Приглашения в 1С: где их найти и как проверить статус

Чаще всего под «приглашениями» понимают три разные вещи, и лежат они в разных местах. Приглашения на обмен ЭДО с контрагентами — в рабочем месте Текущие дела ЭДО. Приглашения сотрудников в кадровый электронный документооборот — в настройках сервиса «1С:Кабинет сотрудника ». Приглашения новых пользователей в облачную базу — в личном кабинете сервиса, а не в самой программе.

Если вы ищете, где посмотреть приглашения в 1С, сначала определитесь, о каком из этих сценариев речь: обмен документами с партнёром, подключение работника к подписанию кадровых документов или выдача доступа коллеге. Пути меню и статусы у них не пересекаются.

Ниже разберём каждый случай: где именно найти список приглашений, что означают их статусы и почему нужное приглашение иногда не отображается.

Приглашения на обмен ЭДО с контрагентами

Самый частый случай. Чтобы обмениваться счетами-фактурами, УПД и актами через 1С-ЭДО, одна сторона отправляет приглашение, вторая его принимает. Все такие приглашения собраны в одном рабочем месте.

Откройте раздел Продажи или Покупки → Текущие дела ЭДО. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11) это рабочее место есть в обоих разделах и показывает одни и те же данные. Внутри него выделена группа, посвящённая приглашениям:

• 📨 полученные приглашения, которые ждут вашего согласия;
• 📤 отправленные приглашения, по которым вы ждёте ответа контрагента;
• 🔁 строки «требуется отправить приглашение» — контрагент настроен на ЭДО, но обмен ещё не подтверждён.

Полный список всех настроенных и предлагаемых обменов лежит глубже: Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами → Настройки ЭДО. Здесь каждая строка — отдельный контрагент с его идентификатором и текущим статусом приглашения. Это и есть главная «таблица приглашений», где видно всю картину сразу.

В карточке самого контрагента приглашение тоже доступно: на форме партнёра есть команда, открывающая настройку обмена ЭДО. Оттуда можно отправить приглашение повторно или посмотреть, на какой идентификатор участника ЭДО оно ушло.

Чтобы приглашение дошло с первого раза, перед отправкой стоит сверить несколько полей. Иначе оно зависнет в статусе «ожидается согласие», а контрагент будет уверять, что ничего не получал.

Что означают статусы приглашений ЭДО

Статус приглашения подсказывает, на чьей стороне сейчас мяч. Разберём жизненный цикл приглашения на обмен с контрагентом.

Названия статусов могут немного отличаться в зависимости от релиза конфигурации и версии библиотеки ЭДО, но логика одинакова: «ожидается» — ждём партнёра, «требуется» — ждём вас.

Поиск приглашений через настройки и права доступа

Иногда приглашение не находят не потому, что его нет, а потому что у пользователя нет прав на обмен ЭДО. Рабочее место Текущие дела ЭДО и раздел Настройки ЭДО видны только при включённой функциональности и соответствующих ролях.

Проверьте две вещи:

1. Функциональность включена. Администрирование → Обмен электронными документами → признак обмена электронными документами с контрагентами должен быть установлен. Без него разделы с приглашениями просто не выводятся в интерфейсе.
2. У пользователя есть права. Если под одним логином приглашения видны, а под другим нет — дело в профиле доступа. Права на работу с ЭДО настраивает администратор в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Если учётная запись подключена к сервису 1С-ЭДО через оператора, список доступных идентификаторов участника тоже виден в настройках обмена. Один контрагент может иметь несколько идентификаторов (разные организации или операторы), и приглашение всегда привязано к конкретному из них — это частая причина, почему «приглашение отправлено, а партнёр его не видит».

Приглашения сотрудников в кадровом ЭДО

Второй смысл слова «приглашение» — подключение работника к кадровому электронному документообороту через сервис «1С:Кабинет сотрудника». Работодатель приглашает сотрудника, тот принимает приглашение и получает возможность подписывать заявления, знакомиться с приказами и получать расчётные листки онлайн.

Список приглашённых сотрудников со статусами находится в настройках сервиса «1С:Кабинет сотрудника». В ЗУП 3.1 и Бухгалтерии предприятия 3.0 его открывают из раздела Кадры либо из Администрирование — в зависимости от того, где в вашем релизе размещена настройка сервиса. Внутри — список работников и состояние подключения:

• Приглашён — приглашение отправлено на телефон или почту, сотрудник ещё не подтвердил;
• Подключён — работник активировал кабинет и готов к обмену;
• Отключён — доступ закрыт (например, после увольнения).

