Справка о заработке для пособий в 1С 8.3: от поиска документа до печати

Справку 182н в 1С 8.3 ищут в списке справок для расчёта пособий: в ЗУП 3.1 это раздел Зарплата, в Бухгалтерии 3.0 — раздел Зарплата и кадры. Вторая дорога — печать из документа увольнения: при увольнении справка выводится прямо из него, и это самый быстрый способ, если сотрудник уходит сегодня.

Название «182н» в актуальных релизах вы уже не увидите. Приказ Минтруда № 182н, которым была утверждена старая форма, с 2023 года не применяется. Справку по-прежнему выдают, но по новой форме, и в программе она называется «Справка о заработке для расчёта пособий» или близко к этому. Если в вашей базе в названии стоит «182н» — база давно не обновлялась, и печатная форма тоже старая.

Справка 182н сегодня: что поменялось и что осталось

Смысл документа не изменился. Это справка о сумме заработка, на который начислялись страховые взносы, за два календарных года до года увольнения и за текущий год. По ней следующий работодатель и Социальный фонд считают больничные и декретные пособия.

Что поменялось с 2023 года:

• 📄 форма другая — старый бланк 182н использовать нельзя;
• 🏛 вместо ФСС теперь СФР (Социальный фонд России, объединённый ПФР и ФСС) — в справке и в реквизитах фигурирует он;
• 🔄 пособия назначает и платит СФР напрямую, поэтому справка нужна прежде всего, чтобы у фонда были данные о заработке у прошлых страхователей.

Что осталось:

• ✅ обязанность выдать справку в день увольнения;
• ✅ выдача по заявлению работника в любой момент работы;
• ✅ те же данные: заработок по годам и количество исключаемых дней.

Что обычно содержит справка:

Почти всё это 1С берёт из карточек организации и сотрудника. Поэтому до создания справки стоит открыть карточку работника и убедиться, что СНИЛС и паспорт заполнены: пустое поле в карточке даст пустую строку в бланке.

Обязанности страхователя по выдаче справки закреплены в законе № 255-ФЗ. Конкретную форму утверждает фонд, и в 1С она приходит с обновлением конфигурации — сами её не рисуете.

Где в 1С 8 найти справку для расчёта пособий

Документ живёт в конфигурациях, где ведётся зарплата: ЗУП 3.1, Бухгалтерия 3.0 (с включённым расчётом зарплаты в самой базе), КОРП-версии и Комплексная автоматизация. Если зарплату у вас считают в ЗУП, а в Бухгалтерии только проводки — справку делайте в ЗУП: в БП не будет начислений по годам.

Если пункта в меню не видно, у раздела могла быть отключена команда. Откройте Сервис и настройки → Настройка навигации (шестерёнка в правом верхнем углу раздела) и перенесите команду из доступных в выбранные. Второй вариант — меню Все функции, ветка «Документы». Оно включается в Сервис и настройки → Параметры флажком «Отображать команду «Все функции»».

Как сформировать справку о заработке: пошагово

Порядок одинаковый для ЗУП и Бухгалтерии, отличается только место, где лежит список.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте список справок для расчёта пособий.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите организацию. Если организация одна, поле заполнится само.
4. Укажите сотрудника. Уволенные в выборе тоже доступны, только их иногда скрывает отбор — снимите его.
5. Поставьте дату справки — обычно день увольнения или день, когда работник подал заявление.

Шаг 2. Проверьте расчётный период

Программа сама подставит годы: текущий и два предыдущих. Для увольнения в 2026 году это 2024, 2025 и 2026 годы. Если сотрудник работал у вас меньше, лишние годы останутся с нулями — это нормально.

Шаг 3. Заполните суммы

Нажмите Заполнить. Программа соберёт заработок по годам из учёта страховых взносов: в справку попадают только выплаты, облагаемые взносами. Материальная помощь в пределах необлагаемого лимита, пособия, компенсации — не попадут, и так и должно быть.

Шаг 4. Проверьте исключаемые дни

Это самая важная часть справки. Сюда идут периоды, когда человек получал пособия или был освобождён от работы с сохранением заработка, на который не начислялись взносы:

• 🤒 больничные;
• 👶 отпуск по беременности и родам;
• 🍼 отпуск по уходу за ребёнком;
• 📌 иные периоды освобождения с сохранением зарплаты без начисления взносов.

