Где удалить документ в ЗУП 3.1 и почему он не удаляется
Содержание
Удаление документа в 1С ЗУП 3.1
идёт в два шага. Сначала документ помечают на удаление: клавиша Del в списке или команда Ещё → Пометить на удаление в форме. Затем администратор физически стирает помеченное через Администрирование → Обслуживание → Корректность данных → Удаление помеченных объектов.
Обычному расчётчику доступен только первый шаг, второй выполняет пользователь с полными правами. Для документов закрытого периода удаление часто вообще не лучший путь: в ЗУП для них есть исправление и сторнирование, которые не ломают уже сданную отчётность.
Сначала решите: удалять, исправлять или сторнировать
Прежде чем жать Del, проверьте, к какому периоду относится документ и успели ли по нему что-то выплатить или сдать в отчётах. От этого зависит способ.
| Способ | Когда подходит | Что будет с данными |
|---|---|---|
| 🗑 Пометка + удаление | Документ создан по ошибке, период не закрыт, выплаты и отчёты по нему не проходили | Движения исчезают, документ стирается из базы |
| ✏️ Исправление | Документ прошлого месяца содержит ошибку в сумме, датах, днях | Создаётся исправляющий документ, исходный остаётся в истории |
| ↩️ Сторнирование | Документ прошлого периода не должен был существовать вовсе | Начисления отменяются обратными записями в текущем месяце |
| 🚫 Не трогать | Данные уже ушли в ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ, а исправлять нечего | Корректировки делают отдельно, через отчёты |
Команды «Исправить» и «Сторнировать» есть в расчётных документах ЗУП 3.1: больничных, отпусках, командировках, разовых начислениях. Они появляются в форме проведённого документа прошлого периода.
Как пометить документ на удаление из его формы
Если документ уже открыт, искать его в списке не нужно.
- Откройте документ.
- Нажмите кнопку
Ещёв командной панели формы. - Выберите
Пометить на удаление. - Подтвердите действие.
С проведённым документом программа сделает ещё одну вещь: при установке пометки он станет непроведённым. Движения по регистрам, то есть начисления, дни, кадровые события, сразу пропадут из учёта. Сам документ пока лежит в базе.
Пометка обратима. Та же команда в меню Ещё превращается в Снять пометку удаления. Документ вернётся в список без значка, но останется непроведённым: проведите его заново.
Если в меню Ещё команды нет, у вашей учётной записи не хватает прав на изменение этого вида документа. Как это проверить, описано ниже в разделе про права.
Удаление документов из списков и журналов ЗУП
Чаще документ удаляют прямо из списка. В ЗУП 3.1 одни и те же документы видны в нескольких местах.
| Где искать | Что там лежит |
|---|---|
Кадры → Приёмы, переводы, увольнения | Приём на работу, кадровый перевод, увольнение |
Зарплата → Начисления зарплаты и взносов | Ежемесячный расчёт |
Зарплата → Все начисления | Больничные, отпуска, командировки, разовые начисления и другие расчётные документы |
Выплаты → Ведомости в банк (в кассу, на счета, через раздатчика) | Ведомости на выплату |
Налоги и взносы | Документы по НДФЛ и взносам |
Порядок действий в любом из этих списков одинаковый:
- Найдите документ. Помогает строка поиска над списком и отбор по сотруднику или организации.
- Выделите строку.
- Нажмите
Delили выберитеПометить на удалениев менюЕщё. - Подтвердите. У строки появится значок с красным крестом.
Помеченные документы по умолчанию не скрываются. Если они мешают, в меню Ещё списка можно включить или отключить показ помеченных на удаление.
Почему лучше удалять с конца
Документы ЗУП ссылаются друг на друга или опираются на результаты друг друга. Удобная последовательность, если нужно убрать целую цепочку:
- 💸 Ведомости на выплату.
- 🧮 Начисление зарплаты и взносов за месяц.
- 🏖 Отпуска, больничные, командировки.
- 📄 Кадровые переводы и увольнение.
- 👤 Приём на работу.
Если пойти в обратном порядке, программа либо откажется удалять первые документы из-за ссылок, либо оставит в учёте висящие хвосты: отпуск сотрудника, которого «не принимали».
Права доступа: кто может пометить и кто удалить
В ЗУП разделены два права. Пометить документ может тот, кто вправе его изменять. Физически удалить помеченные может пользователь с ролью полного доступа или с отдельно выданным правом на удаление помеченных объектов.
Права настраивают в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.
- 👥 Группы доступа — сюда включают пользователей.
- 🧩 Профили групп доступа — набор ролей. Типовые профили вроде кадровика или расчётчика дают права на ведение документов своего участка.
- 🔒 Ограничение доступа на уровне записей — если включено, пользователь не видит и не может пометить документы чужой организации или подразделения.
Чтобы выдать сотруднику право на изменение нужного документа, проверьте, в какие группы доступа он входит, и какой профиль у этих групп. Менять типовые профили не стоит: при обновлении их состав перезаписывается. Правильнее скопировать профиль и добавить роли в копию.
Право физического удаления лучше оставить одному-двум администраторам. Расчётчик, который сам стирает документы прошлых периодов, через полгода не сможет объяснить расхождение в РСВ.
Как понять, каких прав не хватает
Самый быстрый способ — открыть карточку пользователя в списке пользователей и посмотреть отчёт о его правах доступа. Там видно, какие группы дают доступ к конкретному виду документа: только просмотр или ещё и изменение.
