Транспортная накладная в 1С 8.3: от реализации до печати

Отдельного раздела «ТТН» в меню 1С 8 нет, и это главная причина, почему её не могут найти. Транспортная накладная в 1С — это печатная форма документа отгрузки. В Бухгалтерии 3.0 её печатают из Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) через кнопку Печать. В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 — ещё и из задания на перевозку в разделе Склад и доставка.

Второе заблуждение — что ТТН и ТН одно и то же. В списке печати 1С обычно две формы: «Транспортная накладная» (ТН по Правилам перевозок грузов, Постановление № 2200) и «Товарно-транспортная накладная» по старой форме 1-Т. Для автоперевозки груза обязательна именно ТН. Форму 1-Т продолжают печатать по привычке или по требованию покупателя.

Где искать транспортную накладную в интерфейсе 1С

Начните с вопроса: какая у вас конфигурация. От этого зависит, есть ли в базе отдельный документ под перевозку или только печатная форма.

Если не помните раздел, есть два быстрых способа:

• 🔍 Поиск по интерфейсу. Строка поиска в верхней части окна (или Ctrl+F в разделах) находит команды по слову. Введите «перевоз» или «реализац».
• 📄 Через саму отгрузку. Откройте любую реализацию и нажмите Печать. В выпадающем списке ищите строки со словом «транспортная».

Как создать ТТН на основании реализации

Накладная всегда опирается на документ, который списывает товар. Сначала оформляется отгрузка, потом печатается ТН. Обратный порядок в 1С не предусмотрен.

Порядок в Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и создайте документ с видом «Товары» или «Товары, услуги, комиссия».
2. Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть с количеством и ценой.
3. Проверьте грузоотправителя и грузополучателя. Если товар везут не на юридический адрес покупателя, укажите грузополучателя явно — его адрес попадёт в раздел «Сдача груза».
4. Проведите документ кнопкой Провести.
5. Нажмите Печать и выберите «Транспортная накладная» или «Товарно-транспортная накладная (1-Т)».
6. Перед выводом программа попросит данные о перевозке, если их нет в документе: перевозчика, водителя, автомобиль, пункт погрузки и выгрузки. Заполните и сформируйте форму.

Печатайте ТН только из проведённого документа: в непроведённой реализации количество и суммы ещё можно поменять, и бумага разойдётся с учётом.

Порядок в УТ 11 и КА 2

Здесь два варианта, и они не исключают друг друга.

• 🚚 Простой. Реализация товаров и услуг → Печать → транспортная накладная. Подходит, когда одна отгрузка — одна машина.
• 🗺️ Через доставку. Сначала включите учёт доставки: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка, флажок управления доставкой. Затем в Склад и доставка создайте задание на перевозку, добавьте в него распоряжения (реализации, перемещения) и печатайте накладные уже по рейсу.

Второй путь нужен, когда в одну машину грузят заказы нескольких клиентов. В задании видно, какой груз в каком рейсе, кто водитель и какое транспортное средство.

Перевозчики, водители и машины: где хранятся данные

Чтобы не вбивать водителя руками в каждую накладную, заведите данные один раз.

Перевозчик

Перевозчик — это обычный контрагент. Заведите его в Справочники → Контрагенты (в БП) или в справочнике партнёров и контрагентов (в УТ и КА). Обязательны полное наименование, ИНН, адрес. Эти реквизиты печатаются в разделе ТН о перевозчике.

Если везёте своим транспортом, перевозчиком указывается ваша организация.

Водитель и транспортное средство

• 👤 Водитель. В БП его ФИО вводится в данных для печати накладной. В УТ и КА водителя указывают в задании на перевозку.
• 🚛 Машина. В УТ и КА есть справочник транспортных средств: марка, госномер, грузоподъёмность. Он открывается из раздела Склад и доставка (группа настроек и справочников). Грузоподъёмность программа использует, чтобы показать перегруз рейса.

Печатные формы и макеты: как настроить под себя

Стандартный макет закрывает требования законодательства. Но бывает, что нужно добавить логотип, поменять шрифт или вывести дополнительное поле. Есть три способа — от безопасного к сложному.

