Поиск и оформление товарной накладной (ТОРГ-12) в 1С

Отдельного документа «Товарная накладная» в 1С нет — ТОРГ-12 печатается из документа реализации. В 1С:Бухгалтерии его создают в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в 1С:Управлении торговлей — в Продажи → Документы продажи (все). Накладная появляется кнопкой Печать уже после того, как вы заполнили и записали реализацию.

Поэтому вопрос «где товарная накладная» на практике распадается на два: где завести сам документ отгрузки и как получить из него нужную печатную форму — бумажную ТОРГ-12 или электронную для ЭДО. Разберём оба сценария для типовых конфигураций, печать, настройку форм и поиск уже проведённого документа.

Почему ТОРГ-12 формируется из документа реализации

ТОРГ-12 — это печатная форма, а не самостоятельный объект учёта. Движения по счетам и записи в регистрах делает документ отгрузки, а накладная лишь выводит его данные на бумагу по форме из постановления Госкомстата № 132.

В типовых конфигурациях отгрузку оформляют такими документами:

• 📄 Реализация (акты, накладные, УПД) — в 1С:Бухгалтерии предприятия, вид операции Товары (накладная).
• 📦 Реализация товаров и услуг — в 1С:Управлении торговлей.
• 🧾 УПД — универсальный передаточный документ, который заменяет связку «накладная + счёт-фактура». Это та же реализация, просто другая печатная форма.

С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны — по 402-ФЗ организация вправе утвердить свои бланки. Но ТОРГ-12 осталась привычной и поддерживается в 1С по умолчанию, поэтому менять её ради экзотики смысла нет.

Где создать и найти накладную в 1С:Бухгалтерии

В БП 3.0 с интерфейсом «Такси» путь один: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Откроется список всех документов отгрузки — здесь же лежат ранее проведённые накладные.

Чтобы оформить новую отгрузку:

1. Нажмите Реализация и выберите вид операции Товары (накладная) — для продажи товаров со склада.
2. Укажите контрагента, договор и склад. Счета учёта (41.01, 90.01.1, 90.02.1) подставятся автоматически из настроек, их обычно не трогают.
3. Подберите номенклатуру через Добавить или кнопку Подбор, проставьте количество и цены.
4. Запишите документ, затем проведите его кнопкой Провести.

После проведения реализация сформирует проводки — выручку, списание себестоимости и НДС:

Счета учёта берутся не из воздуха: по умолчанию они подставляются из регистра Счета учёта номенклатуры по виду номенклатуры и складу. Если в проводках оказался не тот счёт (например, 41.01 вместо 43 по готовой продукции), правьте не сам документ построчно, а настройку счетов учёта — тогда это распространится на все будущие отгрузки.

Если нужного документа нет в списке, проверьте период отбора вверху формы и фильтр по организации — в многофирменной базе список по умолчанию показывает одну организацию. Снять ограничение по периоду можно в настройке списка (Ещё → Настроить период).

Как оформить отгрузку в 1С:Управлении торговлей

В УТ 11 логика другая: продажа может идти через заказ клиента , а отгрузку оформляет документ Реализация товаров и услуг. Список всех продаж — в разделе Продажи → Документы продажи (все).

Порядок в УТ 11:

1. Откройте Продажи → Документы продажи (все) и нажмите Создать → Реализация товаров и услуг. Либо создайте реализацию на основании заказа клиента — тогда товары и цены перенесутся автоматически.
2. Заполните партнёра, соглашение и склад отгрузки.
3. На вкладке Товары подберите номенклатуру. В УТ действует понятие видов цен — цена подтянется из назначенного соглашения.
4. Проведите документ.

В УТ 11 термин — именно «виды цен» (в 1С:Бухгалтерии ближайший аналог — типы цен номенклатуры). Это разные справочники, не путайте их при переносе данных между базами.

Если в вашей схеме продажи разделены на распоряжение и фактическую отгрузку, ТОРГ-12 печатают из того документа, который реально передаёт товар покупателю, — из реализации, а не из заказа.

Пути к документу продажи в типовых конфигурациях различаются, поэтому держите их под рукой:

В обеих конфигурациях печатная форма ТОРГ-12 вызывается одинаково — кнопкой Печать из документа. Отличается только путь к списку и набор предварительных документов (заказ, счёт).

Печать ТОРГ-12 и настройка печатной формы

Печатную форму получают из открытого или выделенного в списке документа реализации — кнопка Печать в командной панели. В выпадающем списке выберите Товарная накладная (ТОРГ-12).

