Справка о доходах сотрудника в 1С: где искать, как заполнить и сдать

В 1С:Бухгалтерии 3.0 справка 2-НДФЛ для сотрудника открывается через Зарплата и кадры → 2-НДФЛ для сотрудников, в 1С:ЗУП 3.1 — через Налоги и взносы → 2-НДФЛ для сотрудников. В ФНС эта справка отдельно больше не сдаётся: с отчётности за 2021 год она стала приложением 1 к годовому 6-НДФЛ, и искать её нужно в регламентированных отчётах.

Отсюда и путаница. Сотрудник просит «2-НДФЛ» для банка или визы, бухгалтер открывает список отчётов, а там только 6-НДФЛ. На деле справок две, и лежат они в разных местах программы. Разберём обе: от поиска до исправления после сдачи.

Где в 1С 8.3 лежит справка 2-НДФЛ: путь по конфигурациям

Сначала определите, какая справка нужна. От этого зависит раздел программы.

В Управлении торговлей 11 и Рознице зарплатного блока нет, поэтому и справки о доходах там не формируются. Их делают в той базе, где начисляется зарплата .

💡 Если ссылки нет на панели раздела, проверьте настройку панели: в правом верхнем углу формы раздела есть шестерёнка «Настройка навигации». Ссылку могли просто скрыть. Второй путь — поле поиска в верхней части окна: начните вводить «2-НДФЛ», программа покажет команду.

⚠️ В БП 3.0 справки для сотрудников доступны, только если зарплата ведётся в самой Бухгалтерии. Если в Администрирование → Параметры учета → Настройки зарплаты указано, что расчёт ведётся во внешней программе, справку делайте в ЗУП.

Как создать справку о доходах сотрудника и выбрать период

Справка для сотрудника — обычный документ. Хранится в журнале, его можно перепечатать через год.

1. Откройте список 2-НДФЛ для сотрудников по пути из таблицы выше.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите Организацию. Если в базе несколько юрлиц или обособленных подразделений, выберите ту, которая выплачивала доход.
4. В поле Налоговый год поставьте год, за который нужна справка. Справка формируется за календарный год, а не за произвольный период.
5. Выберите Сотрудника.
6. Нажмите Заполнить — программа подтянет доходы, вычеты и налог из регистров НДФЛ.
7. Проверьте подписанта на вкладке или в блоке подписей.
8. Нажмите Печать и выберите печатную форму справки.

Справку за текущий год выдают по прошедшие месяцы. Если сотрудник увольняется в середине года, дата справки — день увольнения, а данные — с января по последнее начисление.

💡 Справка за прошлый год меняется, если после её печати провели перерасчёт. Сформируйте новый документ и выдайте его. Старый не удаляйте — пусть остаётся в журнале как история.

Срок выдачи по заявлению работника — не позднее трёх рабочих дней (статья 62 ТК РФ). Обязанность выдавать справку о доходах по заявлению закреплена в пункте 3 статьи 230 НК РФ.

Коды доходов и вычетов: откуда берутся и как их настроить

Сама справка ничего не «знает» про коды. Она собирает то, что записали документы начисления. Поэтому неправильный код в справке — это почти всегда ошибка в настройке вида начисления.

Самые частые коды:

Вычеты на детей идут с кодами 126, 127, 128 и следующими — в зависимости от очерёдности ребёнка и статуса.

Где поменять код:

• 🧾 ЗУП 3.1: Настройка → Начисления, откройте вид начисления, вкладка Налоги, взносы, бухучет, поле кода дохода НДФЛ.
• 🧾 БП 3.0: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты, раздел с начислениями; в карточке начисления — поле кода дохода НДФЛ.

⚠️ Смена кода в начислении не переписывает уже проведённые документы. После правки перепроведите начисления за нужные месяцы, иначе в справке останется старый код. Перепроведение закрытых месяцев меняет данные сданных отчётов — согласуйте с главным бухгалтером.

Для премий есть ещё одна тонкость. Код зависит не от названия начисления, а от того, за что и из каких средств платят. Месячная премия за показатели — 2002, премия к юбилею из прибыли — 2003. Заведите для них разные виды начислений, а не один «Премия» на всё.

