когда вопрос не «где лежит карточка», а «что по договору происходит»: долг, оплаты, сколько отгружено.

Стандартные отчёты в БП 3.0 находятся в Отчеты → Стандартные отчеты. Акты сверки — в разделе Продажи или Покупки, группа расчётов с контрагентами.

Как получить ОСВ по договорам за три шага:

1. Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 62.
2. Нажмите Показать настройки, на закладке «Группировка» оставьте «Контрагенты» и добавьте «Договоры».
3. Нажмите Сформировать.

Строки с нулевыми оборотами отчёт не покажет. Если договор есть в справочнике, но в ОСВ его нет, по нему просто не было движений за период. Расширьте период — и он появится.

💡 Договоры, у которых сальдо висит годами, удобно ловить именно так: ОСВ за несколько лет по 60 и 62 с группировкой по договорам сразу показывает «хвосты».

Трудовые договоры и договоры ГПХ в ЗУП

Кадровые договоры не попадают в справочник «Договоры» — это отдельная история. Где найти трудовой договор в 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Найдите документ «Прием на работу» нужного сотрудника — отбор по сотруднику или поиск по фамилии.
3. Номер и дата трудового договора, срок, испытательный срок указаны в самом документе приёма.
4. Готовый текст для подписи — через кнопку Печать документа, печатная форма «Трудовой договор».

Если сотрудника принимали давно и документ приёма введён при переходе с другой программы, печатной формы может не быть. Тогда смотрите карточку сотрудника: в ней видна история кадровых событий и ссылки на документы.

Изменения условий — дополнительные соглашения — ищите там же, в документах кадрового перевода и изменения оплаты: у них свои печатные формы.

Договоры подряда и оказания услуг (ГПХ)

В ЗУП 3.1 договоры с физлицами по ГПХ оформляются отдельными документами в разделе Зарплата. Если в разделе их нет, учёт ГПХ выключен. Включите его в Настройка → Расчет зарплаты флажком использования договоров гражданско-правового характера.

В БП 3.0 с встроенной зарплатой трудовые договоры смотрят аналогично — в документах приёма в разделе Зарплата и кадры → Кадровый учет.

Договор пропал из списка: что проверить

Договор был — и вдруг его нет. Почти всегда он на месте, просто список показывает не всё. Пройдите проверки по порядку.

Как вернуть окончательно удалённый договор

Если договор удалили через обработку удаления помеченных объектов, в рабочей базе его нет. Вариант один — достать данные из резервной копии.

1. Разверните копию базы в отдельную, тестовую информационную базу. Не загружайте копию поверх рабочей базы — потеряете всё, что ввели после даты копии.
2. Найдите договор в тестовой базе и перепишите реквизиты.
3. В рабочей базе создайте договор заново у того же контрагента и перевыберите его в документах, где поле договора опустело.

Обработка удаления не трогает объекты, на которые ссылаются другие документы. Поэтому так пропадает обычно «пустой» договор, по которому ничего не оформляли, — и перевыбирать его почти никуда не придётся.

Как сохранить договор или список договоров в файл

Тут два разных случая: нужен сам документ договора или таблица со списком.

Скан или текст договора

• 📎 В карточке договора нажмите скрепку — откроется список присоединённых файлов. Выделите файл и сохраните его на диск командой сохранения в форме списка файлов.
• 🖨 Если в вашей конфигурации есть печатная форма договора, сформируйте её через Печать в карточке, затем нажмите значок дискеты над табличным документом и выберите формат: PDF, DOCX или XLSX.
• 👤 Трудовой договор из ЗУП сохраняют так же: Печать → «Трудовой договор» → дискета → формат файла.

Реестр договоров в Excel

1. Откройте общий список Справочники → Покупки и продажи → Договоры и поставьте нужный отбор.
2. Через Ещё → Настроить список добавьте колонки, которых не хватает: срок действия, валюта, организация.
3. Выберите Ещё → Вывести список, отметьте колонки и нажмите ОК.
4. В открывшемся табличном документе нажмите дискету и сохраните файл в формате .xlsx.

Получится реестр с номерами, датами и контрагентами — удобно для аудитора или для ревизии старых договоров.

Частые вопросы