Доверенность в 1С 8.3: где лежит документ и как с ним работать

В 1С:Бухгалтерии 8.3 доверенности хранятся в разделе Покупки → Доверенности. Это журнал всех доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, которые организация выписывает своим сотрудникам для забора груза у поставщика.

Кладовщик уехал на склад поставщика за материалами, а бумагу забыл — знакомая ситуация. Чтобы не выписывать доверенность заново от руки, разберёмся, где её найти в программе, как создать новую, напечатать по форме М-2 и что проверить, прежде чем отдать документ на руки.

Доверенность в 1С — это поручение сотруднику получить ценности от имени компании. К бухгалтерским проводкам она не приводит: движений по счетам документ не делает, он нужен только для оформления получения груза и для журнала учёта выданных доверенностей. Выписка из программы удобнее бумажного бланка от руки: реквизиты подставляются из справочников, а номер и дата проставляются автоматически.

В каком разделе лежат доверенности

Основное место — Покупки → Доверенности. Здесь список всех созданных документов: по дате, контрагенту, физлицу-получателю и сумме ценностей.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 доверенность — это самостоятельный документ, а не печатная форма внутри поступления. Поэтому искать его в Поступлении (акты, накладные) бесполезно: он живёт отдельным списком.

Пути по конфигурациям различаются, вот ориентиры:

Как найти нужную доверенность в списке

Список доверенностей открывается уже отсортированным по дате. Чтобы быстро дойти до конкретного документа, пользуйтесь инструментами над таблицей.

• 🔎 Поиск по строке. Начните печатать фамилию получателя, название контрагента или номер — список отфильтруется на лету.
• 📅 Отбор по периоду. Над списком есть поле выбора периода — ограничьте выборку нужным кварталом или месяцем.
• 🏢 Отбор по организации. Если в базе несколько юрлиц, переключите организацию в шапке списка, иначе увидите доверенности всех компаний сразу.
• 🧷 Сортировка по колонке. Щелчок по заголовку колонки (Дата, Контрагент, Сумма) переупорядочит таблицу.

Когда доверенностей за годы накопились сотни, удобнее включить расширенный отбор: команда настройки списка в командной панели позволяет задать условие по любому полю — например, показать только документы по конкретному поставщику или только за прошлый квартал.

Отдельная частая задача — найти доверенность по сотруднику. Отфильтруйте список по колонке с физлицом, и перед вами окажутся все документы этого работника с датами. Так удобно проверить, не осталось ли у уволенного действующих доверенностей.

Открывается найденная доверенность двойным щелчком по строке. Внутри вы увидите того же контрагента, физлицо, перечень ценностей и ссылку на документ-основание, если он был указан. Если документ создавали на основании счёта, по ссылке-основанию можно сразу перейти к исходному счёту и сверить суммы.

Как выписать доверенность на получение ТМЦ

Создаётся новый документ кнопкой Создать в списке Покупки → Доверенности. Дальше заполняете шапку и табличную часть.

1. Организация — от чьего имени выдаётся доверенность. Подставится автоматически, если в базе одно юрлицо.
2. Физлицо — сотрудник, на которого оформляется доверенность. Выбирается из справочника Физические лица; паспортные данные и должность берутся из его карточки. Если карточка новая и паспорт в ней не заполнен, внесите серию, номер, дату и кем выдан документ сразу — иначе эти графы останутся пустыми в печатной форме, и поставщик вправе не отпустить груз.
3. Контрагент — поставщик, у которого будут получены ценности. При необходимости укажите договор.
4. Документ-основание — счёт, заказ или накладная, по которой отпускается груз. Поле необязательное, но его стоит заполнить: оно попадёт в печатную форму в графу «по какому документу».
5. Перечень ценностей — в табличной части построчно укажите, что именно получает сотрудник. Номенклатуру можно подобрать из счёта.

Номер доверенности программа присваивает сама — по порядку в пределах организации и года. Вручную его менять не нужно: сквозная нумерация важна для журнала учёта, и собственная перенумерация создаёт путаницу при сверках.

Табличную часть заполняйте не вручную построчно, а подбором: команда подбора номенклатуры позволяет отметить нужные позиции из справочника и перенести их в документ разом. Если получаете весь груз по одному счёту, удобнее не перечислять позиции, а указать документ-основание и формулировку «материалы согласно счёту №…» — так делают, когда точная номенклатура в доверенности не принципиальна для поставщика.

После заполнения проведите документ кнопкой Провести (или Провести и закрыть). Напомню: проводок доверенность не создаёт, «проведение» здесь фиксирует документ в журнале и делает доступной печать.

Доверенность на основании счёта от поставщика

Если поставщик уже выставил счёт, не создавайте доверенность с нуля. Откройте Счёт от поставщика, нажмите Создать на основании и выберите Доверенность.

Программа подставит организацию, контрагента, договор и перечень ценностей прямо из счёта — останется выбрать физлицо-получателя и срок. Это и быстрее, и исключает расхождение перечня: позиции в доверенности гарантированно совпадут со счётом.

