Где искать акт сверки расчетов в 1С:Бухгалтерии 8.3 и как его заполнить

Акт сверки в 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия 3.0) лежит в двух местах: Продажи → Расчеты с клиентами → Акты сверки расчетов и Покупки → Расчеты с поставщиками → Акты сверки расчетов. Оба пункта открывают один и тот же список документов. Нажмите Создать, выберите контрагента и период, затем Заполнить — программа соберёт обороты и сальдо по счетам расчётов.

Если раздела не видно, найти акт сверки поможет строка поиска в шапке программы: наберите «акт сверки», и 1С покажет команду. Дальше — как заполнить документ, разбить его по договорам, распечатать, разобрать расхождения и отправить контрагенту.

Где найти акт сверки в 1С 8.3: все способы открыть список

Документ один, входов в него несколько. Выбирайте тот, что ближе к вашей работе.

💡 Список актов общий. Акт, созданный из раздела «Покупки», виден и из «Продаж». Отбор по контрагенту в шапке списка быстро покажет все прошлые сверки с ним.

Если команды «Все функции» нет в главном меню, её включают в параметрах: Главное меню → Сервис → Параметры → флажок «Отображать команду “Все функции”».

Что проверить до формирования акта

Акт сверки ничего не считает сам. Он берёт то, что уже проведено по бухгалтерскому учёту. Поэтому пять минут подготовки избавят от переделки.

• 📄 Документы проведены. Непроведённая реализация или поступление в акт не попадут.
• 👥 Нет дублей контрагента. Если одного поставщика завели дважды, часть оборотов «уедет» во вторую карточку.
• 🏢 Выбрана правильная организация. В базе с несколькими юрлицами акт строится по одной.
• ✍️ Заполнены подписанты. Руководитель и главный бухгалтер берутся из ответственных лиц организации: Главное → Организации → карточка → «Подписи».
• 📅 Период согласован с контрагентом. Обычно это квартал, полугодие или год.

Дубли ищут обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе Администрирование → Обслуживание. Перед объединением карточек сделайте резервную копию базы — операция заменяет ссылки во всех документах, и откатить её штатно нельзя.

Заполнение акта сверки: контрагент, договор, период, счета

Создайте новый документ кнопкой Создать в списке. Шапка короткая.

1. Организация — подставится основная, при необходимости поменяйте.
2. Контрагент — с кем сверяетесь.
3. Договор — оставьте пустым, если нужны все договоры сразу. Укажите, если сверка по одному.
4. Период — даты «с» и «по».
5. Нажмите Заполнить и выберите заполнение по данным бухгалтерского учёта.

Табличная часть на вкладке «По данным организации» заполнится документами: дата, название, сумма в дебет и кредит. Внизу — начальное и конечное сальдо.

Какие счета попадают в акт

На вкладке «Дополнительно» есть список счетов учёта расчётов. По умолчанию там счета расчётов с поставщиками и покупателями (60, 62) и с прочими дебиторами и кредиторами (76).

Если с контрагентом есть другие расчёты, их счёт нужно добавить в список вручную. Типичные случаи:

• 💰 займы выданные или полученные — 58.03, 66, 67;
• 🧾 претензии и штрафы — 76.02;
• 🔁 агентские расчёты — субсчета 76.

После правки списка нажмите Заполнить ещё раз. Иначе таблица останется старой.

Подписанты и вид документа

На той же вкладке укажите представителя контрагента — его ФИО попадёт в блок подписей. Здесь же флажок разбивки по договорам (о нём ниже) и настройка вывода счетов-фактур в печатной форме.

Печать и отправка акта контрагенту

Печатная форма открывается кнопкой Печать → Акт сверки в документе. Перед печатью проверьте три вещи:

• даты периода в заголовке;
• реквизиты обеих сторон;
• сальдо на начало совпадает с конечным сальдо прошлого подписанного акта.

Из окна печатной формы акт можно:

• 🖨 распечатать на бумаге;
• 💾 сохранить в файл кнопкой с дискетой — PDF, Excel (xlsx), Word (docx);
• ✉️ отправить по электронной почте кнопкой с конвертом, если в программе настроена учётная запись почты.

Бумажный акт печатают в двух экземплярах: оба подписывает ваша сторона, один возвращается обратно с подписью контрагента. Если он вписал свои цифры от руки, их сверяют построчно.