Разовая правка

В окне предпросмотра печатной формы включите режим редактирования. Исправьте ячейку и печатайте. Документ в базе при этом не меняется.

Изменение макета

В БП 3.0 макеты собраны в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите в списке транспортную накладную , откройте и измените. В УТ 11 и КА 2 аналогичная настройка находится в НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.

Внешняя форма и расширение

Когда в ТН нужно выводить, например, номер пломбы или температурный режим, которых нет в документе, правки макета мало. Программист делает внешнюю печатную форму и подключает её через Дополнительные отчеты и обработки. Или пишет расширение конфигурации . Типовая конфигурация при этом остаётся на поддержке, и обновления ставятся без снятия с поддержки.

Разница между БП, УТ и КА в оформлении перевозки

Различаются не формы, а объём учёта вокруг перевозки.

Бухгалтерия 3.0

Бухгалтерия хранит только то, что нужно для печати и проводок. Рейсов, маршрутов и загрузки машин здесь нет. Одна реализация — одна накладная. Если машина везёт товар трём покупателям, оформляете три реализации и печатаете три ТН.

Управление торговлей 11

В УТ перевозка — отдельный бизнес-процесс:

• 📦 распоряжения на доставку собираются из реализаций, перемещений и возвратов;
• 🗂️ задание на перевозку объединяет их в рейс с водителем и машиной;
• 📍 у доставки есть статусы, по которым видно, что уже отгружено и что в пути.

Комплексная автоматизация 2

КА повторяет механику доставки УТ 11 и добавляет к ней регламентированный учёт. Перевозку планируют так же, а затраты на неё сразу попадают в учёт по организациям.

Почему ТН не печатается или печатается с ошибками

Ещё одна частая история — ТН на перемещение между своими складами. Набор печатных форм у документа «Перемещение товаров» зависит от конфигурации и релиза. Откройте перемещение и посмотрите список Печать. Если транспортной накладной там нет, в УТ и КА включите перемещение в задание на перевозку, а в БП подключите внешнюю печатную форму.

Расходы на доставку: как учесть и проконтролировать

Накладная — только бумага. Деньги за перевозку учитываются отдельным документом от перевозчика.

Если доставку оплачиваете вы

1. Получите от перевозчика акт или УПД на услуги.
2. Оформите Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги».
3. Выберите счёт затрат. В торговле это обычно счёт 44 «Расходы на продажу», в производстве — 26 или 25 в зависимости от учётной политики.

Если доставку от поставщика включаете в стоимость товара

В БП для этого есть документ «Поступление доп. расходов» в разделе Покупки. Он распределяет стоимость перевозки на товары из поступления пропорционально сумме или количеству. Себестоимость товара вырастает, и расход списывается вместе с ним при продаже.

Что смотреть для контроля

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 44 или 26 со статьёй затрат «Транспортные расходы» — сколько ушло на перевозку за период.
• 🧾 Анализ субконто по перевозчику — расчёты с каждым перевозчиком: что оплачено, что принято.
• 🚚 В УТ и КА — отчёты по доставке в разделе Склад и доставка: сколько рейсов, сколько распоряжений выполнено и что ещё не доставлено.

Электронная транспортная накладная

С сентября 2022 года ТН можно оформлять в электронном виде — ЭТрН. Её подписывают квалифицированной электронной подписью отправитель, перевозчик и получатель. Документ проходит через оператора электронных перевозочных документов и передаётся в государственную систему ГИС ЭПД.

В 1С это работает через сервис ЭДО. Порядок общий:

1. Подключите электронный документооборот в Администрирование → Обмен электронными документами (или аналогичном разделе настроек ЭДО вашей конфигурации).
2. Убедитесь, что ваш оператор ЭДО работает как оператор ЭПД.
3. Заполните реализацию и данные перевозки так же, как для бумажной ТН.
4. Отправьте титул грузоотправителя. Дальше титулы подписывают перевозчик и грузополучатель.

Бумажная ТН при этом остаётся законным вариантом. Переход на ЭТрН выгоден, если у вас много рейсов и надоело собирать подписанные экземпляры у водителей.

Частые вопросы