Транспортная накладная в 1С: из какого документа печатать и как заполнить данные перевозки

Отдельного раздела «Транспортные накладные» в 1С:Бухгалтерии 3.0 нет: транспортная накладная — это печатная форма документа отгрузки. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), нужный документ и нажмите Печать — в списке будет «Транспортная накладная». В 1С:Управление торговлей 11 у накладной есть своя опора — документ «Задание на перевозку» в разделе Склад и доставка, где хранятся водитель и машина.

Чаще всего накладную «не находят» по двум причинам: смотрят в журнале документов, а не в меню печати, или открывают не тот документ — поступление вместо реализации. Третья причина — бланк находят, но он печатается с пустыми графами водителя и машины, и кажется, что «это не та форма». На деле не заполнены данные перевозки, и это исправляется за пару минут.

Транспортная накладная, ТТН, ТОРГ-12 и УПД: что из этого вы ищете

Путаница в названиях — первая причина, почему форму не могут найти. В 1С это четыре разных бланка, и все они печатаются из одного и того же документа реализации.

Главное различие: ТОРГ-12 и УПД отвечают на вопрос «что продали», транспортная накладная — «кто, на чём и куда повёз». Поэтому УПД не заменяет транспортную накладную. Если товар везёт перевозчик, нужны оба документа.

💡 Форма 1-Т (ТТН) формально не отменена, но для автоперевозок действует бланк транспортной накладной из Правил № 2200. Перевозчики и проверяющие на дорогах ждут именно его. ТТН имеет смысл печатать, только если об этом договорились с контрагентом.

Где найти транспортную накладную в 1С: Бухгалтерия и Управление торговлей

Путь зависит от конфигурации. В обеих программах исходный документ — реализация товаров.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Найдите отгрузку. Если документов много, включите поиск по списку (Ctrl+F) и введите номер или имя покупателя.
3. Откройте документ или просто выделите его строкой в списке.
4. Нажмите Печать и выберите «Транспортная накладная».

Печать из списка удобна, когда нужно вывести накладные сразу на несколько отгрузок. Выделите строки с зажатым Ctrl — 1С сформирует бланки подряд в одном окне.

В 1С:Управлении торговлей 11

В УТ сведения о доставке живут в двух местах:

• 📦 в самой реализации — на вкладке доставки задаётся способ (самовывоз, силами перевозчика, своей машиной) и адрес;
• 🚚 в документе «Задание на перевозку» — машина, водитель и список реализаций, которые едут в этом рейсе.

Если рейс один на несколько клиентов, печатайте транспортные накладные из задания на перевозку. Тогда водитель и машина подтянутся во все бланки сразу и не разойдутся между собой.

Если пункта нет в меню «Печать»

Проверьте три вещи:

1. Это точно реализация, а не поступление или перемещение. У поступления транспортная накладная продавца не печатается — её оформляет отправитель.
2. Документ с видом операции «Товары» или «Товары, услуги». Если в документе только услуги, транспортный бланк не предлагается — везти нечего.
3. У пользователя есть права на печать. Ограниченный профиль иногда скрывает часть форм.

Последнее средство — строка поиска по командам в верхней части окна программы. Введите «транспортн» — 1С покажет все команды и формы со словом в названии.

Печатная форма ТТН-1 и транспортной накладной: выбор и настройка

В меню Печать одной отгрузки может быть до десятка пунктов. Нужная форма называется «Транспортная накладная». Если рядом есть несколько похожих пунктов, откройте предпросмотр и проверьте шапку: бланк по ПП № 2200 начинается с раздела о грузоотправителе и содержит отдельные разделы о перевозчике, транспортном средстве и приёме груза. В форме 1-Т (ТТН) товарный и транспортный разделы идут одним листом с другой нумерацией граф.

