Отчёт о среднесписочной численности в ЗУП 3.1: где он и как проверить цифру

Посмотреть среднесписочную численность в 1С ЗУП 8.3 (редакция 3.1) проще всего в кадровом отчёте: Кадры → Кадровые отчеты → Среднесписочная численность. Отчёт показывает цифру по каждому месяцу и итог за выбранный период. Тот же показатель программа подставляет в титульный лист РСВ, в раздел 2 ЕФС-1 и в статистическую форму П-4.

Какой способ выбрать, зависит от задачи. Нужна цифра «для справки», для тендерной заявки или ответа на запрос — хватит отчёта. Готовите отчётность — смотрите значение прямо в форме и сверяйте с отчётом. Цифра кажется странной — придётся проверить кадровые документы, из которых она складывается.

Где в ЗУП 8.3 найти среднесписочную численность

Показатель живёт в нескольких местах. Источник у них один — кадровые данные, но период и округление разные.

Отдельной формы «Сведения о среднесписочной численности» в ФНС больше нет. Её отменили, показатель с отчётности за 2020 год переехал в РСВ.

Как открыть отчёт пошагово

1. Откройте раздел Кадры.
2. На панели раздела нажмите Кадровые отчеты — откроется список отчётов.
3. Выберите Среднесписочная численность.
4. Укажите период и организацию. Если в базе одна организация, поле можно оставить пустым.
5. Нажмите Сформировать.

Зачем обычно ищут эту цифру

• 🧾 РСВ — поле на титульном листе, каждый квартал;
• 🛡️ ЕФС-1, раздел 2 — взносы на страхование от несчастных случаев;
• 📈 П-4 и другие статистические формы, если организация в выборке Росстата;
• 📝 анкеты банков, тендерные заявки, запросы контрагентов;
• ⚖️ проверка лимитов по численности. Здесь осторожно: для УСН и критериев малого бизнеса часто нужна не среднесписочная, а средняя численность — к ней добавляют внешних совместителей и исполнителей по ГПХ.

Как читать отчёт и настроить детализацию

По умолчанию в отчёте строка на каждый месяц и итог за период. Дробные значения — нормальная ситуация: сотрудник, принятый в середине месяца, даёт не единицу, а долю.

Через кнопку Настройки в форме отчёта можно:

• 📅 сменить период и посмотреть отдельно каждый квартал;
• 🏢 вывести разбивку по подразделениям — удобно, когда цифра «уехала» и надо понять, где;
• 🔍 добавить отбор по конкретному сотруднику или подразделению.

Чтобы проверить итог, держите в голове простое правило: итог за период — это сумма месячных значений, делённая на число месяцев. Не среднее по людям и не численность на последнее число.

Как рассчитывается среднесписочная численность: формула и пример

ЗУП считает показатель по методике Росстата. Программа не умеет «угадывать», поэтому знать формулу нужно хотя бы для того, чтобы найти ошибку.

Среднесписочная за месяц

Складывается списочная численность за каждый календарный день месяца, включая выходные и праздники. Сумма делится на число календарных дней.

ССЧ месяца = (численность 1-го числа + ... + численность последнего числа) / число дней в месяце

За выходной или праздник берут численность предыдущего рабочего дня.

Сотрудники с неполным рабочим временем

Если неполный день или неделя установлены договором или по заявлению работника, человек учитывается пропорционально отработанному времени:

ССЧ неполных = отработанные человеко-часы / норма часов в день / рабочие дни месяца

При 40-часовой неделе норма в день — 8 часов. Тех, кого перевели на неполное время по инициативе работодателя, считают как целые единицы.

Кого не включают

• 👶 работниц в отпуске по беременности и родам;
• 🍼 сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком;
• 🎓 тех, кто в учебном отпуске без сохранения зарплаты;
• 📄 внешних совместителей и исполнителей по договорам ГПХ — они идут в среднюю численность, но не в среднесписочную;
• 👤 внутреннего совместителя — второй раз: он считается один раз, по основному месту.

Пример с числами

Сентябрь, 30 календарных дней, 21 рабочий день.

