Путевые листы в Бухгалтерии 3.0: почему их нет в меню и как вести учёт ГСМ

В типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 на платформе 8.3 отдельного документа «Путевой лист» нет — ни для грузового автомобиля, ни для легкового. Искать его в разделах Склад, Покупки или ОС и НМА бесполезно. Если в вашей базе путевые листы всё-таки есть, они пришли из расширения, внешней обработки или отраслевой конфигурации.

В самой Бухгалтерии учитывают последствия поездок: поступление и списание топлива. Сам путевой лист грузового автомобиля оформляют в 1С:Управление автотранспортом, в доработке или вне 1С, а в бухгалтерию передают итоги за период.

Что есть в типовой Бухгалтерии 3.0 вместо путевого листа

Команды «Путевой лист» в стандартной поставке БП 3.0 нет ни в одном разделе. Под учёт транспорта в программе есть три вещи.

• 🚚 Автомобиль как основное средство. Карточка в ОС и НМА → Основные средства, принятие к учёту, амортизация.
• 🧾 Транспортный налог. Регистрация транспортных средств и расчёт налога находятся в том же разделе ОС и НМА.
• ⛽ Топливо как материал. ГСМ заводят в справочнике номенклатуры, приходуют поступлением и списывают документом Требование-накладная (Склад → Требования-накладные).

Пробег, показания спидометра, остаток топлива в баке, маршрут, отметки о медосмотре и техосмотре — это реквизиты путевого листа. В типовой БП им просто негде храниться.

Путевые листы в 1С:Управление автотранспортом

Полноценный документ «Путевой лист» есть в 1С:Управление автотранспортом (редакции Стандарт и ПРОФ). Там же — справочники автомобилей, водителей, маршрутов и норм расхода топлива.

Что делает документ в УАТ:

1. Выписывается диспетчером перед выездом: машина, водитель, прицеп, задание.
2. Закрывается после возврата: пробег, показания одометра, заправки, остаток топлива.
3. Рассчитывает нормативный расход и сравнивает его с фактическим.
4. Даёт данные для начисления зарплаты водителю и для списания ГСМ.

Журнал путевых листов в УАТ вынесен в раздел, связанный с диспетчерской работой и выпуском машин на линию. Точное название раздела зависит от редакции. Быстрее всего найти журнал строкой поиска (о ней ниже), набрав «путев».

УАТ умеет обмениваться данными с Бухгалтерией предприятия 3.0. Тогда в БП путевые листы не появляются как документы: туда приходят списание топлива, выработка и начисления. Ищите путевой лист в УАТ, а в БП — документы, которые сформировал обмен.

Как найти путевые листы через поиск, «Все функции» и историю

Если путевые листы в базе есть, но вы не знаете, где их искать, интерфейс «Такси» даёт три способа.

Строка поиска в шапке программы

В верхней панели окна есть поле поиска. Наберите «путевой» или просто «путев». Программа покажет команды интерфейса с этим словом и найденные данные. Щелчок по команде открывает список документов.

Если ничего не нашлось, значит, в доступном вам интерфейсе такой команды нет. Это не всегда значит, что документа нет в базе: команда может быть скрыта настройками или правами.

Меню «Все функции»

Этот режим показывает все объекты конфигурации, включая те, что не выведены в разделы.

1. Откройте главное меню (кнопка с тремя полосками слева вверху).
2. Перейдите в Сервис → Параметры.
3. Включите флажок «Отображать команду “Все функции”» и нажмите «Применить».
4. В главном меню появится пункт Все функции. Откройте ветку Документы.
5. Найдите в списке документ с «путев» в названии.

Если документ в «Все функции» есть, а в разделах нет — дело в настройках навигации или правах. Если нет и там, в конфигурации его не существует.

История и избранное

Кнопка «История» в верхней панели хранит последние открытые объекты. Если вы недавно работали с путевым листом, его легко найти там. Список путевых листов, найденный один раз, добавьте в «Избранное» — звёздочкой в заголовке формы.

Почему не видно раздел с путевыми листами: права и настройки

Документ в базе есть, коллега его видит, а у вас его нет. Пройдите проверки по порядку.

Расширение выключено

Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Расширения. Найдите расширение с путевыми листами и проверьте, что оно активно. После включения перезапустите сеанс: команды расширения появляются только при новом входе.

Внешняя обработка не размещена в разделе

Если путевые листы сделаны внешней обработкой, они лежат в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Раздел работает, когда в этом же пункте включён одноимённый флажок.