Как напечатать комплект за один раз

Чтобы не вызывать каждую форму отдельно, используйте пункт «Комплект документов» в меню Печать. Отметьте галочками УПД (или ТОРГ-12 + счёт-фактуру) и транспортную накладную. Там же задаётся число экземпляров: для транспортной накладной обычно три — отправителю, получателю и перевозчику.

Настройка комплекта запоминается. Следующая отгрузка печатается в том же составе.

Если бланк нужно поправить

В окне предпросмотра печатной формы откройте меню Ещё и выберите «Изменить макет». Изменения сохраняются в базе и действуют для всех пользователей.

Не правьте макет типовой формы, если не уверены, что сможете вернуть его обратно. Безопаснее два пути:

• 🧩 подключить внешнюю печатную форму через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки;
• 🛠️ поручить программисту доработку в расширении конфигурации — она переживёт обновление релиза.

Правку макета в окне предпросмотра 1С при обновлении не затирает, но новые поля из обновлённой типовой формы в изменённый макет не попадут. Чтобы вернуть стандарт, в списке макетов есть команда использования стандартного макета.

Транспортный раздел: какие реквизиты заполнить перед печатью

Пустые строки в бланке — самая частая жалоба. Программа берёт данные из нескольких справочников, и если хоть один не заполнен, в накладной окажется пробел.

Что берётся автоматически

• 🏢 Грузоотправитель и грузополучатель — из реализации. По умолчанию это ваша организация и покупатель. Если отгружаете со склада другой фирмы или на другой адрес, укажите их в документе отдельно (в БП 3.0 — через ссылку на грузоотправителя и грузополучателя в форме реализации).
• 📋 Наименования, количество и вес — из табличной части и карточек номенклатуры.
• 💰 Объявленная стоимость — из сумм документа.

Что придётся указать вручную

1. Перевозчик. Организация или ИП, которые везут груз. Если везёте сами — ваша организация.
2. Водитель. ФИО и контактные данные; если водителей несколько, указываются все.
3. Транспортное средство. Марка, регистрационный номер, тип.
4. Адрес погрузки и разгрузки. Не путать с юридическим адресом покупателя.
5. Дата и время подачи машины. Часто оставляют пустыми и дописывают от руки.

В БП 3.0 эти сведения вносятся в самой реализации: ищите в форме документа ссылку с данными о перевозке рядом с грузоотправителем и грузополучателем. В УТ 11 водитель и машина — в задании на перевозку, а машины ведутся отдельным справочником транспортных средств.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Если вы работаете с ЭТрН, бумажный бланк не печатается, а отправляется через 1С-ЭДО или другого оператора. Титулы подписывают по очереди: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Для ЭТрН нужна квалифицированная подпись каждой стороны. Перевозчик и грузополучатель тоже должны быть подключены к оператору ЭДО — иначе цепочка подписей не замкнётся.

Шаблоны и автоматизация: как не вбивать водителя в каждую накладную

При регулярных рейсах ручной ввод съедает время и плодит опечатки в госномере. Варианты ускорения:

Копирование удобно для постоянных клиентов с одним и тем же маршрутом. Откройте прошлую реализацию этому покупателю, нажмите «Скопировать» (F9) и замените товары. Адреса, перевозчик и способ доставки останутся.

Ошибки при печати транспортной накладной в 1С

Ещё одна частая проблема — данные перевозки исправили в справочнике, а в накладной старые. Печатная форма строится по данным на момент печати, но в УТ 11 машина хранится в задании на перевозку. Если поменяли машину в справочнике, перевыберите её в самом задании.

Как проверить бланк перед отправкой машины

Перед тем как отдать накладную водителю, пробегитесь по короткому списку. Пять пунктов занимают минуту, а исправлять бланк на трассе невозможно.

Если ошибка всплыла после отправки машины, не правьте старый бланк от руки. Исправьте реквизиты в 1С, перепечатайте накладную и замените экземпляры у всех сторон: расхождение бумажного и электронного вариантов вызывает больше вопросов, чем сама опечатка.

Частые вопросы о транспортной накладной в 1С