Когда контрагент вернёт свой экземпляр, перенесите его данные на вкладку «По данным контрагента». Быстрый приём: заполнить вкладку по данным организации, а потом поправить только строки с расхождениями.

Если стороны согласны, отметьте в документе флажок «Сверка согласована». После этого документ закрыт от случайной правки — изменить его можно, только сняв флажок.

Сальдо акта сверки и расшифровка сумм

Конечное сальдо читается так: сумма в колонке дебета — долг контрагента перед вами, в колонке кредита — ваш долг перед ним. В печатной форме под таблицей это написано словами: «задолженность в пользу …».

Пример

С поставщиком за квартал:

Проверка: 40 000 + 85 000 − 100 000 = 25 000 по кредиту. Это ваш долг поставщику на конец квартала. Пересчитывайте итог так же руками, когда акт вызывает сомнения: если программа выводит другую цифру, в выборку попал лишний документ или выпал нужный.

Мини-кейс: расхождение на 12 000

Поставщик прислал свой экземпляр, у него конечное сальдо 37 000 в его пользу, у вас — 25 000. Разница 12 000.

1. Ищите в акте контрагента документ на 12 000 или пару документов, дающих в сумме 12 000.
2. Нашли поступление на 12 000 от 30-го числа — у вас его нет. Значит, накладная пришла позже и введена следующим периодом.
3. Проверьте дату документа в базе. Если товар фактически получен в отчётном квартале, дату нужно исправить по первичке, а не по дню ввода.

После исправления нажмите Заполнить заново: сальдо станет 37 000, и стороны сойдутся.

Обратная ситуация — у вас сумма есть, у контрагента нет. Тогда в сопроводительном письме укажите номер и дату документа и попросите контрагента проверить его учёт. Приложите копию первички — это ускорит ответ.

Откуда расшифровать сумму

Если итог акта не совпадает с ожиданиями, откройте стандартные отчёты в разделе Отчеты:

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счету — счёт 60 или 62, отбор по контрагенту. Покажет обороты в разрезе договоров.
2. Карточка счета — тот же счёт с отбором по контрагенту. Видно каждый документ и проводку.
3. Анализ субконто — по контрагенту сразу по всем счетам. Удобно, когда суммы разбросаны по 60, 62 и 76.

Цифры в акте и в оборотно-сальдовой ведомости по тем же счетам за тот же период должны совпасть до копейки. Если не совпали — счёт отсутствует в списке на вкладке «Дополнительно».

Несколько договоров, организаций и валютные расчёты

Несколько договоров. Оставьте поле «Договор» пустым и включите разбивку по договорам на вкладке «Дополнительно». В печатной форме каждый договор получит свой блок с отдельным сальдо. Без флажка строки всех договоров идут одним списком.

Сверка по одному договору. Нужна, когда контрагент ведёт учёт по договорам раздельно и просит акт по конкретному. Укажите договор в шапке — остальные не попадут.

Несколько организаций. Один акт — одна организация. Если с контрагентом работают два ваших юрлица, создайте два документа. Сводного акта по группе компаний программа не строит.

Валютный договор. Сверку по такому договору делайте отдельным актом с указанием договора. Так суммы не смешаются с рублёвыми расчётами, а курсовые разницы будут видны отдельными строками.

Почему акт сверки пустой или не сходится

Исправлять документы прошлого периода после сдачи отчётности можно только по согласованию с главным бухгалтером — правка меняет закрытые обороты и может потребовать уточнённых деклараций.

Выгрузка акта сверки и сверка через ЭДО

Ручная рассылка акта по почте работает, пока контрагентов десяток. Дальше выручают два приёма.

Сохранение в файл. Печатная форма сохраняется в PDF для отправки и в Excel для обработки. Excel удобен, когда контрагент присылает свою таблицу: строки сравниваются формулой или фильтром по сумме.

Электронный документооборот. Если в базе подключён обмен электронными документами, акт сверки можно отправить контрагенту через ЭДО прямо из документа. Подпись — электронная, бумажный экземпляр не нужен. Контрагент видит ваши данные и отвечает со своей стороны.

Когда сверку делают раз в квартал со всеми поставщиками, удобно завести порядок:

• 📆 конечная дата периода — последний день квартала;
• 📌 акты создаются сразу после закрытия месяца;
• ✅ флажок «Сверка согласована» ставят только после получения подписанного экземпляра.

Тогда по списку актов с отбором по флажку видно, кто ещё не ответил.

Частые вопросы