Тот же приём работает от документа Поступление (акт, накладная), если груз уже оприходован частично, а остаток нужно забрать по доверенности.

Если доверенности выдаёте регулярно одному и тому же сотруднику, не плодите дубли вручную: откройте прошлый документ и скопируйте его командой Создать на основании или Скопировать (Ctrl+F9) — реквизиты физлица и организации подставятся сами, останется поправить дату и перечень.

Печать доверенности по форме М-2 и М-2а

В открытой доверенности нажмите Печать — программа предложит унифицированную форму М-2. Форма М-2а выбирается, когда получение ценностей по доверенностям носит массовый характер и ведётся специальный журнал.

Обе формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. С 2013 года унифицированные формы перестали быть обязательными (Федеральный закон № 402-ФЗ), но М-2 и М-2а по-прежнему удобны и приняты большинством поставщиков, поэтому в типовой 1С они остались по умолчанию.

Печатают доверенность, как правило, в одном экземпляре: основная часть уходит получателю и предъявляется поставщику при отгрузке, а корешок с реквизитами остаётся в бухгалтерии. Перед печатью проверьте, что в форму попали наименование и адрес поставщика, перечень ценностей и срок — именно эти поля сверяет кладовщик на складе продавца.

Что важно в печатной форме:

• в М-2 есть отрывной корешок — он остаётся в бухгалтерии для журнала учёта, а основная часть уходит получателю;
• образец подписи сотрудника заполняется от руки уже на распечатанном бланке;
• срок действия печатается из документа; если поле пустое, в форме останется пробел, и доверенность будет считаться выданной на один год.

Срок действия: что подставить и чем это грозит

Срок действия указывается прямо в документе. По статье 186 Гражданского кодекса РФ, если срок в доверенности не проставлен, она действует один год со дня совершения.

Ключевое правило из той же статьи: доверенность без даты выдачи ничтожна. Дата в 1С заполняется автоматически датой документа, поэтому при выписке из программы эта ошибка исключена — но при ручной правке даты будьте внимательны.

Типичные сроки на практике:

Длинный срок удобнее, но повышает риск: если сотрудник уволится, доверенность надо отозвать. Для разовой поставки безопаснее поставить короткий срок, чтобы документ «погас» сам.

Доверенность прекращается не только по истечении срока. По статье 188 Гражданского кодекса РФ она теряет силу при отмене доверителем, отказе представителя, прекращении организации-доверителя, а также при увольнении сотрудника. Поэтому действующие доверенности уволенных работников нужно отзывать письменно, а не просто удалять из базы.

Передоверие (когда получатель перепоручает забор груза третьему лицу) по статье 187 Гражданского кодекса РФ возможно только если оно прямо разрешено в доверенности. В типовой форме М-2 такого права нет, поэтому получать ценности может лишь тот сотрудник, на которого выписан документ.

Как хранить доверенности и вести их учёт

Выданные доверенности регистрируются в журнале учёта. В бумажном варианте это отрывные корешки М-2, подшитые по порядку; в 1С роль журнала выполняет сам список Покупки → Доверенности — он и есть сквозной реестр с нумерацией.

Нумерация в списке сквозная, поэтому пропуск номера сразу заметен — это удобно для контроля: если между двумя соседними доверенностями «выпал» номер, значит документ был удалён или не проведён, и стоит разобраться почему.

Отдельно архивировать документы в программе не нужно: они остаются в списке и доступны по отбору за любой период. Для бумажных бланков действует общий срок хранения первичных документов — не менее пяти лет после отчётного года. Корешки М-2 подшивают по порядку номеров, а при форме М-2а ведут отдельный журнал учёта выданных доверенностей, где получатель расписывается при выдаче бланка.

Чтобы список не разрастался визуально, пользуйтесь отбором по периоду, а не удалением старых документов. Удалять проведённые доверенности из базы не стоит — они связаны с историей расчётов и нужны при сверках и проверках.

Частые ошибки при работе с доверенностями

Разберём то, что в пошаговой инструкции не очевидно, но регулярно всплывает на практике.

• 🧩 Ищут доверенность в поступлении. Документ отдельный и лежит в своём списке Покупки → Доверенности, а не внутри накладной на поступление.
• 👤 Пустые паспортные данные. Если карточка физлица не заполнена, в печатной форме будут пробелы, и поставщик вправе не отпустить груз.
• 🏢 Не та организация в многофирменной базе. По умолчанию видны доверенности текущей организации в шапке — переключите юрлицо, если не находите нужный документ.
• 📦 Расхождение перечня. Ценности в доверенности не совпадают с реальной отгрузкой — получатель не сможет принять то, чего нет в списке.
• 🗓️ Просроченный срок. Поставщик проверяет срок действия; с истёкшей доверенностью груз не выдадут, придётся выписывать новую.

Частые вопросы