Лимит остатка наличных в БП 3.0: расчёт, приказ, ввод в карточку организации и проверка

Лимит кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия устанавливают в карточке организации: Главное → Организации, откройте свою организацию и перейдите по ссылке «Лимиты остатка кассы». Там создают запись с датой начала действия и суммой. Учётная политика и настройки функциональности для этого не нужны.

Частое заблуждение — искать лимит в разделе Банк и касса рядом с приходными и расходными ордерами. Там его нет. Лимит в БП 3.0 — это сведения об организации, а не настройка кассовых документов. Поэтому и ответ на вопрос, как в 1С установить лимит кассы, короткий: одна запись в периодическом регистре. Сложнее другое — правильно посчитать сумму и оформить приказ.

Где в карточке организации находится лимит остатка кассы

Порядок действий в 1С 8.3 Бухгалтерия (редакция 3.0, интерфейс «Такси»):

1. Откройте Главное → Организации.
2. Двойным щелчком откройте карточку нужной организации.
3. В панели ссылок карточки найдите «Лимиты остатка кассы». В зависимости от релиза ссылка стоит в верхней строке ссылок или скрыта под кнопкой Ещё.
4. Откроется список записей регистра. Нажмите Создать.
5. Укажите дату начала действия — дату приказа или более позднюю дату, с которой лимит вступает в силу.
6. Введите сумму лимита в рублях.
7. Нажмите Записать и закрыть.

Запасной путь через «Все функции»

Если ссылку в карточке не удаётся найти, откройте регистр напрямую:

• 🔧 включите пункт меню «Все функции»: главное меню программы (кнопка с тремя полосками) → Сервис → Параметры, флажок «Отображать команду “Все функции”»;
• 📂 в главном меню выберите Все функции → Регистры сведений → Лимиты остатка кассы;
• ➕ создайте запись так же: организация, дата, сумма.

Результат одинаковый. Это один и тот же регистр, просто два входа в него.

Что хранит регистр

Регистр периодический. Каждая запись действует с указанной даты до появления следующей.

Как рассчитать сумму лимита кассы

В 1С нет встроенного расчёта лимита по формуле Банка России: сумму считают вне программы и вводят готовую. Методика — в приложении к Указанию ЦБ № 3210-У. Предусмотрено два способа.

Способ 1. По поступлениям наличных

Подходит торговле и услугам, где наличные приходят от покупателей.

L = V / P × Nc

• V — сумма поступивших наличных за расчётный период;
• P — расчётный период в рабочих днях, не более 92;
• Nc — через сколько рабочих дней выручку сдают в банк, не более 7 (не более 14, если в населённом пункте нет банка).

Пример. За расчётный период в 92 рабочих дня (около четырёх с половиной месяцев) в кассу поступило 4 560 000 руб. Выручку сдают в банк раз в 3 рабочих дня.

4 560 000 / 92 = 49 565,22 руб. в день 49 565,22 × 3 = 148 695,66 руб. — лимит, округлённо 148 696 руб.

Способ 2. По выдачам наличных

Для организаций, где выручки наличными нет или почти нет, но деньги выдают под отчёт и на хознужды.

L = R / P × Nn

• R — сумма выданных наличных за расчётный период, без зарплаты, стипендий и других выплат работникам;
• P — расчётный период, не более 92 рабочих дней;
• Nn — период между днями получения наличных в банке, не более 7 рабочих дней.

Пример. За 60 рабочих дней выдали 1 380 000 руб. на подотчёт и хозрасходы. Наличные снимают раз в 2 рабочих дня.

1 380 000 / 60 = 23 000 руб. в день 23 000 × 2 = 46 000 руб. — лимит.

Откуда взять V и R в программе

Цифры для формулы удобно собрать прямо в БП 3.0:

• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 50.01, период — расчётный. Оборот по дебету — это поступления (V), оборот по кредиту — выдачи;
• 📊 для R из кредитового оборота вычтите выдачу зарплаты: откройте Отчеты → Анализ счета по 50.01 и посмотрите строку корреспонденции со счётом 70.

Приказ об установлении лимита: что в нём должно быть

Лимит действует только после того, как руководитель утвердил его распорядительным документом. Строки в 1С без приказа для проверяющих ничего не значат.

Единой формы приказа нет. Обычно в нём указывают:

• 📝 сумму лимита остатка наличных денег;
• 📝 дату, с которой он действует;
• 📝 способ расчёта и сам расчёт (часто — приложением);
• 📝 ответственного за соблюдение кассовой дисциплины.

Срок действия лимита Указание не ограничивает. Можно утвердить его бессрочно и пересматривать, когда меняется объём наличных.

