Почта внутри 1С: как найти полученные письма и почему папка «Входящие» бывает пустой

Входящие письма в 1С 8.3 смотрят в списке Взаимодействия: слева выберите вид навигации «Папки» и откройте папку «Входящие». В УТ 11, КА 2 и ERP 2 список лежит в разделе CRM и маркетинг, а в любой конфигурации его быстрее всего найти, набрав «Взаимодействия» в строке поиска в шапке программы. Если команды нет, значит, почтовый клиент в базе выключен: его включают в Администрирование → Органайзер.

Письма появятся только после того, как в базе подключён почтовый ящик и включено его получение. Отдельная история — письма из налоговой и документы контрагентов по ЭДО: у них свои «входящие», и в почтовом списке их нет.

Где в 1С найти входящие письма: путь по конфигурациям

Почтовый клиент 1С построен на подсистеме «Взаимодействия» из Библиотеки стандартных подсистем. Поэтому в разных типовых конфигурациях он выглядит одинаково, отличается только место команды в меню.

Как открыть папку «Входящие»

1. Откройте список Взаимодействия.
2. В левой части формы переключите вид навигации на «Папки».
3. Разверните нужную учётную запись: у каждой своя ветка папок.
4. Кликните «Входящие». Справа останутся только полученные письма.
5. Двойной клик по строке открывает письмо целиком, с вложениями.

Кроме почты, в этом же списке хранятся встречи, звонки и запланированные взаимодействия. Если письма теряются среди звонков, поставьте отбор по типу «Электронное письмо входящее».

Если команды «Взаимодействия» нет совсем

Чаще всего почтовый клиент просто не включён. Пользователь с полными правами делает так:

1. Администрирование → Органайзер.
2. Ставит флажок, который включает почту и взаимодействия.
3. Перезапускает 1С, чтобы обновилось командное меню.

Без прав администратора этот флажок не виден. Обычному пользователю остаётся попросить ответственного за базу.

Другие «входящие» в 1С: письма налоговой и документы ЭДО

Многие ищут входящие письма, а нужны им совсем не электронная почта. В 1С есть ещё два потока входящей корреспонденции, и с почтовым списком они не пересекаются.

Письма из налоговой в 1С-Отчетности

В Бухгалтерии 3.0 журнал 1С-Отчетности открывается из раздела Отчеты. Внутри есть отдельные разделы для отчётов, требований и писем. Новые сообщения подтягиваются при обмене с контролирующими органами: кнопка обмена в журнале или автоматический обмен по расписанию, если он включён.

Требование из налоговой нужно не только прочитать, но и подтвердить квитанцией о приёме. Это делается в том же журнале 1С-Отчетности, а не в почтовом клиенте.

Документы контрагентов по ЭДО

Входящие счета-фактуры и УПД приходят через оператора ЭДО и видны в форме «Текущие дела ЭДО». Там их подписывают, отклоняют или сопоставляют с документами учёта. В список Взаимодействия они не попадают, даже если поставщик продублировал их на e-mail.

Как подключить ящик, чтобы входящие письма приходили в 1С

Пустая папка «Входящие» почти всегда означает, что учётная запись не настроена или не получает почту. Настройка занимает 5–10 минут.

Создание учётной записи

1. Откройте Администрирование → Органайзер и перейдите к списку «Учетные записи электронной почты».
2. Нажмите «Создать». Введите адрес и пароль.
3. Отметьте, что ящик нужен для получения писем, а не только для отправки.
4. Мастер попробует подобрать серверы автоматически. Для крупных почтовых сервисов это обычно срабатывает.
5. Если автоподбор не справился, откройте ручную настройку и введите параметры сами.

Параметры популярных почтовых сервисов

IMAP или POP3

• 📂 IMAP — письма остаются на сервере, 1С видит те же папки, что и почтовый сайт. Подходит, если ящик читают ещё и в браузере или на телефоне.
• 📥 POP3 — 1С забирает письма из папки «Входящие» на сервере. Если не включить сохранение копий на сервере, в веб-интерфейсе письма пропадут.

После сохранения нажмите в карточке проверку настроек. 1С подключится к серверу и сообщит, удалось ли войти и отправить тестовое сообщение.

Поиск входящих писем: отборы, папки и правила разбора

Когда писем сотни, листать папку бессмысленно. В списке взаимодействий есть несколько способов сузить выборку.

Виды навигации слева

Панель слева переключается между разными разрезами:

• 📁 Папки — классические «Входящие», «Отправленные», «Черновики», «Удаленные» и ваши собственные папки.
• 👤 Контакты — все письма одного контрагента, контактного лица или пользователя.
• 📌 Предметы — переписка по конкретному документу, сделке или заказу.

Самый полезный разрез для бухгалтера — по контактам. Выбрали поставщика, и перед вами вся переписка с ним за любой период.

Быстрые отборы и полнотекстовый поиск

• Строка поиска над списком ищет по теме, отправителю и тексту письма.
• Отбор по статусу показывает только нерассмотренные письма. Это ваш рабочий «инбокс».
• Отбор по дате ограничивает период, если ищете письмо, полученное в прошлом квартале.

