Документ «Доверенность» в 1С 3.0: создаём и печатаем М-2

Документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерии 3.0 лежит в разделе Покупки — подраздел Доверенности. Из него печатают унифицированные бланки М-2 и М-2а на получение товарно-материальных ценностей от поставщика.

Это не доверенность на подписание документов и не машиночитаемая доверенность (МЧД) для ЭДО — у них своя логика. Здесь речь о бумажном бланке, который кладовщик, экспедитор или водитель везёт поставщику, чтобы забрать товар по накладной. МЧД оформляется в сервисе электронного документооборота и к форме М-2 отношения не имеет — если вам нужна именно она, документ «Доверенность» из раздела «Покупки» не подойдёт.

Проводок документ не делает и в закрытие периода не входит: это бланк для поставщика, а не хозяйственная операция. Поэтому его достаточно записать и распечатать — проводить, как накладную, не нужно. Всё остальное — заполнение, печать форм М-2 и М-2а и журнал учёта — разберём по порядку.

Расположение документа в интерфейсе

В интерфейсе «Такси» откройте раздел Покупки. В группе команд «Покупки» есть пункт Доверенности — это и есть журнал всех выданных документов по организации.

Если команды не видно, она скрыта в настройке панели навигации. Нажмите шестерёнку в правом верхнем углу раздела Покупки → Настройка навигации и перенесите Доверенности из левого списка в правый.

Второй путь к созданию — на основании поступления. Откройте уже введённый документ Поступление (акт, накладная, УПД), нажмите Создать на основании и выберите Доверенность. Реквизиты поставщика и перечень ТМЦ подтянутся автоматически, останется указать сотрудника. Тем же способом доверенность вводят на основании счёта от поставщика.

Путь к доверенности в разных конфигурациях

Сам документ одинаков, различается только раздел, в котором он лежит. Если вы работаете не в «Бухгалтерии», ориентируйтесь по таблице.

В разных релизах название группы команд может немного отличаться, но раздел верхнего уровня (Покупки или Закупки) остаётся тем же. Если пункта не видно, он отключён в настройке навигации раздела — включается так же, как описано выше.

Доверенность на получение ТМЦ есть и в «Комплексной автоматизации», и в ERP — там она также находится в блоке закупок. А вот в конфигурациях без закупочного контура (например, в «Зарплате и управлении персоналом») такого документа нет: бланк М-2 нужен для товарных операций, а не для кадров.

Заполнение шапки: кто получает и у кого

Нажмите Создать в журнале доверенностей. Номер и дата проставятся сами, их трогать не нужно.

В шапке заполните:

• 🏢 Организация — от чьего имени выдаётся доверенность (поле видно, если в базе несколько организаций).
• 👤 Физическое лицо — сотрудник, на которого оформляется бланк. Выбирается из справочника физлиц; паспортные данные подставятся из его карточки.
• 🤝 Контрагент — поставщик, у которого забирают ценности. Его наименование и адрес попадут в строку «Получить от».
• 📄 Договор — основание получения. Если товар отпускают по счёту, в поле договора выбирают договор, по которому выставлен счёт.
• 🗓 Срок действия — дата, до которой доверенность действительна. По статьям 185–186 ГК РФ организация сама определяет срок; на практике ставят от 10 до 15 дней или до конца месяца.

Паспортные данные сотрудника обязательны: без них бланк М-2 поставщик не примет. Если поля пустые, откройте карточку физлица и внесите серию, номер, кем и когда выдан паспорт — в доверенность они попадут автоматически.

Перечень ценностей в табличной части

Табличная часть документа — это перечень того, что сотрудник имеет право получить. Он печатается на оборотной стороне бланка М-2.

Нажмите Добавить и выберите позиции из справочника Номенклатура. По каждой строке укажите:

1. Номенклатуру — наименование ТМЦ.
2. Количество — сколько единиц разрешено получить.
3. Единицу измерения — подставляется из карточки номенклатуры, при необходимости меняется.

Суммы и цены в доверенности не нужны — бланк фиксирует только наименования и количество. Если точный перечень заранее неизвестен, впишите обобщённые позиции так, как они будут значиться в накладной поставщика.

Количество по форме М-2 принято указывать прописью — на оборотной стороне бланка есть графа «количество (прописью)». 1С формирует эту графу автоматически из числа, которое вы ввели в строке, пересчёта вручную не требуется.

Если точного наименования товара в справочнике ещё нет, заведите номенклатуру заранее — добавить новую позицию прямо из строки доверенности можно, но проще сначала внести её в справочник Справочники → Номенклатура, чтобы единица измерения и группа встали корректно.