Приказ хранят вместе с кассовыми документами. Скан можно прикрепить к карточке организации через присоединённые файлы (значок скрепки в карточке) — так он всегда будет под рукой при проверке.

Блокирует ли 1С документы при превышении лимита кассы

Нет. Программа не запрещает провести приходный кассовый ордер , если остаток после него станет больше лимита. Лимит в БП 3.0 — справочная величина для отчётов и проверок, а не механизм блокировки.

Это значит, что следить за остатком придётся самому:

• 💰 смотреть остаток на конец дня перед закрытием смены;
• 🏦 сдавать излишек в банк документом «Расходный кассовый ордер » с видом операции «Взнос наличными в банк»;
• 📒 сверять итог дня с кассовой книгой: Банк и касса → Кассовая книга.

Когда превышение разрешено

По Указанию № 3210-У наличные сверх лимита можно держать:

• 📅 в дни выплаты зарплаты, стипендий и выплат социального характера — не более 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке;
• 📅 в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни организация ведёт кассовые операции.

В остальных случаях превышение — нарушение. Штраф по части 1 статьи 15.1 КоАП: для должностных лиц 4 000–5 000 руб., для организации 40 000–50 000 руб.

Остаток проверяют на конец каждого рабочего дня, а не на конец месяца. Один «тяжёлый» день с выручкой, которую не успели сдать, уже даёт состав нарушения.

Лимит кассы для малого бизнеса: можно не устанавливать

Индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства вправе не устанавливать лимит (пункт 2 Указания № 3210-У). Тогда в кассе можно хранить любую сумму.

Кто относится к малому бизнесу, определяет закон № 209-ФЗ. Проще всего проверить организацию в Едином реестре субъектов МСП на сайте ФНС.

Как оформить отказ от лимита

1. Руководитель подписывает приказ о том, что лимит остатка кассы не устанавливается, со ссылкой на пункт 2 Указания.
2. В 1С запись в регистр «Лимиты остатка кассы» не вводят.
3. Если раньше лимит был, старые записи не удаляйте: по ним проверяются прошлые периоды. Сообщения экспресс-проверки о превышении после даты приказа об отмене нарушением не считаются — держите приказ под рукой.

Если организация выпала из реестра МСП

Статус стоит сверять с реестром хотя бы раз в год. Если организация перестала быть малым предприятием, право работать без лимита пропадает. Нужно рассчитать лимит, издать приказ и внести сумму в карточку организации.

Как проверить остаток кассы и найти ошибки настройки

Настроенный лимит полезен, только если по нему что-то проверяют. В БП 3.0 для этого есть три инструмента.

Экспресс-проверка ведения учёта

Отчёт находится в разделе Отчеты, группа «Анализ учета». Среди проверок кассовых операций есть контроль превышения лимита остатка кассы и отрицательного остатка. Отчёт выводит дни с нарушениями и сумму превышения.

Если проверка сообщает о превышении каждый день, причина почти всегда одна из трёх:

• ❌ запись в регистре не создана, и лимит воспринимается как отсутствующий;
• ❌ запись создана для другой организации (часто при нескольких юрлицах в одной базе);
• ❌ дата записи позже проверяемого периода.

Обороты счёта 50 по дням

Отчеты → Обороты счета, счёт 50.01, в настройках выберите периодичность «По дням». Отчёт покажет сальдо на конец каждого дня. Сравните его с лимитом из регистра — так видно и превышения, и день, когда излишек сдали в банк.

Кассовая книга

Банк и касса → Кассовая книга. Остаток на конец дня в ней должен совпадать с сальдо счёта 50.01 из оборотов. Расхождение говорит о документах, проведённых без отражения в учёте, или о движениях по 50.01, введённых операцией вручную.

Частые ошибки при вводе лимита

• 🚫 Вводят лимит без пересчёта. Объём наличных за год вырос вдвое, а в 1С по-прежнему цифра трёхлетней давности. Формальных претензий нет, но касса постоянно «превышает».
• 🚫 Включают зарплату в расчёт по выдачам. Формула прямо исключает выплаты работникам. С зарплатой лимит получается завышенным, и такой расчёт не устоит при проверке.
• 🚫 Берут календарные дни вместо рабочих. Квартал — это около 92 календарных дней, но рабочих в нём обычно 57–66. Деление на календарные дни занижает сумму.
• 🚫 Путают обособленное подразделение и головную организацию. Если подразделение сдаёт наличные в кассу головной организации, его наличные учитывают в лимите головной. Если сдаёт в банк само — ему нужен свой лимит.

Частые вопросы