Приглашение уходит на тот номер телефона или адрес почты, который указан в карточке физического лица или сотрудника. Если контакт не заполнен или указан с ошибкой, приглашение не дойдёт — это проверяют в первую очередь.

Повторно отправить приглашение можно из того же списка сотрудников: выделяете строку с нужным работником и запускаете отправку заново. Старое приглашение при этом аннулируется, а работник получает свежую ссылку. Удобно, когда сотрудник сменил номер телефона или потерял первое сообщение.

Приглашения пользователей в облачных сервисах

Третий случай — приглашение коллеги к работе в самой программе, когда база развёрнута в облаке (сервис 1С:Фреш, доступ через 1С:Линк и подобные). Здесь приглашение управляется не внутри конфигурации, а в личном кабинете сервиса.

Зайдите в личный кабинет облачного сервиса под учётной записью владельца или администратора абонента. В разделе управления пользователями приложения добавьте нового пользователя — сервис отправит приглашение на указанный адрес электронной почты. Пока человек не перешёл по ссылке и не задал пароль, его учётная запись числится со статусом «приглашён».

Отличие от предыдущих сценариев принципиальное: это приглашение не в документооборот, а в саму информационную базу. Оно даёт право входить в программу, а уже внутри программы администратор назначает пользователю роли и профили доступа обычным порядком — через Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Если доступ к локальной базе опубликован через 1С:Линк, то подключение пользователей также настраивается в личном кабинете этого сервиса, а права внутри базы — по-прежнему в самой конфигурации.

В списке пользователей личного кабинета видно, какое приглашение ещё не активировано, а какой пользователь уже вошёл хотя бы раз. Там же приглашение отзывают: пока человек не принял его, достаточно удалить незавершённую учётную запись. Если пользователь уволился или сменил роль, доступ закрывают здесь же, не дожидаясь, пока приглашение «протухнет» само.

Уведомления о приглашениях в мобильном приложении

Сотруднику не обязательно заходить в веб-кабинет, чтобы увидеть приглашение. У кадрового ЭДО есть мобильное приложение «1С:Кабинет сотрудника»: после установки работник получает приглашение и push-уведомления о новых документах на подпись прямо на телефон.

Что полезно знать про уведомления:

• push приходит, только если приложение установлено и в его настройках разрешены уведомления на уровне операционной системы телефона;
• первое приглашение обычно дублируется по SMS или на почту со ссылкой на установку приложения;
• если уведомления не приходят, проверьте, не отключены ли они для приложения в настройках смартфона, и совпадает ли номер телефона в приложении с тем, что указан в базе.

По обмену ЭДО с контрагентами отдельных push на телефон, как правило, нет — там сигналом служит счётчик непрочитанных дел в рабочем месте Текущие дела ЭДО и, при настроенной рассылке, письмо на электронную почту ответственного.

Журнал регистрации: кто и когда отправил приглашение

Когда нужно понять историю приглашения — кто его отправил, в какой момент и с какого рабочего места — помогает журнал регистрации. Это системный лог всех действий в базе.

Откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Чтобы не листать тысячи строк, задайте отбор:

1. ограничьте период датами, когда предположительно отправлялось приглашение;
2. при необходимости отберите по конкретному пользователю;
3. отфильтруйте по комментарию или данным, содержащим слово «приглашение» или идентификатор контрагента.

Журнал покажет, какой пользователь выполнил действие, точное время и компьютер. Это особенно выручает, когда приглашение якобы ушло, но контрагент его не получил: по журналу видно, было ли действие вообще зафиксировано в базе.

Для кадрового ЭДО журнал полезен так же: по нему видно, когда именно работнику отправили приглашение в кабинет и кто из кадровиков это сделал. Если сотрудник жалуется, что приглашения не было, запись в журнале снимает спор — остаётся разобраться только с доставкой до телефона или почты.

Почему приглашение не отображается

Если приглашение «пропало» или не видно, причину почти всегда можно сузить до нескольких типовых. Ниже — диагностика по симптому.

Частые вопросы