Сведения о стаже в 1С: старая форма СЗВ-СТАЖ и её замена ЕФС-1

Отчёт о стаже в 1С 8.3 открывают через сервис отчётности: в ЗУП 3.1 это Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в Бухгалтерии 3.0 — Отчеты → 1С-Отчетность (в старых релизах Отчеты → Регламентированные отчеты). Дальше кнопка Создать и поиск по слову «стаж» или «ЕФС».

Частое заблуждение — искать в списке новую форму СЗВ-СТАЖ за текущий год. Её нет: с 1 января 2023 года СЗВ-СТАЖ заменена подразделом 1.2 формы ЕФС-1, а получатель сменился с ПФР на Социальный фонд (СФР). Поэтому, если вы ищете СЗВ-СТАЖ в 1С 8.3 ЗУП и не находите её, это нормально: годовые сведения о стаже теперь сдают в составе ЕФС-1. Старая форма в программе нужна для периодов до 2023 года — посмотреть, что уже сдано, или поднять архив.

Где найти СЗВ-СТАЖ и ЕФС-1 в 1С:ЗУП 3.1

В Зарплате и управлении персоналом сведения о стаже — это документ, а не отчёт-таблица. Его создают из списка регламентированной отчётности.

Через 1С-Отчетность

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите Создать.
3. В строке поиска окна выбора наберите «ЕФС» или «стаж».
4. Выберите форму сведений о страховом стаже (подраздел 1.2 ЕФС-1).
5. Укажите организацию и отчётный год, нажмите Создать.

Документ откроется пустым или с шапкой. Список сотрудников заполняется кнопкой Заполнить.

Где лежат ранее созданные документы

Все созданные пачки остаются в том же журнале 1С-Отчетность. Удобно поставить отбор по виду отчёта и году: так видно, что отправлено, что в черновиках, а что ушло с ошибкой.

СЗВ-СТАЖ за 2022 год и ранее хранится там же, если ваша база жила в ЗУП в те годы. Открыть старую пачку можно в любой момент, она не удаляется после перехода на ЕФС-1.

Как найти сведения о стаже в Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 сведения о стаже формируются, только если в базе ведётся учёт зарплаты и кадров средствами самой Бухгалтерии. Если зарплату считают в отдельной ЗУП, а в БП приходят только проводки, — формируйте отчёт в ЗУП: там есть кадровая история, а в Бухгалтерии её нет.

Логика в БП та же: Создать, поиск по названию, выбор организации и года. Заполнение берёт данные из кадровых документов Бухгалтерии: приём, увольнение, отпуска, больничные.

Что подготовить до заполнения отчёта о стаже

Отчёт собирает то, что уже есть в базе. Ошибки в кадровых данных переедут в сведения один в один. Перед формированием проверьте три вещи.

Данные сотрудников. У каждого должен быть СНИЛС, ФИО совпадать с документом, удостоверяющим личность. Без СНИЛС сотрудник попадёт в пачку, но проверка СФР отклонит его запись.

Кадровые события за год. Приём, переводы, увольнения должны быть проведены, а не висеть в черновиках. Непроведённый приказ об увольнении — это открытый период работы до 31 декабря вместо реальной даты.

Отсутствия. Отпуска без сохранения, больничные, отпуска по уходу за ребёнком, учебные отпуска — всё оформлено документами. Ручная пометка в табеле в сведения о стаже не попадёт.

Как 1С заполняет периоды и коды стажа

После нажатия Заполнить программа разбивает год каждого сотрудника на периоды. Граница периода — любое событие, которое меняет учёт стажа: приём, увольнение, начало и конец отсутствия, смена условий труда.

Коды периодов, которые встречаются чаще всего

Код ставится в колонке дополнительных сведений периода. Основные, которые подставляются из документов:

• 🤒 ВРНЕТРУД — временная нетрудоспособность (больничный);
• 💼 НЕОПЛ — отпуск без сохранения заработной платы;
• 👶 ДЕТИ — отпуск по уходу за ребёнком до полутора лет;
• 👶 ДЛДЕТИ — отпуск по уходу за ребёнком от полутора до трёх лет;
• 📚 УЧОТПУСК — учебный отпуск;
• 🎓 КВАЛИФ — повышение квалификации с отрывом от работы;
• 🩸 ДОНОР — дни сдачи крови и дни отдыха после неё.

