Электронные трудовые книжки в ЗУП 3.1: где найти документ и как сдать ЕФС-1

Регистрация трудовой деятельности в 1С 8.3 ЗУП находится в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки. Там открывается рабочее место, где собраны все события для электронных трудовых книжек, документ «Регистрация трудовой деятельности», отчёты ЕФС-1 и справки СТД-Р. Отдельного пункта «Регистрация трудовой деятельности» в главном меню нет — поэтому его и ищут.

Чаще всего найти документ нужно в трёх ситуациях: отразить событие, для которого в программе нет кадрового приказа (например, переименование организации), ввести последнее событие до 2020 года или исправить ошибочную запись. Все три задачи решаются в одном рабочем месте, а отчёт в СФР формируется оттуда же.

Что настроить в ЗУП до регистрации трудовой деятельности

Электронные трудовые книжки в ЗУП 3.1 работают в актуальных релизах без отдельного флажка. Но если не заполнить несколько справочников, отчёт в СФР не пройдёт проверку или выйдет с пустыми полями.

Проверьте до первого отчёта:

• 🏢 Карточка организации — регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП, полное наименование. Без регномера отчёт не сформируется корректно.
• 👤 Карточки сотрудников — СНИЛС у каждого. Это главный идентификатор человека в ЕФС-1.
• 💼 Должности — у каждой должности заполнена трудовая функция с кодом по ОКЗ. Код подставляется в событие автоматически.
• 📄 Кадровые приказы — номер и дата. В событии ЭТК указывается основание: вид документа, его дата и номер.
• 🔐 Электронная подпись и 1С-Отчетность — если отчёт отправляется прямо из программы. Иначе файл выгружают и отправляют через внешнюю систему.

Трудовую функцию задают в карточке должности: откройте Настройка → Должности, выберите должность и заполните поле трудовой функции. Если нужной функции нет в списке, её создают прямо из этого поля и указывают код ОКЗ.

Рабочее место ЭТК: где найти регистрацию трудовой деятельности в 1С 8.3 ЗУП

Путь один: Кадры → Электронные трудовые книжки. Форма открывается списком, в котором видны и отчёты, и документы регистрации, и заявления сотрудников.

Что здесь можно создать:

Чтобы создать документ регистрации, нажмите в рабочем месте кнопку создания и выберите «Регистрация трудовой деятельности». Если кнопок много, быстрее набрать название в строке поиска списка — программа отфильтрует документы по виду.

Какие события регистрируют вручную

• 🔄 Переименование организации — в ЗУП нет отдельного кадрового документа под это событие.
• 🎓 Присвоение квалификации, разряда, класса — если оно оформлено отдельным приказом, который не проводился через «Кадровый перевод».
• 🚫 Запрет занимать должность — по решению суда.
• 📅 Последнее событие до 2020 года — для сотрудников, у которых его ещё не передавали.
• ❌ Отмена записи — если ранее отправленное событие оказалось ошибочным.

Как события ЭТК формируются из кадровых приказов

Основной поток событий программа создаёт сама. Каждый кадровый документ, который влияет на трудовую книжку, становится записью для отчёта.

Связь документов и событий:

Чтобы приказ попал в отчёт, в нём должен стоять флажок «Отразить в трудовой книжке». В приёме и увольнении он обычно включён по умолчанию. В кадровом переводе его ставят вручную, когда перевод действительно меняет запись в книжке.

Пример. Бухгалтера 3 марта перевели на должность главного бухгалтера приказом № 15. Если в переводе стоит флажок «Отразить в трудовой книжке», событие ПЕРЕВОД с основанием «Приказ от 03.03 № 15» и новым кодом ОКЗ попадёт в ближайший ЕФС-1. Флажка нет — события не будет, и СФР о переводе не узнает.

Что проверить в увольнении

В документе «Увольнение» для отчёта важны два поля:

1. Основание увольнения — статья, часть и пункт ТК РФ. Программа берёт формулировку из справочника оснований.
2. Дата и номер приказа — они станут основанием события.

Начальные сведения и стаж за периоды до 2020 года

Электронные трудовые книжки ведутся с 1 января 2020 года. Записи до этой даты остаются в бумажной книжке, а в СФР по каждому работнику передаётся последнее кадровое событие на 1 января 2020 года. Его передают вместе с первым событием по сотруднику, если раньше не передавали.

Как это сделать в ЗУП:

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте документ «Регистрация трудовой деятельности».
3. Выберите сотрудника и добавьте событие: вид (приём или перевод), дату, должность, трудовую функцию, основание — приказ из бумажной книжки.
4. Проведите документ. Событие попадёт в отчёт ЕФС-1 за период, который вы сформируете следом.

