Транспортная накладная в 1С 8.3: где лежит, как оформить и распечатать

Найти ТТН в 1С 8.3 быстрее всего через документ реализации: откройте отгрузку в Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД) и нажмите Печать или Создать на основании. Там же лежит и транспортная накладная, и товарно-транспортная форма 1-Т. В УТ 11 и КА 2 у транспортной накладной есть собственный журнал в разделе Склад и доставка.

Типичная ситуация: склад отгрузил товар, водитель уже стоит у ворот, а менеджер не может найти, где в 1С создать ТТН и куда вписать номер машины. Ниже разобрано, где искать документ в разных конфигурациях, как его оформить, пронумеровать, распечатать и что делать, если пункта нет в меню.

Где искать транспортную накладную в 1С 8.3

Сначала разберёмся с терминами, потому что в 1С это два разных бланка:

• 📄 Транспортная накладная (ТН) — обязательный документ перевозки автотранспортом. Действующая форма утверждена Правилами перевозок грузов (Постановление Правительства РФ № 2200).
• 📦 Товарно-транспортная накладная (ТТН, форма 1-Т) — унифицированная форма Госкомстата. Для перевозки она не обязательна, но многие покупатели и перевозчики её по-прежнему просят.

В обиходе «ТТН» называют оба бланка. В программе они выводятся разными печатными формами, поэтому сначала уточните у получателя, какой именно бланк ему нужен.

Если накладная уже создана, а где она — непонятно, откройте реализацию и выберите Ещё → Структура подчинённости. Программа покажет все документы, введённые на её основании, включая транспортную накладную .

Как создать ТТН на основании реализации

Оформлять транспортную накладную «с нуля» нет смысла. Груз, получатель, адрес и вес уже есть в реализации, и программа перенесёт их сама.

В Бухгалтерии предприятия 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД) и найдите нужную отгрузку.
2. Проверьте, что в шапке указаны грузоотправитель и грузополучатель. Если они совпадают с организацией и покупателем, программа подставит их сама.
3. Проведите реализацию: накладная на основании непроведённого документа заполнится неполно.
4. Нажмите Создать на основании и выберите транспортную накладную. В актуальных релизах это отдельный документ; в ранних релизах данные о перевозке заполнялись по ссылке в самой реализации, а бланк выводился только печатью.
5. Заполните перевозчика, водителя и транспортное средство (подробнее — в следующем разделе).
6. Запишите документ и выведите печатную форму.

В УТ 11, КА 2 и ERP

1. Откройте реализацию товаров и услуг или журнал документов продажи.
2. Через Создать на основании выберите транспортную накладную.
3. Если отгрузка идёт по заданию на перевозку, удобнее создавать накладную из задания: рейс, машина и водитель подтянутся из него.
4. Проверьте табличную часть: в накладную попадают распоряжения на отгрузку, а не отдельные строки товара.

Если реализацию изменили после создания ТН

Частый сценарий: накладную уже создали, а потом в реализацию добавили позицию или поменяли количество. Транспортная накладная сама не обновится — она хранит данные на момент заполнения.

Порядок действий такой:

1. Перепроведите реализацию с новыми данными.
2. Откройте транспортную накладную через Ещё → Структура подчинённости.
3. Перезаполните табличную часть командой заполнения по основанию (в форме документа она обычно в меню Ещё или над таблицей товаров).
4. Проверьте массу и количество мест и распечатайте бланк заново.

Если бумажная ТН уже уехала с водителем, новую не печатайте задним числом без согласования с перевозчиком и получателем: у них на руках останутся экземпляры с другими цифрами.

Что заполнить в накладной: груз, перевозчик, машина

Большая часть ошибок в ТН — пустые реквизиты перевозки. Бланк по Правилам № 2200 требует сведения, которых в реализации нет.

Масса — частое слабое место. Программа считает её по весу из карточек номенклатуры. Если у товара вес не заполнен, в накладной окажется ноль или заниженная цифра.

Проверить это просто: откройте карточку номенклатуры и посмотрите поля веса и единиц хранения. Заполните вес один раз, и все следующие накладные будут считаться верно.

Нумерация транспортных накладных и префиксы

Номер в 1С присваивается автоматически при первой записи документа. Нумерация идёт отдельно по каждой организации и сбрасывается с начала года.