Что доступно из того же меню:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — основная форма для отгрузки товаров.
• Универсальный передаточный документ (УПД) — если нужна связка с счётом-фактурой.
• Товарно-транспортная накладная (ТТН) — когда товар везёт сторонний перевозчик и нужен транспортный раздел.
• Счёт-фактура — печатается отдельно, если вы не используете УПД.

Какую форму выбирать под конкретную ситуацию:

Перед печатью проверьте в форме предпросмотра реквизиты подписантов. Должности и ФИО подтягиваются из справочника Ответственные лица организации (в 1С:Бухгалтерии — Главное → Организации → Подписи). Если в накладной пусто в полях «Отпуск разрешил» и «Отпуск произвёл» — заполните подписи в карточке организации, иначе бланк придётся дописывать от руки.

Количество экземпляров и настройку принтера задают в самом окне печати. Чтобы вывести сразу несколько документов, выделите нужные строки в списке реализаций с зажатым Ctrl, затем Печать → Товарная накладная (ТОРГ-12) — сформируется комплект на все выделенные документы.

Чтобы добавить в бланк логотип, факсимиле подписи или печать организации, зайдите в Главное → Организации, откройте карточку и загрузите изображения в разделе с логотипом и печатью. Они появятся на ТОРГ-12 автоматически.

Электронная накладная через ЭДО

Бумага не обязательна: ТОРГ-12 можно отправить контрагенту электронно, если у вас подключён оператор ЭДО. Отправка идёт из того же документа реализации — кнопка ЭДО → Отправить электронный документ (в карточке или из списка).

Как это работает:

• Электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) и уходит контрагенту через оператора.
• Для формализованных документов (счёт-фактура, УПД) формат XML задаёт ФНС — произвольный вид тут недопустим.
• Саму первичную накладную стороны по соглашению вправе подписывать и неквалифицированной подписью, но на практике для ЭДО используют КЭП, чтобы документ был юридически значим без оговорок.
• Если от лица организации подписывает не директор, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС.

Чтобы кнопка отправки вообще появилась, ЭДО нужно настроить: Администрирование → Обмен электронными документами. Там подключают учётную запись оператора и создают соглашение об обмене с контрагентом — без него документ отправить некому. Если контрагент обслуживается у другого оператора, обмен идёт через роуминг, и соглашение сначала надо подтвердить с обеих сторон.

Статусы отправленного документа видны в журнале Продажи → Текущие дела ЭДО. Там отслеживают путь от «Ожидается подпись контрагента» до «Документооборот завершён». Этот же журнал показывает входящие — накладные, которые прислали вам поставщики.

Поиск уже оформленной накладной: журналы и отчёты

Когда документ давно проведён, искать его перебором списка неудобно. Варианты поиска от быстрого к точному:

• По полю списка. В списке реализаций есть строка поиска над таблицей — введите номер документа, имя контрагента или сумму, список отфильтруется по вхождению.
• По контрагенту. Откройте карточку контрагента и перейдите по ссылке к его документам — покажутся все реализации по нему.
• Через отчёт. Продажи → Отчёты по продажам (в 1С:Бухгалтерии) дают список реализаций за период с суммами. Из строки отчёта можно провалиться в сам документ двойным кликом.

Если знаете только примерную дату — выставьте период над списком и отсортируйте по колонке Дата щелчком по её заголовку. Колонки списка настраиваются через Ещё → Изменить форму: можно вывести сумму, склад или ответственного, чтобы искать по ним без открытия каждого документа.

Частые проблемы при работе с накладной

Отдельные ситуации, которые регулярно тормозят оформление:

• В меню Печать нет ТОРГ-12. Скорее всего выбран не тот вид операции реализации (например, услуги вместо товаров) или документ не записан. Запишите документ и проверьте вид операции Товары (накладная).
• Пустые подписанты. Поля «Отпуск разрешил/произвёл» заполняются из карточки организации. Внесите ответственных лиц и перепечатайте.
• Не та сумма НДС. Проверьте ставку в строках товаров и флаг «НДС в сумме / сверху» в договоре с покупателем.
• Нужно исправить проведённую накладную. Правьте сам документ реализации и перепроводите — печатная форма пересоберётся из актуальных данных. Создавать копию документа в рабочей базе ради «нового бланка» не нужно: копия задвоит движения, и её придётся удалять.
• Покупатель требует исправить уже закрытый период. Когда накладная относится к сданному периоду, вместо правки исходного документа оформляют корректировку реализации — она создаёт исправительные движения текущей датой и не ломает отчётность за прошлый квартал.
• Бланк печатается со старыми реквизитами организации. Печатная форма берёт данные на дату документа. Если вы сменили адрес или подписанта, проверьте, что в карточке организации и в справочнике ответственных лиц указаны периоды действия реквизитов.

Частые вопросы