• 10 сотрудников работали весь месяц: 10 × 30 = 300 человеко-дней.
• Один принят 21 сентября: в списке 10 дней, с 21-го по 30-е.
• Один работает 4 часа в день по договору и отработал все 21 день: 4 × 21 = 84 часа.

Считаем:

1. Полные работники: (300 + 10) / 30 = 10,33.
2. Неполный: 84 / 8 / 21 = 0,5.
3. Итого за сентябрь: 10,33 + 0,5 = 10,83.

В отчёте ЗУП вы увидите 10,83. В РСВ после округления по правилам арифметики будет 11.

За квартал и за год

Месячные значения складываются и делятся на число месяцев периода. Пусть в январе 10,0, в феврале 10,5, в марте 11,2:

1. Сумма: 10,0 + 10,5 + 11,2 = 31,7.
2. За квартал: 31,7 / 3 = 10,57.
3. В отчётность после округления — 11.

Округляйте только итог. Если округлить каждый месяц заранее (10 + 11 + 11 = 32, 32 / 3 = 10,67), на больших коллективах набегает ошибка в целую единицу.

Какие кадровые данные влияют на показатель

Отчёт строится по кадровой истории. Если цифра не совпадает с ожиданием, проблема почти всегда в документах, а не в отчёте. Перед сдачей отчётности пройдитесь по ним.

Для быстрой проверки состава на дату удобен список сотрудников с отбором по организации или отчёт Штатные сотрудники из тех же кадровых отчётов. Сравните количество людей на 1-е и на последнее число месяца с тем, что ожидаете.

Сверка среднесписочной численности с РСВ, ЕФС-1 и П-4

Раньше бухгалтеры сверяли показатель с отчётами в ПФР и ФСС. С 2023 года фонды объединены в Социальный фонд России (СФР), и теперь сверка идёт по трём формам.

РСВ в ФНС

На титульном листе РСВ есть поле среднесписочной численности. При заполнении отчёта кнопкой Заполнить ЗУП подставляет его сам.

Как сверить:

1. Сформируйте кадровый отчёт за период с 1 января по последний день отчётного квартала.
2. Возьмите итог и округлите до целого.
3. Сравните с полем на титульном листе РСВ.

Например, за полугодие в отчёте шесть месячных значений. Сумма делится на 6, результат округляется.

ЕФС-1, раздел 2

В разделе 2 ЕФС-1 (бывший 4-ФСС) тоже указывается среднесписочная численность. Логика та же: значение за отчётный период, целое число. Если в РСВ и ЕФС-1 за один период стоят разные цифры, ищите, какую из форм правили вручную.

П-4 для Росстата

В П-4 показатель отражается помесячно, с разбивкой по категориям. Здесь важна каждая дробь, поэтому сверяйте значения месяца, а не квартальный итог.

Почему цифра не сходится: ошибки и как исправить

Расхождения бывают двух видов: между ЗУП и вашим ручным расчётом и между разными отчётами внутри базы. Найдите свой симптом.

Правки в кадровых документах прошлых периодов затрагивают уже сданную отчётность. Делайте их только после согласования, а перед массовыми изменениями сохраните резервную копию базы .

Внешние обработки и расширения: когда они нужны

Стандартного отчёта хватает для отчётности и проверки лимитов. Доработки нужны в редких случаях:

• 📊 нужна разбивка, которой нет в настройках отчёта, например по полу или должностям за год;
• 🏭 холдинг хочет видеть сводную численность по нескольким организациям одной таблицей;
• 🔁 показатель нужно выгружать в другую систему, например в управленческую отчётность.

Что учесть:

1. Сначала попробуйте Настройки типового отчёта — группировки и отборы часто закрывают задачу без программиста.
2. Если нужно больше, лучше расширение конфигурации , чем изменение типовой. Расширение переживает обновления ЗУП, а снятая с поддержки конфигурация обновляется дольше и дороже.
3. Внешнюю обработку подключают через НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Использование дополнительных отчётов должно быть включено в той же группе настроек.
4. Берите обработки только у проверенного разработчика. Внешняя обработка выполняет код с правами пользователя и может изменить данные.

Чем сложнее доработка, тем чаще её надо проверять после обновлений: разработчики ЗУП меняют регистры кадровой истории, и самописный запрос может тихо начать считать по-другому.

Частые вопросы