Табель учета рабочего времени в ЗУП 3.1: откуда он берётся и как его открыть

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 3.1 смотрят в отчёте: Зарплата → Отчеты по зарплате → Табель учета рабочего времени (Т-13). Укажите месяц и организацию, нажмите Сформировать — программа соберёт табель по всем сотрудникам с кодами явок и неявок.

Частое заблуждение — искать табель среди документов и, не найдя его там, решить, что «табеля в базе нет». В ЗУП табель не обязательно кто-то заполняет вручную. Программа сама строит его из графика работы и документов-отклонений: отпусков, больничных, командировок, прогулов. Документ «Табель» нужен только в отдельных случаях, о них ниже.

Где в 1С ЗУП табель учета рабочего времени: три места

Табель в ЗУП 3.1 можно увидеть в трёх местах. Каждое отвечает на свой вопрос.

💡 Если пункта «Табели» в разделе Зарплата нет, его могли скрыть настройкой панели. Нажмите на шестерёнку в правом верхнем углу раздела и включите видимость команды.

Отчёт «Табель учета рабочего времени»: как сформировать

Открываем отчёт

1. Перейдите в Зарплата → Отчеты по зарплате.
2. В списке отчётов найдите «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Если отчётов много, наберите «табель» в строке поиска над списком.
3. В шапке выберите период — обычно это месяц целиком, например 01.09 – 30.09.
4. Выберите организацию. Если в базе одна организация, поле заполнится само.
5. Нажмите Сформировать.

Отбор по подразделению или сотруднику

Табель на 300 человек печатать неудобно. Сузить его можно в настройках отчёта:

• 🏢 отбор по подразделению — для табеля отдела, который подпишет руководитель;
• 👤 отбор по сотруднику — когда человек спрашивает, сколько дней ему засчитали;
• 📅 период меньше месяца — например, первая половина месяца перед выплатой аванса.

Настройки открываются кнопкой Настройки на панели отчёта. Удобную конфигурацию сохраните через Еще → Сохранить вариант отчета, чтобы не настраивать её каждый месяц.

Как читать табель

В форме Т-13 у каждого сотрудника две строки на каждый день. В верхней стоит буквенный код вида времени, в нижней — число часов. Справа подведены итоги: отработано дней и часов за половину месяца и за месяц, а также неявки по кодам.

Коды, которые встречаются чаще всего:

Коды взяты из унифицированных форм Госкомстата. Список видов времени в ЗУП хранится в справочнике «Виды использования рабочего времени». Его можно открыть через Все функции или поиском по интерфейсу.

Формы Т-13 и Т-12: чем отличаются и какую печатать

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны: организация может утвердить свою форму. Но вести учёт времени работодатель обязан по статье 91 ТК РФ, так что табель в любом виде нужен.

В ЗУП обе формы строятся по одним и тем же данным. Разница только в оформлении. Если сомневаетесь, печатайте Т-13: её проще читать, и она привычна проверяющим.

Печать из документа «Табель»

Если табель вводят документом, Т-13 можно распечатать прямо из него. Откройте документ и выберите форму в меню Печать. Данные будут ровно те, что внесены в документ, — без пересчёта по графику.

Как найти в табеле отклонения и отсутствия

Отклонение — это любой день или час, который не совпадает с графиком. В табеле они выделяются кодами, отличными от «Я» и «В». Найти их можно четырьмя способами.

Способ 1. Просмотреть итоговые колонки Т-13

В правой части Т-13 есть колонки неявок по причинам. Там видно, у кого есть «Б», «ОТ», «ПР» или «НН» и сколько это дней. Для отдела из 20 человек это самый быстрый способ проверки.

Способ 2. Сравнить с нормой

Возьмите норму времени по производственному календарю. При пятидневке в месяце обычно 20–23 рабочих дня. Пример: в месяце 21 рабочий день, у сотрудника в итоге 16 дней и 5 дней с кодом «ОТ». Сумма 16 + 5 = 21 сходится. Если сходится не у всех, ищите разрыв у конкретного человека.

