Где находятся доверенности в 1С 8.3 и как их открыть

Доверенности на получение товаров и материалов в «1С:Бухгалтерии 8.3» лежат в разделе Покупки — пункт Доверенности. Это журнал, где хранятся все выписанные документы по формам М-2 и М-2а: с номерами, датами, контрагентом-поставщиком и сроком действия.

Доверенность в 1С — это документ, которым организация уполномочивает своего сотрудника получить ценности у поставщика: материалы, товары, оборудование. На её основании кладовщик или экспедитор расписывается в накладной поставщика от имени компании.

Если команды Доверенности в разделе Покупки не видно, причина почти всегда в настройке навигационной панели или в правах пользователя. Это чинится за минуту — разбор в конце статьи.

Быстрый путь: раздел «Покупки» → «Доверенности»

Самый короткий маршрут к журналу доверенностей:

1. Откройте раздел Покупки на левой панели разделов.
2. В группе команд найдите пункт Доверенности.
3. Откроется список всех выписанных доверенностей.

В журнале вы увидите колонки: дата, номер, контрагент (поставщик), физическое лицо-получатель и срок действия. Список можно отсортировать щелчком по заголовку колонки и отфильтровать — например, показать доверенности только по одному поставщику.

Раздел Покупки — это путь для «1С:Бухгалтерии». В решениях с торговым блоком — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP — тот же документ выписывается из раздела Закупки. Набор полей и печатные формы совпадают, меняется только название раздела, где лежит журнал.

Доверенность — документ оперативного учёта. Проводок по бухгалтерским счетам она не формирует: это не хозяйственная операция, а разрешительный документ. Поэтому искать её в оборотно-сальдовой ведомости бесполезно — только в самом журнале.

Как открыть и создать доверенность в журнале

Чтобы завести новую доверенность, в журнале нажмите Создать. В форме документа заполните:

• Организация — от чьего имени выдаётся доверенность (подставляется автоматически, если организация в базе одна).
• Контрагент и договор — поставщик, у которого получают ценности.
• Физическое лицо — тот, кому доверяют получение (о нём подробнее в следующем разделе).
• Документ-основание — счёт, накладная или договор, по которому отпускают ценности. Указывать необязательно, но так форма М-2 заполняется полнее.
• Список номенклатуры — перечень и количество ценностей, которые разрешено получить.
• Действительна по — дата окончания срока.

О сроке стоит сказать отдельно. По статье 186 Гражданского кодекса РФ, если срок в доверенности не указан, она действует один год со дня совершения. Доверенность без даты составления ничтожна. В 1С срок проставляется вручную, поэтому проверяйте поле Действительна по — пустое поле поставщик может воспринять как просроченный документ.

Номер доверенности 1С присваивает автоматически при записи, сквозной нумерацией в пределах года. Менять его вручную не нужно: автоматическая нумерация сохраняет порядок и в электронном журнале, и в бумажной книге учёта выданных доверенностей.

Готовую доверенность запишите кнопкой Записать. Проводить её не нужно — статус «записан» для этого документа достаточен.

Если получатель передаёт право другому человеку или доверенность нужно отозвать досрочно, в 1С это отдельными документами не оформляется — порядок передоверия и отмены регулируют статьи 187 и 188 Гражданского кодекса РФ. На практике отзыв фиксируют организационно: уведомляют поставщика и аннулируют бумажный экземпляр. Истёкшую доверенность в базе удобнее не удалять, а оставить для истории: по ней видно, кто и на каком основании получал ценности.

На кого выписывается доверенность: сотрудник и физлицо

Получателя в доверенности выбирают из справочника физических лиц. Это и есть связь доверенности с кадровым блоком: человек, на которого оформляют М-2, должен быть заведён в базе как физлицо или сотрудник.

Если нужного человека в списке нет, его можно создать прямо из формы доверенности — кнопкой Создать в окне выбора. Для самой доверенности достаточно ФИО и паспортных данных: серия, номер, кем и когда выдан. Паспорт нужен, потому что он печатается в форме М-2 — поставщик сверяет его с документом получателя.

Отдельный справочник физических лиц доступен и напрямую — через раздел Зарплата и кадры (в конфигурациях с кадровым блоком) или через меню Все функции. Но для выписки доверенности заходить туда заранее не обязательно: всё заполняется из самого документа.

Один и тот же человек может иметь несколько действующих доверенностей — на разных поставщиков и с разными сроками. Ограничений по количеству в 1С нет, но каждую оформляют отдельным документом: так проще контролировать сроки и возврат бланков.