Номер состоит из двух частей:

• 🔤 префикс — буквы или цифры в начале номера, например ТД00-000015;
• 🔢 порядковый номер — растёт с каждым новым документом.

Где задаётся префикс

В БП 3.0 префикс задаётся в карточке организации: Главное → Организации → открыть организацию → поле «Префикс». Он подставляется во все документы этой организации, включая транспортные накладные.

В УТ 11, КА 2 и ERP к префиксу организации добавляется префикс информационной базы. Он задаётся в общих настройках администрирования и нужен, когда документы создаются в нескольких связанных базах: так номера из разных баз не пересекаются.

Как изменить номер вручную

Иногда нужно, чтобы номер ТН совпадал с номером реализации или с номером из бумажного журнала.

1. Откройте записанную накладную.
2. В поле номера выберите Ещё → Редактировать номер (или похожую команду разблокировки поля).
3. Введите номер, запишите документ.

Не меняйте префикс организации в середине года, если по ней уже есть документы. Старые номера останутся с прежним префиксом, новые получат новый, и в журнале появится две параллельные нумерации.

Печать ТН и 1-Т на бумаге

Печать запускается кнопкой Печать в самой транспортной накладной или в реализации. В меню печати ищите две формы: «Транспортная накладная» и «Товарно-транспортная накладная (1-Т)».

Сколько экземпляров печатать

Транспортную накладную по действующим Правилам составляют в трёх экземплярах: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. Число копий задаётся в форме предварительного просмотра, в поле количества копий над бланком.

Удобный порядок работы:

1. В списке реализаций выделите несколько документов (Ctrl + клик).
2. Нажмите Печать и выберите транспортную накладную.
3. Укажите 3 копии и отправьте на принтер одним заданием.

Если бланк печатается криво

Форма ТН длинная и не всегда умещается на лист. Помогают три приёма:

• 📐 в предварительном просмотре откройте параметры страницы и включите масштаб «по ширине листа»;
• 🖨️ проверьте, что в драйвере принтера выбран формат A4, а не Letter;
• ✏️ для разовой правки поля нажмите «Редактировать» в форме печати — изменения не сохранятся в документе, зато бланк уйдёт в печать в нужном виде.

Если надо поменять бланк навсегда (добавить логотип, свою графу), в форме печати есть команда Ещё → Изменить макет. Изменённый макет хранится в базе и переживает обновления, но после выхода новой версии формы его придётся сверить с ней вручную.

Документа нет в меню: права и настройки интерфейса

Пользователь открывает раздел, а транспортных накладных там нет. Причин обычно три.

Если ничего не помогло, проверьте документ напрямую через «Все функции». Команду включают так: ≡ Главное меню → Сервис → Параметры → флаг «Отображать команду “Все функции”». Затем Главное меню → Все функции → Документы.

Если транспортная накладная есть в «Все функции», но не видна в разделе — дело в правах или в настройке навигации. Если нет и там — такого документа в вашем релизе нет, работайте через печатную форму реализации.

Транспортные расходы: учёт и отчёты

ТН сама по себе не делает проводок. Расходы на доставку появляются в учёте из документа перевозчика — акта или УПД на транспортные услуги.

Как отразить услуги перевозчика

В БП 3.0 акт перевозчика вносится документом Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД) с видом «Услуги». Дальше два варианта:

В УТ 11 и КА 2 услуги перевозчика вносят документом приобретения услуг со статьёй расходов. Расходы на доставку закупленного товара распределяют на себестоимость, расходы на доставку покупателю — на продажи.

Отчёты для анализа

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 44 с разбивкой по статьям затрат — сколько ушло на доставку за период (БП 3.0).
• 🔎 Анализ субконто по контрагенту-перевозчику — сколько начислено и оплачено каждой транспортной компании.
• 📈 В УТ 11 — отчёты по расходам в разделе Финансовый результат и контроллинг: можно сопоставить стоимость доставки с выручкой по клиентам.

Полезная сверка раз в месяц: число транспортных накладных за период и число рейсов в актах перевозчика. Расхождение сразу покажет либо неоформленные рейсы, либо лишние строки в акте.

Частые вопросы