Способ 3. Журнал документов-отклонений

Все документы, которые меняют табель, лежат в журналах:

• 🏖️ отпуска и командировки — в разделе Кадры;
• 🤒 больничные — Зарплата → Больничные листы;
• 📋 прочие отсутствия, простои, сверхурочные — в журнале Зарплата → Все начисления, с отбором по виду документа.

Отберите документы по сотруднику и периоду. Сразу станет видно, какой из них дал неожиданный код в табеле.

Способ 4. Расчётный листок сотрудника

Если вопрос задаёт сам работник, удобнее показать ему расчётный листок. Он формируется в Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок. В строках начислений указано, сколько дней и часов оплачено по окладу, сколько пришлось на отпуск или больничный.

Расчётный листок показывает время, которое уже вошло в расчёт. Если табель и листок расходятся, значит, отклонения ввели после начисления зарплаты. Как это исправить, сказано в разделе об ошибках.

Непроведённый документ на табель не влияет. Если отпуск в журнале есть, а в табеле у человека стоят «Я», первым делом проверьте, проведён ли документ.

Графики работы и их влияние на табель

График — основа табеля. Программа берёт из него, сколько часов человек должен отработать в каждый день. Потом накладывает отклонения. Неверный график — неверный табель, даже если все отпуска и больничные введены правильно.

Где настраиваются графики

• 📅 Настройка → Производственные календари — праздники и переносы выходных. Календарь должен быть заполнен на нужный год.
• 🕘 Настройка → Графики работы сотрудников — сами графики: пятидневка 40 часов, сменный 2/2, сокращённый день и т. д.
• 👤 Индивидуальные графики — Зарплата → Индивидуальные графики. Нужны, когда у одного человека в месяце нестандартное расписание.

Как график попадает к сотруднику

График назначают при приёме на работу. Потом его меняют кадровым переводом или документом «Изменение графика работы списком», если менять нужно сразу многим.

Проверьте в карточке графика, отмечено ли, что он учитывает праздники. Если нет, 4 ноября у сотрудника окажется рабочим днём с кодом «Я» и 8 часами.

Регистрация отклонений вручную

Есть два способа внести в табель то, чего нет в графике.

Способ 1. Документ-отклонение

Это основной путь. Каждый вид отсутствия оформляется своим документом:

Часть этих документов по умолчанию выключена. Включают их в Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний. Там на вкладках отмечают, какие отсутствия и виды работ ведутся в организации.

Способ 2. Документ «Табель»

Документ нужен, когда фактическое время невозможно описать документами-отклонениями. Типичные случаи:

• ⏱️ суммированный учёт рабочего времени: часы по сменам каждый месяц разные;
• 🏭 сменная работа, где фактические часы отличаются от графика;
• 📝 в организации заведено подписывать табель от руководителя отдела и переносить его в базу как есть.

Как заполнить:

1. Откройте Зарплата → Табели и нажмите Создать.
2. Укажите месяц, организацию и, если нужно, подразделение.
3. Нажмите Заполнить. Программа подставит время по графику с учётом проведённых отклонений.
4. Поправьте ячейки, где факт отличается: код вида времени и часы.
5. Проведите документ.

После проведения отчёт Т-13 за этот период берёт данные из документа «Табель», а не из графика.

Почему табель показывает не те дни и часы

Ещё две ошибки, на которых часто теряют время:

• 🔁 Двойной ввод. В документе «Табель» вручную поставили «Б», и тот же больничный провели отдельным документом. Сделайте одно из двух: больничный оформляйте документом «Больничный лист», а в «Табеле» нажмите Заполнить заново.
• 🏢 Не та организация. В базе несколько организаций, сотрудник работает по совместительству в другой. В отчёте он появится только при выборе нужной организации.

Частые вопросы о табеле в ЗУП