Поиск доверенности через глобальный поиск и меню «Все функции»

Если не хочется кликать по разделам, есть два быстрых способа.

Глобальный поиск данных. В правом верхнем углу программы есть значок поиска (лупа). Нажмите на него, введите, например, номер доверенности или фамилию получателя — программа найдёт документ по всей базе. Поиск работает по полнотекстовому индексу: если он давно не обновлялся, свежие доверенности могут не находиться. Обновление индекса — задача администратора, выполняется в настройках обслуживания базы.

Меню «Все функции». Оно открывает любой объект базы по имени, минуя разделы. По умолчанию команда скрыта, включить её нужно один раз:

1. Нажмите на значок главного меню в левом верхнем углу.
2. Откройте Настройки → Параметры.
3. Поставьте флажок Отображать команду "Все функции".

После этого в главном меню появится пункт Все функции. Внутри откройте Документы → Доверенность — это тот же журнал, что и в разделе Покупки.

Ещё быстрее — список недавних документов. Рядом с полем поиска 1С хранит историю последних открытых объектов: если доверенность вы правили на днях, она окажется в этом списке, и искать её заново не придётся.

Печатные формы М-2 и М-2а: чем отличаются и где нажать «Печать»

Печатные формы доверенности утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. С 2013 года унифицированные формы необязательны (Федеральный закон № 402-ФЗ разрешает свои бланки), но М-2 и М-2а остаются привычным стандартом, и 1С печатает именно их.

Чтобы распечатать, откройте нужную доверенность и нажмите кнопку Печать, затем выберите форму.

Разница только в способе учёта выдачи. Содержание доверенности — организация, получатель, поставщик, перечень ценностей — в обеих формах одинаковое.

Перед печатью проверьте подписантов. В форме М-2 предусмотрены подписи руководителя и главного бухгалтера, а на оборотной стороне — образец подписи того, кому выдана доверенность. Этот образец получатель ставит от руки уже на распечатанном бланке: поставщик сверяет его при отпуске ценностей, поэтому отдавать доверенность без подписи получателя нельзя.

Реестр и журнал выданных доверенностей

Отдельного «реестра доверенностей» в виде готового отчёта искать не нужно — сам список в разделе Покупки → Доверенности и есть реестр выданных документов. Он показывает все доверенности с номерами, датами и сроками.

Чтобы превратить список в удобный реестр:

• 📅 отсортируйте по дате или сроку действия — щелчком по заголовку колонки;
• 🏢 отфильтруйте по контрагенту или физлицу через Ещё → Настроить список;
• 🔎 задайте период, чтобы увидеть доверенности за месяц или квартал;
• 🗂 сгруппируйте по контрагенту или физлицу через Ещё → Настроить список → Группировка.

Группировка превращает плоский список в наглядный реестр: сразу видно, сколько действующих доверенностей выдано на одного сотрудника и по каким поставщикам. Это помогает вовремя заметить забытые бланки с истекающим сроком.

При массовой выдаче по форме М-2а компания обязана вести журнал учёта выданных доверенностей — пронумерованную книгу, где фиксируется каждый документ. В 1С роль такого журнала выполняет сам список доверенностей: по нему видно номер, дату и получателя. Для бумажного учёта журнал распечатывают и подшивают.

Чем бумажная доверенность отличается от машиночитаемой (МЧД)

Частая путаница: пользователь ищет в разделе Покупки машиночитаемую доверенность, а находит форму М-2 — и наоборот. Это два совершенно разных документа с разным назначением, и хранятся они в разных местах программы.

• 📄 Доверенность М-2 /М-2а — бумажный документ на получение товаров и материалов у поставщика. Её вы и найдёте в разделе Покупки → Доверенности.
• 💻 Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ в формате XML. Она нужна, чтобы сотрудник мог подписывать электронную отчётность и документы ЭДО своим сертификатом от имени организации.

МЧД в журнале Доверенности не хранится. Её оформляют и загружают в настройках сервисов обмена — в модуле электронного документооборота и в «1С-Отчётности», там же, где подключён оператор и настроены сертификаты подписи.

Что делать, если доверенностей не видно в 1С 8.3

Чаще всего команда или сам документ не исчезли, а просто скрыты. Разберём по симптомам.

Если после настройки навигации и проверки прав доверенности так и не появились, убедитесь, что вы в нужной информационной базе и под нужной организацией. В многофирменной базе список разделён по организациям, и под другой из них нужный документ просто не показывается — иногда доверенности оказываются заведены в другой базе компании.

Частые вопросы