Если приём сотрудника до 2020 года есть в базе как документ, часть полей подтянется сама. Если базу начинали вести позже, данные вводят вручную по бумажной книжке.

Стаж — это отдельно от ЭТК

Электронная книжка не хранит стаж. Для расчёта больничных, отпусков за выслугу и надбавок программа берёт стаж из карточки сотрудника.

Где его ввести: откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность». Там указывают стажи (страховой, непрерывный, общий) на дату приёма в годах, месяцах и днях. Данные берут из бумажной книжки или из выписки СФР, которую сотрудник принёс при приёме.

Формирование и отправка ЕФС-1 о трудовой деятельности в СФР

С 2023 года отчёт СЗВ-ТД заменён единой формой ЕФС-1, а ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд (СФР). Сведения о трудовой деятельности — подраздел 1.1 этой формы.

Сроки

Из-за короткого срока по приёму и увольнению отчёт часто формируют несколько раз в месяц. Это нормально: каждый отчёт содержит только ещё не отправленные события.

Пошагово

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте отчёт ЕФС-1 о трудовой деятельности.
3. Укажите организацию и нажмите заполнение — программа соберёт все неотправленные события.
4. Просмотрите строки: сотрудник, вид события, дата, должность, код ОКЗ, основание.
5. Запустите проверку. Ошибки чаще всего связаны с пустым СНИЛС или кодом ОКЗ.
6. Отправьте через 1С-Отчетность или выгрузите файл для внешней системы.
7. Дождитесь протокола СФР. Пока протокол не получен, событие не считается принятым.

Исправление ошибочной записи

Удалять отправленное событие из базы бесполезно — в СФР оно уже есть. Порядок другой:

1. Создайте «Регистрацию трудовой деятельности» по сотруднику.
2. Отметьте отмену ранее переданной записи (в строке события есть признак отмены).
3. При необходимости добавьте правильное событие или исправьте кадровый приказ.
4. Сформируйте и отправьте новый ЕФС-1.

Если СФР вернул отчёт с ошибками

Протокол приходит в 1С-Отчетность и привязывается к отправленному отчёту. Если в протоколе есть отказ по отдельным сотрудникам, принятые строки считаются сданными, а исправлять нужно только отклонённые.

Типовые причины отказа и что делать:

• 🆔 СНИЛС не найден в фонде — сверьте номер и ФИО с документом сотрудника. При расхождении в фамилии (например, после смены) сначала обновите данные в карточке.
• 🔢 Неверный код ОКЗ — исправьте трудовую функцию в должности и отправьте событие заново.
• 📆 Событие раньше даты приёма — проверьте даты в кадровых приказах. Часто перевод оформлен «задним числом» до самого приёма.

После исправления сформируйте новый ЕФС-1 и проверьте, что в него попали именно исправленные события, без повтора уже принятых.

Справка СТД-Р: выдача сотруднику

СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, которые выдаёт работодатель. По статье 66.1 ТК РФ их выдают:

• 📌 при увольнении — в день увольнения;
• 📌 по заявлению сотрудника — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи.

Справка выдаётся на бумаге или в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью — как попросит сотрудник.

Как сформировать в ЗУП:

1. В рабочем месте Кадры → Электронные трудовые книжки создайте «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р».
2. Выберите сотрудника. Программа заполнит события, которые зарегистрированы в этой организации.
3. Проверьте строки и подпись руководителя или ответственного.
4. Распечатайте форму или выгрузите в электронном виде.

СТД-Р содержит только события у этого работодателя. Полная история за все места работы — это выписка из СФР (СТД-СФР, раньше СТД-ПФР). Её работодатель не выдаёт: сотрудник заказывает выписку на Госуслугах или в клиентской службе фонда.

Заявления о способе ведения трудовой книжки

Тот, кто впервые устроился на работу с 2021 года, сразу получает только электронную книжку — заявление ему не нужно. Работники, у которых есть бумажная книжка, могли сохранить её, подав заявление.

В ЗУП заявление регистрируют в том же рабочем месте. Документ фиксирует выбор сотрудника и дату заявления, а событие попадает в ЕФС-1.

Важные детали:

• 📘 Выбор в пользу электронной книжки окончательный. После него бумажную книжку выдают сотруднику на руки с записью о его заявлении.
• 📗 Работник, который оставил бумажную книжку, может позже перейти на электронную — тогда подаётся новое заявление.
• 🗂️ Если у сотрудника есть бумажная книжка, её продолжают вести параллельно, а события всё равно передаются в СФР.

Частые вопросы