Печать бланков М-2 и М-2а

Обе формы печатаются из одного документа. Нажмите Печать в командной панели — программа предложит на выбор:

• Доверенность (М-2) — бланк с отрывным корешком. Корешок остаётся в бухгалтерии, по нему потом отмечают, что доверенность использована.
• Доверенность (М-2а) — бланк без корешка. Применяется, когда ценности получают часто и помарочный учёт ведут в отдельном журнале регистрации.

Какую форму выбрать:

Выбор формы закрепляют в учётной политике. Обе формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а и остаются действующими — унифицированные формы по учёту материалов обязательными быть перестали, но на практике поставщики по-прежнему принимают именно М-2 и М-2а, поэтому менять бланк смысла нет.

Бланк печатают в одном экземпляре — он остаётся у поставщика после отгрузки. Себе бухгалтерия оставляет корешок формы М-2 либо запись в журнале при форме М-2а. Если нужна копия для внутреннего контроля, распечатайте бланк повторно из того же документа: данные не изменятся.

Перед печатью проверьте предпросмотр: на лицевой стороне — реквизиты организации, сотрудника и поставщика, на обороте — таблица ТМЦ и образец подписи получателя. Подпись сотрудника и печать организации ставятся уже на распечатанном бланке.

Бланк заверяют две подписи со стороны организации — руководителя и главного бухгалтера. Их фамилии 1С подставляет из сведений об ответственных лицах организации (Главное → Организации → Подписи). Если подписанты в бланке неверные или пустые, проверьте именно этот раздел, а не сам документ доверенности.

Образец подписи получателя сотрудник ставит от руки в специальной графе — программа печатает только пустую строку под неё. Поэтому бланк всегда подписывают до передачи поставщику, иначе тот откажется отпускать товар.

Журнал учёта выданных доверенностей

Сам список документов Покупки → Доверенности и есть журнал: в нём видны номер, дата, сотрудник, поставщик и срок каждой доверенности.

Чтобы работать со списком как с журналом регистрации:

• Настройте отбор по организации и периоду через кнопку Ещё → Настроить список.
• Добавьте в список колонку с физлицом и сроком действия, если их не видно, — через Ещё → Изменить форму.
• Распечатайте перечень кнопкой вывода списка на печать (значок принтера над таблицей), чтобы подшить реестр за период.

При работе с формой М-2а регистрация в журнале обязательна по инструкции Госкомстата: у каждого бланка должен быть порядковый номер и отметка о получении ценностей. Отметку удобно вести, дописывая реквизиты накладной в комментарий к документу.

Когда товар по доверенности получен, из неё удобно ввести поступление: откройте документ доверенности, нажмите Создать на основании → Поступление (акт, накладная, УПД). Поставщик, договор и перечень номенклатуры перенесутся в приходную накладную — останется проставить цены и суммы. Так доверенность и фактический приход оказываются связаны, и по журналу видно, какие бланки уже отоварены.

Контроль выданных и неиспользованных бланков — обязанность бухгалтерии. Неотоваренную доверенность сотрудник должен вернуть на следующий день после истечения срока; до этого новый бланк ему не выдают. В 1С такой контроль ведут вручную: по колонке «Действует по» в списке видно, какие доверенности уже просрочены и должны быть закрыты.

Удалять отработанные доверенности из базы не нужно — они составляют историю выдачи и могут понадобиться при сверке с поставщиком или при инвентаризации расчётов. Достаточно, чтобы их не было среди действующих по сроку.

Нумерация и настройки документа

Номера доверенностям присваиваются автоматически, сквозной нумерацией в пределах организации. Нумерация обнуляется по периоду, заданному для документа (обычно с начала года).

Если нужно задать свой номер (например, продолжить старую бумажную нумерацию), щёлкните в поле номера — 1С спросит подтверждение на ручной ввод и снимет автонумерацию для этого документа.

Когда в базе несколько организаций, к номерам добавляется префикс организации, чтобы доверенности не пересекались. Префикс задаётся в карточке организации: Главное → Организации → открыть организацию → поле «Префикс».

Дата документа — это дата выдачи доверенности. Именно от неё поставщик отсчитывает срок действия, если в бланке не указано иное. Не ставьте дату задним числом только ради нумерации: при сквозной нумерации документ должен идти по возрастанию и номера, и даты, иначе список выдачи перестанет читаться как реестр.

Типичные сложности при работе с доверенностью

Частые вопросы