Если поиск по тексту письма ничего не находит, а письмо точно есть, проверьте полнотекстовый поиск: Администрирование → Общие настройки, блок полнотекстового поиска. Индекс должен быть включён и обновлён.

Правила раскладки по папкам

В карточке учётной записи настраиваются правила обработки входящих писем. Пример: все письма с адреса @bank.ru уходят в папку «Банк», а письма с темой «Акт сверки» — в папку «Сверки». Правило срабатывает при получении почты, так что «Входящие» перестают зарастать.

Работа с входящим письмом: привязка к документам и контрагентам

Главное отличие почты в 1С от обычного почтового клиента — связь письма с учётными данными. Ради этого её и подключают.

Что можно сделать с письмом

1. Указать контакт. Если адрес отправителя есть в контактной информации контрагента, 1С свяжет письмо с ним сама. Если нет, контакт выбирают вручную, и адрес можно сразу сохранить в карточку.
2. Указать предмет. Предметом может быть заказ клиента , счёт, договор или сделка. После этого письмо видно из самого документа, через команду открытия связанной переписки.
3. Отметить как рассмотренное. Флажок «Рассмотрено» убирает письмо из списка задач. Если ответить нужно позже, заполните поле «Рассмотреть после», и письмо вернётся в работу в указанный день.
4. Ответить или переслать. Ответ создаётся из формы письма и уходит с той же учётной записи. Переписка собирается в цепочку.
5. Сохранить вложение. Файлы из письма можно записать на диск или прикрепить к документу.

Сценарий: письмо со счётом от поставщика

Пришло письмо с PDF-счётом. Порядок такой:

• откройте письмо и проверьте, что контакт определился как нужный поставщик;
• создайте документ поступления или заказ поставщику обычным способом;
• в письме укажите этот документ как предмет;
• отметьте письмо рассмотренным.

Через месяц, когда поставщик спросит про оплату, переписка откроется прямо из документа. Искать её в общем потоке не придётся.

Уведомления и автоматическое получение почты

По умолчанию ничего не нужно нажимать вручную: почту забирает регламентное задание. Но в некоторых базах его выключают или ломают расписанием.

Ручное получение

В списке Взаимодействия есть кнопка отправки и получения почты. Она сразу опрашивает все доступные вам учётные записи. Удобно, когда ждёте конкретное письмо и не хотите ждать следующего цикла.

Регламентное задание

Автоматическое получение выполняет регламентное задание получения и отправки электронных писем. Проверить его можно в Администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания.

• ✅ Задание должно быть включено.
• ⏱ Расписание задаётся в его карточке. Интервал в 5–10 минут разумен для отдела продаж, для бухгалтерии хватит 15–30 минут.
• 🗂 В журнале заданий видно, когда был последний успешный запуск и чем закончился неудачный.

Как узнать о новом письме

Всплывающего окна, как у почтовых программ, в 1С по умолчанию нет. Ориентиры такие:

• счётчик нерассмотренных писем на панели текущих дел, если она выведена на начальную страницу;
• папка «Входящие» с отбором по статусу «нерассмотренные»;
• поле «Рассмотреть после» для писем, к которым нужно вернуться в конкретный день.

Кто видит почту в 1С: права и личные учётные записи

Почтовая переписка часто содержит коммерческие данные. Доступ к ней лучше настроить сразу, а не после первой утечки.

Личные и общие ящики

• 🔒 Личная учётная запись. В карточке указан пользователь-владелец. Письма из этого ящика видит только он.
• 👥 Общая учётная запись. Владелец не указан, например info@ или sales@. Письма видят все, у кого есть право работать с почтой.

Для общего ящика назначьте ответственного за разбор писем. Иначе каждое письмо прочитают пятеро, а ответит ноль.

Права в группах доступа

Право читать и отправлять письма задаётся профилями групп доступа в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Если сотруднику нужна почта, включите его в группу, профиль которой разрешает работу с взаимодействиями. Сама по себе учётная запись без такого права пользователю ничего не даст.

Безопасность

• Используйте пароль приложения, а не основной пароль от ящика. Его можно отозвать, не меняя пароль везде.
• При увольнении сотрудника отключите его учётную запись почты в 1С и смените пароль приложения.
• Не давайте право администрирования почты тем, кому нужна только переписка: администратор видит настройки всех ящиков.

Почему не видно входящих писем: разбор неполадок

Симптомы расположены от самых простых к более редким: проверяйте сверху вниз.

Если ничего не помогло

1. Откройте журнал регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, отбор по событиям регламентных заданий.
2. Найдите запись о последней попытке получить почту и прочитайте текст ошибки целиком.
3. Если ошибка про сертификат или соединение, проверьте с того же компьютера или сервера 1С, открывается ли почтовый сервер. Корпоративный прокси или антивирус могут резать порт 993.
4. Если сервер 1С стоит в закрытой сети, исходящие соединения на почтовые порты должен разрешить администратор.

Частые вопросы