Дни программа берёт из документов «Больничный лист», «Отпуск по уходу за ребёнком» и подобных. Если начисления за прошлые годы переносили остатками, без этих документов, дни будут нулевыми — их придётся проставить вручную.

Шаг 5. Подписанты и проведение

Внизу формы — руководитель и главный бухгалтер. Если поля пустые, заполните ответственных лиц в карточке организации (раздел «Подписи» или «Ответственные лица»). Потом нажмите Провести.

Что проверить в справке, прежде чем отдавать её сотруднику

Ошибка в справке бьёт по пособию работника на новом месте. Перед печатью потратьте минуту на сверку.

Для сверки сумм удобен отчёт по страховым взносам: в ЗУП он в Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам, в Бухгалтерии — в Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. Сформируйте его на сотрудника за каждый календарный год и сравните базу с суммой в справке.

Печать справки и сохранение в PDF или Excel

После проведения нажмите Печать в командной панели документа и выберите справку о заработке. Откроется печатная форма на одном-двух листах.

Что с ней можно сделать:

1. Распечатать. Кнопка с принтером в форме печати. Справку подписывают руководитель и главный бухгалтер, ставят печать, если организация её использует.
2. Сохранить в файл. Кнопка с дискетой — Сохранить. Отметьте формат: PDF — чтобы отправить сотруднику, Excel (.xlsx) — если нужно что-то подправить в оформлении.
3. Отправить по почте. Кнопка с конвертом прикладывает файл к письму, если в базе настроена учётная запись почты.

Из документа «Увольнение» путь короче: в нём та же кнопка Печать, а справка о заработке стоит в списке печатных форм рядом с приказом и запиской-расчётом. Программа сама создаёт или берёт данные по увольняемому сотруднику.

Справка с прошлого места работы: как ввести её в 1С

Обратная задача: новый сотрудник принёс справку от прежнего работодателя. Данные из неё нужны, чтобы считать больничные с учётом прошлого заработка.

В ЗУП 3.1 для этого есть отдельный документ: справка о заработке с другого места работы. Её создают из того же списка справок или из карточки сотрудника. Порядок такой:

1. Создайте документ и укажите сотрудника.
2. Введите наименование и ИНН прежнего работодателя.
3. Перенесите суммы заработка по годам и количество исключаемых дней строго из бумаги.
4. Проведите документ.

При следующем больничном программа учтёт эти суммы в расчёте среднего заработка. Справок может быть несколько — по одной от каждого работодателя за расчётный период.

Если справки нет, сотрудник может запросить сведения о заработке через СФР. Пособие от этого не теряется: фонд видит данные по взносам из отчётности всех работодателей.

Справка по заявлению, совместителям и при нескольких организациях

Справку делают не только при увольнении. Работающий сотрудник может попросить её в любой момент, например чтобы оформить пособие у второго работодателя или проверить, какой заработок у вас учтён.

Сроки выдачи

• 📝 по заявлению работающего сотрудника — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления;
• 🚪 при увольнении — в последний рабочий день, вместе с трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности;
• 📮 если уволенный не пришёл за справкой — отправьте её почтой по его письменному заявлению.

Документ в 1С тот же самый. Разница только в дате: для работающего сотрудника текущий год заполняется по дату справки, а не по дату увольнения.

Совместители

Внешний совместитель получает справку только по своей должности у вас. Внутреннее совместительство в одной организации программа сводит в одну справку: заработок общий, потому что страхователь один.

Если в базе у сотрудника несколько физических лиц-дублей, справка соберёт заработок только по одному из них. Сначала объедините дубли, потом формируйте документ.

Несколько организаций в одной базе

Каждая организация — отдельный страхователь, и справку выписывают от каждой отдельно. При создании документа выберите нужную организацию: суммы подтянутся только по ней.

Обособленное подразделение, которое само начисляет зарплату и сдаёт отчётность, тоже может выдавать справку. В шапке документа тогда указывают подразделение, а реквизиты страхователя берутся из его карточки.

Почему справка заполняется неправильно

Большинство проблем связаны не с самим документом, а с тем, как в базе вели учёт за прошлые годы.

Если справку нужно исправить после выдачи

Откройте исходный документ, поправьте данные, проведите заново и распечатайте новую справку. Старую попросите вернуть или сообщите работнику, что выдана исправленная. Новый документ не создавайте: второй экземпляр на ту же дату запутает историю.

Частые вопросы