Если документ в списке виден, но Del ничего не делает или выдаёт сообщение о нарушении прав, значит есть просмотр без изменения. Если документа не видно вообще, срабатывает ограничение на уровне записей: пользователю не открыта организация или подразделение.
Дата запрета изменения
Вторая частая причина «не даёт удалить» — дата запрета. Она задаётся в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. Если документ датирован раньше этой даты, программа не разрешит ни пометить его, ни снять пометку, ни перепровести.
Решения два. Администратор сдвигает дату запрета на время правки и возвращает обратно. Или документ не удаляют, а исправляют в текущем периоде, что для закрытого месяца почти всегда правильнее.
Особенности удаления в разных режимах работы базы
Сама процедура одинакова везде, отличаются условия запуска.
Файловая база. Удаление помеченных проверяет ссылки по всей базе, на базе в несколько гигабайт это может занять заметное время. Попросите коллег выйти: документ, открытый у кого-то на редактирование, не удалится.
Клиент-серверная база . Обработка работает и при подключённых пользователях. Но объекты, заблокированные чужим сеансом, попадут в список неудалённых. Крупную чистку удобнее ставить на вечер.
Облачная 1С (сервис). Удаление помеченных запускает пользователь с правами администратора области данных, из того же раздела Администрирование. Восстановить удалённое там можно только из резервной копии сервиса, а их глубина ограничена тарифом.
Несколько организаций в одной базе. При ограничении доступа по организациям пользователь пометит только документы своей организации. Удаление помеченных администратор выполняет сразу по всей базе, поэтому перед запуском стоит посмотреть, что помечено коллегами из других организаций.
Синхронизация с бухгалтерией. Если ЗУП передаёт данные в БП 3.0 или ERP, удалённый в ЗУП «Отражение зарплаты в бухучёте» не исчезает в бухгалтерской базе сам. После удаления повторите выгрузку или уберите документ в бухгалтерии вручную, иначе проводки задвоятся при следующем обмене.
Массовое удаление помеченных и разбор отказов
Физическое удаление выполняется через Администрирование → Обслуживание → Корректность данных → Удаление помеченных объектов. Перед запуском сделайте резервную копию базы
: после этой процедуры вернуть документ без копии нельзя.
- Откройте обработку.
- Выберите режим. Автоматический удаляет всё помеченное в базе. Выборочный показывает дерево помеченных объектов, где можно снять галочки с того, что трогать пока не нужно.
- Запустите удаление и дождитесь окончания.
- Посмотрите итог: сколько объектов удалено и какие остались.
Чтобы пометить сразу пачку документов, выделите их в списке с Shift или Ctrl и нажмите Del. Подтверждение спросят один раз на всю группу.
Почему документ не удаляется
Если на помеченный объект ссылается непомеченный, обработка его не тронет и покажет места использования. Типичные пары в ЗУП:
Помимо ручного запуска, удаление помеченных можно поставить регламентным заданием: администратор включает его в списке регламентных и фоновых заданий раздела Обслуживание. Для ЗУП это спорная идея: расчётчик пометит документ, передумает через неделю, а его уже нет.
Как вернуть удалённое и проверить расчёты после чистки
Пока документ только помечен, вернуть его просто: снять пометку и провести. После физического удаления путь один — резервная копия.
- Разверните копию базы на дату до удаления в отдельную информационную базу. В рабочую копию не загружайте, иначе потеряете всё, что введено после неё.
- Найдите документ в копии и выпишите реквизиты, табличные части, суммы.
- Введите документ заново в рабочей базе и проведите.
Для одного-двух документов ручной ввод надёжнее любой переноски обработками.
Перерасчёты после удаления документа прошлого месяца
Если удалить или распровести документ месяца, за который зарплата уже рассчитана, ЗУП не переписывает закрытый расчёт сам. Программа фиксирует необходимость перерасчёта, и при следующем заполнении «Начисления зарплаты и взносов» в документ попадут доначисления или сторно за прошлый период.
На практике это выглядит так. В марте удалили ошибочную премию за февраль на 15 000 руб. В мартовском начислении появится строка сторно на минус 15 000 руб. за февраль, НДФЛ и взносы пересчитаются вслед за ней. Если премия уже выплачена, мартовская сумма к выплате уменьшится вслед за сторно.
Перед удалением документа прошлого периода прикиньте, готовы ли вы к такому эффекту в текущем расчётном листке. Если нет, удалять не нужно: исправьте документ или согласуйте удержание с сотрудником.
Кто и когда удалил
Если документ пропал и никто не признаётся, откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отберите события по виду данных «Удаление» и «Изменение» и по нужному интервалу. В журнале видны пользователь, компьютер и время.
Включите историю изменений объектов в общих настройках администрирования. Она хранит версии документа и показывает, кто менял суммы и когда поставил пометку.
Что сверить после удаления
Удаление проведённого документа меняет итоги не только за его месяц. Проверьте по шагам:
- 📊 Расчётный листок сотрудника за месяц документа и за текущий месяц: нет ли неожиданных доначислений или сторно.
- 🧾 Анализ начислений и удержаний по подразделению: совпадает ли итог с тем, что выплачено по ведомостям.
- 💰 Остатки к выплате: если удалили начисление, по которому уже выплатили деньги, у сотрудника появится долг перед организацией.
- 📑 Отчётность: при удалении документа, вошедшего в РСВ, 6-НДФЛ или ЕФС-1, программа данные пересчитает, а отчёт в фонде и налоговой останется прежним. Сдайте корректировку.