Обычный отпуск отдельного кода не получает: это рабочий период, он идёт в общий стаж без пометок.

Пример разбивки

Сотрудник работал весь год, в апреле болел с 10 по 16 число, в августе взял 5 дней без оплаты с 4 по 8. В сведениях будет пять строк:

Если строк меньше, чем отсутствий, документ отсутствия, скорее всего, не проведён или оформлен видом, который 1С не связывает с кодом стажа.

Свои виды отпусков

Если в базе заведён собственный вид отпуска (например, дополнительный за ненормированный день), откройте его карточку и проверьте, как он влияет на стаж. Для оплачиваемых дополнительных отпусков код не нужен. Для неоплачиваемых — нужен, иначе период уйдёт в СФР как рабочий.

Исполнители по договорам ГПХ

Для подрядчиков период берётся из дат договора, а не из кадровых приказов. Если договор заключён на март–май, в сведениях будет одна строка с 1 марта по 31 мая. Поэтому сверьте даты начала и окончания в карточке договора с самим договором и актами: ошибка в дате переедет в стаж исполнителя.

Особые условия труда, Север и досрочная пенсия

Самая трудоёмкая часть сведений о стаже — сотрудники с правом на досрочную пенсию. Для них в каждом периоде указываются код особых условий труда и код позиции списка, а для отдельных работ — код выслуги лет.

Где это настраивается в ЗУП 3.1:

1. Откройте позицию штатного расписания или должность сотрудника.
2. Найдите раздел с условиями труда и реквизиты для пенсионного учёта.
3. Укажите код особых условий и позицию списка по результатам спецоценки и списков производств.
4. Сохраните. Новые сведения подхватят коды при следующем заполнении.

Территориальные условия (районы Крайнего Севера, местности, приравненные к ним) задаются через территорию выполнения работ или подразделение. Если сотрудник часть года работал на Севере, а часть — в обычной местности, в сведениях будет два периода с разными территориальными кодами.

Сведения в связи с назначением пенсии

Если сотрудник выходит на пенсию в середине года, сведения о его стаже подают отдельно, не дожидаясь годового отчёта. Срок короткий — несколько дней с даты обращения сотрудника, поэтому заявление лучше передавать в бухгалтерию сразу. В 1С создаётся отдельный документ того же вида на одного человека с соответствующим типом сведений; период — с 1 января до даты, указанной в заявлении.

Проверка и отправка сведений о стаже в СФР

Перед отправкой отчёт проверяют дважды: встроенной проверкой 1С и онлайн-проверкой форматом СФР.

Проверка в программе

1. В открытом документе нажмите Проверить.
2. Если есть ошибки, 1С покажет список с переходом к проблемной строке.
3. Исправьте данные в карточке сотрудника или в кадровом документе, а не в самом отчёте.
4. Нажмите Заполнить заново — исправление подтянется.

Правка руками внутри отчёта допустима, но при следующем перезаполнении она исчезнет. Если всё же правите вручную, перезаполнять пачку потом нельзя.

Отправка

При подключённом сервисе 1С-Отчетность отчёт уходит кнопкой Отправить прямо из документа. Статус ответа СФР виден в журнале отчётности.

Без сервиса используйте выгрузку: команда Выгрузить сохраняет XML-файл. Его подписывают и отправляют через программу оператора ЭДО или личный кабинет страхователя на сайте СФР.

Сроки и ответственность

• 📅 Годовые сведения о стаже в составе ЕФС-1 сдают не позднее 25 января года, следующего за отчётным. Старая СЗВ-СТАЖ сдавалась до 1 марта — путать сроки нельзя.
• 💰 За непредставление или недостоверные сведения — 500 ₽ за каждое застрахованное лицо.
• 🖥️ Если застрахованных лиц больше 10, сдавать только в электронном виде; бумага при таком составе — отдельный штраф.

Ошибки при формировании и как их исправить

Ниже — то, что реально встречается при заполнении сведений о стаже в ЗУП и Бухгалтерии, с проверкой для каждого случая.

Ещё одна типичная ловушка — сдавать за 2023 год и позже форму СЗВ-СТАЖ, найденную в старом журнале. Скопированная пачка уйдёт в устаревшем формате, и СФР её не примет. Для текущих периодов создавайте новый документ ЕФС-1.

Частые вопросы