Справка для расчёта пособий вместо 182н: как получить её в ЗУП и Бухгалтерии и не ошибиться в цифрах

Справку «по 182н» в 1С ищут не в регламентированных отчётах, а среди кадровых документов. В Бухгалтерии 3.0 её печатают из документа увольнения: Зарплата и кадры → Кадровый учет → Увольнения → откройте документ → кнопка Печать → справка о заработке для расчёта пособий. В ЗУП 3.1 это ещё и отдельный документ «Справка для расчета пособий», который выдают без увольнения — по заявлению работника.

Сам номер 182н уже история. Форму по старому приказу Минздравсоцразвития отменили, с 2023 года действует бланк, утверждённый Минтрудом. Программа давно перешла на новый бланк, но в обиходе справку по-прежнему зовут «182н» — отсюда и поиск. Ищите в меню не «182н», а «справку о заработке» или «справку для расчета пособий».

Что выдаём и когда: справка о заработке за два года

Справка показывает новому работодателю, сколько человек заработал у вас за два предыдущих календарных года и в текущем году. По этим суммам считают больничные, декретные и детские пособия на новом месте.

Обязанность выдать её прописана в законе № 255-ФЗ о соцстраховании:

• 📅 в последний рабочий день — вместе с трудовой книжкой и другими документами при увольнении;
• ✍️ по письменному заявлению работающего или уже уволенного сотрудника — не позднее трёх рабочих дней.

Что вносят в бланк:

• 🏢 сведения о страхователе — наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в Социальном фонде;
• 👤 сведения о работнике — ФИО, паспорт, адрес, СНИЛС;
• 💰 сумму заработка, на которую начислены страховые взносы, отдельно по каждому году;
• 🗓 количество календарных дней, которые исключаются из расчёта: болезнь, отпуск по беременности и родам, уход за ребёнком, освобождение от работы с сохранением зарплаты без начисления взносов.

Справка при увольнении: путь через раздел «Зарплата и кадры»

Самый частый сценарий — человек уходит, и справку нужно отдать в последний день. Отдельно ничего создавать не надо: печатная форма строится прямо из документа увольнения.

Бухгалтерия предприятия 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры → Кадровый учет → Увольнения. Если раздела нет, проверьте настройку Зарплата и кадры → Настройки зарплаты: кадровый учёт должен вестись в этой базе.
2. Найдите документ увольнения сотрудника или создайте его кнопкой Создать.
3. Заполните дату увольнения и основание. Проведите документ.
4. Нажмите Печать и выберите справку о заработке для расчёта пособий.
5. Проверьте суммы на экране, затем распечатайте в двух экземплярах: один — работнику, второй — в личное дело с подписью о получении.

ЗУП 3.1

В ЗУП путь тот же по смыслу: Кадры → Приемы, переводы, увольнения → документ увольнения → Печать → справка для расчёта пособий. Программа создаст связанный документ справки и подставит данные из начислений за нужные годы.

Справка без увольнения: ищем документ среди кадровых справок

Работающему сотруднику справка тоже бывает нужна. Например, у него второе место работы, а пособие он хочет получить там с учётом заработка у вас. Тогда он пишет заявление, а вы оформляете отдельный документ.

Как найти в ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 справка — самостоятельный документ «Справка для расчета пособий». Его список открывается в разделе Кадры, в группе справок. Если в вашем релизе команда стоит в другом месте, наберите «справка для расчета пособий» в строке поиска в заголовке окна программы — 1С покажет команду открытия списка.

Порядок работы:

1. В списке справок нажмите Создать.
2. Укажите организацию и сотрудника.
3. Выберите годы, за которые нужна справка. По умолчанию программа ставит два предыдущих года и текущий.
4. Нажмите Заполнить — суммы и дни подтянутся из начислений.
5. Укажите ответственных лиц для подписи: руководителя и главного бухгалтера.
6. Проведите документ и нажмите Печать.

Как поступить в Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии отдельного документа справки, как в ЗУП, нет: печатная форма привязана к увольнению. Если работник не увольняется, а справка нужна, есть два честных пути:

• 📄 сформировать бланк вручную по действующей форме, взяв суммы из отчёта по начислениям за каждый год;
• 🔁 если зарплату считают в ЗУП, а в Бухгалтерию передают только проводки, — делать справку в ЗУП, там все данные.