Проверка данных и контрольные соотношения с 6-НДФЛ

Справки в приложении 1 должны сходиться с разделом 2 годового 6-НДФЛ. Если суммы дохода или налога расходятся, инспекция пришлёт требование о пояснениях.

Порядок проверки:

1. Откройте годовой 6-НДФЛ, нажмите Заполнить.
2. В форме отчёта найдите кнопку Проверка и выберите проверку контрольных соотношений.
3. Красные строки — расхождения. Двойной щелчок по строке покажет, какие показатели не сошлись.
4. Сверьте проблемного сотрудника отчётом Регистр налогового учета по НДФЛ за год.

Что обычно ломает сходимость:

• 🔴 Ручные правки в отчёте. Число поправили в разделе 2, а справку оставили как есть.
• 🔴 Доход отражён, а налог не удержан. Например, выплата прошла не через ведомость, а платёжкой «мимо» зарплатного модуля.
• 🔴 Ставки. При нескольких ставках НДФЛ справка заполняется отдельно по каждой. Проверьте, что у нерезидентов и у доходов по повышенным ставкам ставка в регистрах верная.
• 🔴 Документы задним числом. Перерасчёт провели после того, как отчёт сформировали. Перезаполните отчёт.

💡 Перед проверкой убедитесь, что в карточке сотрудника заполнены ИНН, паспорт и гражданство. Пустой ИНН — не ошибка, но неверный код документа или дата рождения дадут отказ при приёме.

Выгрузка справок в XML и отправка в ФНС

Справки для инспекции уходят только в составе годового 6-НДФЛ. Срок — не позднее 25 февраля следующего года. Если получателей дохода больше 10, сдавать нужно в электронном виде.

Вариант 1. Через 1С-Отчетность.

1. Откройте годовой 6-НДФЛ.
2. Нажмите Отправить. Программа проверит файл и попросит подтвердить подпись.
3. Статусы приёма смотрите в журнале обмена документооборота — там же квитанция и извещение о вводе.

Вариант 2. Выгрузка в файл.

1. В форме отчёта нажмите Выгрузить.
2. Выберите каталог. Программа создаст XML по формату ФНС с именем, начинающимся на NO_NDFL6.
3. Передайте файл через своего оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика.

⚠️ Перед выгрузкой обязательно повторите проверку. Ошибка формата (например, неверный код вида документа) вернёт весь отчёт, а не одну справку.

Корректировка и аннулирование справок о доходах

Ошибку нашли после сдачи? Исправление делается уточнённым 6-НДФЛ. В уточнённый расчёт включают только те справки, в которые вносятся изменения.

Корректирующая справка. Сначала исправьте учёт: код дохода, сумму, вычет. Перепроведите документы. Затем:

1. Скопируйте сданный годовой отчёт или создайте новый за тот же период.
2. Укажите номер корректировки 001, при повторной правке — 002 и так далее.
3. В приложении 1 оставьте справки только по нужным сотрудникам. В самой справке номер корректировки — 01, 02.
4. Перезаполните, проверьте, отправьте.

Аннулирующая справка. Нужна, если справку подали на человека, которому доход не платили, или подали лишнюю. У справки ставят номер корректировки 99. Данные внутри повторяют ошибочную справку — её номер и дату указывают те же.

💡 Если ошиблись в паспортных данных, но суммы верные, справку тоже корректируют. Номер у неё остаётся прежним, меняется номер корректировки.

⚠️ Когда в справке исправили доход или налог, часто меняется и раздел 2. Тогда в уточнённом расчёте исправляют и его. Не отправляйте одну справку без проверки соотношений.

С периодами до 2021 года иначе. Корректировки за 2020 год и ранее подаются по той форме 2-НДФЛ, которая действовала в том году, а не через 6-НДФЛ.

Если справка не заполняется или суммы пустые

Нажали Заполнить, а справка пустая или с нулями — не спешите вбивать цифры руками. Причина почти всегда в учёте.

Ещё один частый случай — отпускные, начисленные в одном году за отпуск, который начинается в следующем. Доход признаётся в день выплаты, поэтому сумма попадёт в справку того года, когда деньги реально выдали, а не того, к которому относится отпуск.

Если после всех проверок суммы всё равно не те — сформируйте Регистр налогового учета по НДФЛ по одному сотруднику и сравните помесячно с расчётными листками. Расхождение покажет месяц, а дальше — конкретный документ.

Частые вопросы