Штатное расписание в ЗУП и Бухгалтерии: где лежит и почему пропало из меню

В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 штатное расписание находится в разделе Кадры → Штатное расписание. Если такого пункта нет, значит, в программе выключено его ведение: включается флажок в Настройка → Кадровый учет → Настройка штатного расписания.

Чаще всего человек ищет штатное расписание в 1С 8.3 Предприятие в одной из двух ситуаций: открыл не ту конфигурацию или пункт скрыт настройками и правами. Обе решаются за пару минут, если знать, куда смотреть.

Где находится штатное расписание в ЗУП 3.1

В ЗУП штатное расписание — полноценный учётный объект: список позиций, документы утверждения и изменения, история, отчёты. Всё сосредоточено в разделе Кадры.

Порядок действий, если нужно просто открыть список:

1. Нажмите Кадры на панели разделов слева.
2. В группе команд найдите ссылку Штатное расписание.
3. Откроется список позиций. Вверху выберите организацию и, если их несколько, подразделение.
4. Двойной щелчок по строке открывает карточку позиции: подразделение, должность, количество ставок, график работы, начисления и оклад.

💡 Список показывает состояние на текущую дату. Закрытые позиции по умолчанию скрыты: если нужной строки нет, проверьте флажок показа закрытых позиций в командной панели списка.

Пункт Изменения штатного расписания появляется не всегда. Он есть, только когда в настройках включено ведение истории. Без истории позиции правятся прямо в справочнике, а документов утверждения в программе нет вообще.

Штатное расписание в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0

Здесь начинается основная путаница. В типовой Бухгалтерии предприятия 3.0 кадровый учёт упрощённый: справочники «Сотрудники», «Должности», «Подразделения» и документы приёма, перевода и увольнения в разделе Зарплата и кадры.

Полноценного штатного расписания с утверждением позиций, ставками, вилками окладов и историей изменений в БП нет. Это функция ЗУП. Поэтому совет «откройте Кадры → Штатное расписание» в Бухгалтерии не сработает: раздела «Кадры» там просто не существует.

Что делать бухгалтеру, у которого кадры ведутся в БП:

• 📁 Перечень должностей — Зарплата и кадры, справочник «Должности». Это список названий, а не штатное расписание: ставок и окладов по позициям в нём нет.
• 👥 Кто где работает — список сотрудников в том же разделе, с отбором по подразделению.
• 📄 Форма Т-3 для проверки или инспекции — составляется вне БП или в ЗУП, если он есть в организации.

Как понять, какая у вас программа: откройте Главное меню → Справка → О программе. В строке конфигурации будет написано «Бухгалтерия предприятия» или «Зарплата и управление персоналом» и номер редакции.

Быстрый способ: поиск по интерфейсу и «Все функции»

Когда пункт меню не находится глазами, есть три обходных пути. Они работают в любой конфигурации на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Строка поиска вверху окна

В заголовке окна программы есть поле поиска. Наберите «штатн» — программа покажет команды, в названии которых есть это слово: сам список, документы, отчёты.

Если в выдаче ничего нет, команды отключены настройкой или правами. Это подсказка: дальше смотрите разделы про настройки и доступ.

Меню «Все функции»

Это полный перечень объектов конфигурации, независимо от того, выведены они на панель или нет.

1. Откройте главное меню — кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу.
2. Выберите Сервис → Параметры и поставьте флажок Отображать команду «Все функции».
3. Снова откройте главное меню и выберите Все функции.
4. В ветке Справочники найдите «Штатное расписание», в ветке Документы — «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».

В Бухгалтерии в этих ветках объекта со штатным расписанием не будет. Это окончательный ответ на вопрос «есть ли оно в моей программе».

Навигационная ссылка

Специалисты открывают формы по ссылке. В главном меню есть команда Перейти по ссылке. Вставьте в неё строку:

e1cib/list/Справочник.ШтатноеРасписание

В ЗУП 3.1 откроется список позиций. Если программа отвечает, что объект не найден, у вас другая конфигурация либо имя объекта в доработанной базе отличается.