Не создавайте ради справки фиктивное увольнение с последующим удалением документа: оно попадёт в кадровую историю и в сведения о трудовой деятельности для СФР.

Шапка бланка: страхователь, работник и подписи

Шапка справки заполняется из справочников. Если здесь пусто или ошибка — исправлять нужно не бланк, а карточку организации или сотрудника. Иначе при следующей печати ошибка вернётся.

Проверьте три вещи до печати:

• 🔢 СНИЛС из 11 цифр и паспорт с актуальной датой выдачи — при смене паспорта нужна новая запись, а не правка старой;
• 🏷 регистрационный номер страхователя — его часто забывают заполнить в небольших организациях, где больничные раньше шли напрямую через фонд;
• 🖊 ответственные лица на дату справки — если директор сменился, в бланк попадёт тот, кто действовал на дату документа.

Суммы заработка по годам: откуда цифры и как их проверить

Главная часть справки — сумма выплат, на которые начислены страховые взносы, отдельно за каждый год. В конкретном бланке это строки по годам: два предыдущих и текущий.

1С собирает эти суммы из начислений, облагаемых взносами. Поэтому в справку не попадут:

• 🚫 пособия по временной нетрудоспособности и другие пособия от СФР;
• 🚫 матпомощь в пределах необлагаемой суммы;
• 🚫 суточные в пределах норм и прочие выплаты, не облагаемые взносами.

Попадут зарплата, премии, отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск — всё, что облагается взносами.

Пример сверки

Сотрудник уволен 15 марта. Справка должна показать три периода:

Расчёт текущего года: 65 000 + 65 000 + 32 500 + 40 000 = 202 500 ₽.

Чтобы сверить цифры, постройте в программе отчёт по начислениям за каждый год с отбором по сотруднику и колонкой облагаемой базы взносов. В ЗУП подходит анализ начисленных налогов и взносов, в Бухгалтерии — отчёты раздела Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. Итог по базе взносов за год должен совпасть со строкой справки.

Дни, исключаемые из расчёта, и путаница с «разделами 1 и 3»

Вторая часть таблицы — количество календарных дней, которые новый работодатель вычтет из расчётного периода. Источник — проведённые документы:

• 🤒 больничные листы — дни болезни;
• 👶 отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком;
• 🕒 периоды освобождения от работы с сохранением зарплаты, если взносы на неё не начислялись.

Если больничный когда-то ввели не документом, а разовым начислением или операцией учёта зарплаты, дни программа не увидит. В справке будет ноль, хотя человек болел. Такие дни дописывают вручную в документе справки ЗУП или в бланке.

Откуда берутся «Раздел 1» и «Раздел 3» в запросах

Часто справку ищут вместе с фразами «раздел 1 сводные обязательства», «раздел 3 персонифицированные сведения», «КБК», «статус плательщика». Это другой документ — расчёт по страховым взносам (РСВ), который сдают в налоговую. В справке о заработке нет ни КБК, ни статуса плательщика, ни разделов с такими названиями.

Связь у них одна: суммы облагаемой базы за год в справке и в разделе 3 РСВ по этому человеку должны совпадать. Это удобная перекрёстная проверка, если сомневаетесь в цифрах справки.

Проверка, печать и выдача справки

Перед выдачей прогоните короткую проверку:

Как выдают справку:

1. На бумаге. Основной вариант. Подписывает руководитель и главный бухгалтер (или лицо, которое ведёт учёт), ставится печать, если организация её использует.
2. В электронном виде. Допустимо, если работник согласен получить документ так и у организации налажен электронный кадровый документооборот. Сохраните печатную форму в PDF кнопкой сохранения в окне печати и подпишите квалифицированной подписью.
3. Повторно. Если работник потерял справку, сформируйте её ещё раз тем же документом. В ЗУП можно открыть уже созданный документ и распечатать снова.

Не правьте суммы прямо в табличном документе печатной формы перед печатью. В базе останутся старые цифры, и при повторной выдаче справка разойдётся с первой. Исправляйте начисления или сам документ справки.

Почему справка пустая или с неверными цифрами

Ещё одна ловушка — несколько организаций в одной базе. Если сотрудник переводился между организациями холдинга, справка формируется по каждой отдельно: каждая организация — самостоятельный страхователь. В шапке документа справки проверьте, какая организация выбрана.

Частые вопросы