Откройте карточку обработки и проверьте:

• ✅ публикация — «Используется», а не «Отключена»;
• ✅ команда размещена в нужном разделе программы;
• ✅ вам открыт доступ к команде (быстрый доступ для пользователей).

Не хватает прав

Права раздают в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Посмотрите, в какие группы доступа вы входите и есть ли в профиле группы роль, которая открывает путевые листы. Её добавляет разработчик расширения или обработки, обычно в названии роли есть слово «путевые».

Сами себе права пользователь выдать не может — это делает администратор базы.

Команда скрыта настройкой навигации

Каждый пользователь может убрать команды из панели раздела. Откройте раздел, нажмите шестерёнку «Настройки» в его правом верхнем углу и выберите «Настройка навигации». Перенесите нужную команду из левого списка (доступные) в правый (выбранные).

Как отразить путевой лист грузового автомобиля в Бухгалтерии

Когда путевой лист ведётся вне БП, в бухгалтерию попадают его итоги: сколько топлива куплено и сколько израсходовано. Порядок такой.

1. Настройте номенклатуру ГСМ

Заведите каждый вид топлива отдельной позицией: «Бензин АИ-92», «Дизельное топливо». Единица измерения — литр. Вид номенклатуры — материалы, счёт учёта 10.03 «Топливо».

2. Оприходуйте топливо

Документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) по отчёту поставщика топливных карт. Если водитель заправлялся за наличные, топливо приходуется через авансовый отчёт с чеком АЗС.

3. Посчитайте расход по путевым листам

Сложите расход за месяц по каждой машине. Нормативный расход считают по нормам, утверждённым в организации. Ориентиром служат методические рекомендации Минтранса.

Пример для одного грузовика за месяц:

4. Спишите топливо требованием-накладной

Создайте Склад → Требования-накладные. В табличной части — вид топлива и количество литров. На вкладке счетов затрат укажите счёт, куда относится работа машины:

• 🏭 20.01 — если грузовик обслуживает основное производство;
• 🏢 26 — общехозяйственные нужды;
• 🛒 44 — доставка товаров покупателям в торговле.

Проводка, которую сформирует документ: Дт 20.01 (26, 44) Кт 10.03 на стоимость списанного топлива.

5. Решите, что делать с перерасходом

Правила учёта перерасхода закрепляют в учётной политике. Расход, который компания не может обосновать, рискованно учитывать в налоговых расходах: налоговая проверяет документальное подтверждение и обоснованность затрат. Путевой лист — главный документ, который подтверждает, что машина действительно ездила по делам организации.

Формы путевых листов, которые встречаются в 1С

Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 2013 года они не обязательны: компания может утвердить свою форму. Но в ней должны быть все реквизиты, которые требует приказ Минтранса № 390 (действует с 1 марта 2023 года).

На практике и в отраслевых решениях 1С, и во внешних обработках чаще всего встречаются формы Госкомстата, доработанные под новые реквизиты.

Для грузового автомобиля выбор между 4-С и 4-П зависит от системы оплаты водителя. Если зарплата не зависит от объёма перевозок, чаще берут 4-П.

Обязательные реквизиты по приказу № 390

• 📄 наименование и номер путевого листа;
• 📅 срок действия;
• 🏢 сведения о собственнике или владельце транспортного средства;
• 🚗 сведения о транспортном средстве и водителе;
• 🩺 отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя;
• 🔧 отметки о предрейсовом контроле технического состояния;
• 📍 показания одометра при выезде и возврате, даты и время.

Путевой лист оформляют на день, на рейс или на период до одного месяца, если водитель работает больше суток или в нескольких сменах.

Путевые листы — первичные документы, их хранят не менее пяти лет. Это касается и бумажных, и электронных.

Частые ошибки при учёте путевых листов в 1С

• ❌ Ищут документ в типовой БП месяцами. Его там нет по замыслу разработчиков. Проверьте «Все функции» один раз — и выбирайте способ учёта.
• ❌ Списывают топливо одной суммой на все машины. При проверке не получится сопоставить расход с путевыми листами конкретного автомобиля. Делайте отдельные строки или отдельные документы по машинам.
• ❌ Отключают расширение, чтобы «ускорить» базу. Документы расширения пропадают из интерфейса, и пользователи решают, что данные потеряны.
• ❌ Покупают внешнюю обработку без проверки совместимости. После обновления конфигурации она может перестать открываться. Уточняйте у разработчика, поддерживает ли он актуальные релизы.

Частые вопросы