💡 Ссылку на любой открытый список можно получить там же, командой Получить ссылку, и переслать коллеге: он откроет ту же форму у себя в один шаг.

Почему штатного расписания не видно: настройки и права

Если вы точно в ЗУП, а пункта нет, причина почти всегда в одном из трёх мест. Проверяйте по порядку.

Настройка ведения штатного расписания

В форме Настройка → Кадровый учет → Настройка штатного расписания собраны флажки, которые меняют вид всего раздела:

Если штатного расписания в базе ещё нет

Бывает, что флажок только что включили, а список пуст. Это нормально: программа не создаёт позиции сама. Заполнить их можно двумя путями.

1. Без истории изменений — в списке Кадры → Штатное расписание нажмите Создать и заполните карточку позиции: подразделение, должность, ставки, график, оклад.
2. С историей изменений — создайте документ утверждения в журнале Кадры → Изменения штатного расписания. В табличной части перечислите все позиции, укажите месяц, с которого расписание действует, и проведите документ.

После этого проверьте, что у работающих сотрудников указаны позиции. Позиция у человека берётся из его кадровых документов: приёма на работу или перевода. Если люди приняты до включения штатного расписания, поле «Позиция» у них пустое, и «Штатная расстановка» покажет все ставки свободными, хотя на них работают. Откройте отчёт, сравните его со списком сотрудников и закройте расхождения кадровыми документами с нужной даты.

Права пользователя

Права на штатное расписание выдаются через профили групп доступа. Типовые профили кадровиков дают просмотр и изменение, профили расчётчиков — в основном просмотр.

Если пользователь видит список, но кнопки «Создать» и «Изменить» недоступны, у него профиль только на чтение. Расширять права точечно — через копию типового профиля, а не правкой поставляемого: поставляемый профиль восстановится при обновлении.

Панель разделов

У каждого пользователя своя настройка панели. Если кадровик случайно убрал раздел «Кадры», у администратора всё будет на месте, а у него — нет. Верните раздел через Главное меню → Вид → Настройка панели разделов под учётной записью этого пользователя.

Как читать штатное расписание: позиции, периоды, история

Найти список — половина дела. Вторая половина — понять, на какую дату вы смотрите.

Из чего состоит позиция

Каждая строка списка — позиция штатного расписания. Это связка «подразделение + должность» с параметрами:

• 🔢 Количество ставок — сколько людей может работать на позиции. Дробные значения (0,5) допустимы.
• ⏱ График работы — по нему считается норма времени.
• 💰 Начисления — оклад и надбавки, при вилке — диапазон.
• 📅 Дата утверждения — с какого момента позиция действует.

Как работает история

При включённой истории каждое изменение — отдельный документ. Утверждение фиксирует начальное состояние, каждое изменение — новое с указанного месяца.

Пример. Позиция «Бухгалтер» утверждена с января на 2 ставки с окладом 60 000 руб. Документом изменения с апреля оклад поднят до 66 000 руб. Тогда:

• на 15 февраля в позиции — 60 000 руб.;
• на 15 мая — 66 000 руб.;
• в журнале изменений видны оба документа, а не перезаписанное значение.

Посмотреть состояние на прошлую дату проще всего отчётом Т-3: в его параметрах задаётся дата, на которую формируется расписание.

Т-3 и штатная расстановка — в чём разница

Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года. Использовать именно её не обязательно, но большинство организаций так и делают: проверяющим она привычна.

Ошибки при работе со штатным расписанием и как их исправить

Ниже — ситуации, с которыми кадровики сталкиваются уже после того, как нашли раздел.

Отдельно о распечатке. Если Т-3 печатается пустой, проверьте дату в параметрах отчёта и организацию. Отчёт строится на указанную дату: позиции, утверждённые позже, в него не попадут.

Частые вопросы о штатном расписании в 1С