Где в 1С 8.3 Бухгалтерия посмотреть остаток отпуска сотрудника и как его проверить

Готового отчёта «Остатки отпусков» в 1С 8.3 Бухгалтерия нет — и это не настройка, которую вы пропустили. Чтобы посмотреть остаток отпуска сотрудника, в Бухгалтерии складывают две цифры руками: сколько дней заработано с даты приёма и сколько уже отгуляно по документам «Отпуск». Где взять вторую цифру: Зарплата и кадры → Зарплата → Отпуска (или Все начисления с отбором по виду документа).

Так что искать остатки отпуска в 1С 8.3 Бухгалтерия как отдельный отчёт бессмысленно — его там не было ни в одном релизе. Зато есть четыре рабочих обходных пути: журнал отпусков по сотруднику, универсальный отчёт с выгрузкой в Excel, кадровый отчёт с датами приёма и расшифровка резерва на счёте 96.01.

Ниже — все способы с точными путями меню, формула заработанных дней с примером в числах, проводки по отпуску и резерву и разбор ошибок, из-за которых остаток «пляшет» на 3–5 дней.

Почему в 1С Бухгалтерии нет отчёта по остаткам отпуска

В Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок урезан осознанно: он рассчитан на простые случаи и численность до 60 человек. Из него убрали всё, на чём держится учёт отпусков в ЗУП:

• 📋 нет графика отпусков (форма Т-7);
• 🗂 нет документа «Ввод остатков отпусков» — значит, дни с прежней программы перенести некуда;
• 📊 нет регистра накопления, который хранил бы заработанные и использованные дни;
• 🧾 нет видов отпусков с правилами накопления (дополнительные, за вредность, ненормированный день);
• 📑 нет кадрового отчёта «Остатки отпусков» и справки о неиспользованных днях.

Документ «Отпуск» в Бухгалтерии — это только начисление отпускных за период «с… по…». Он не ведёт счётчик дней и не умеет предупредить, что сотрудник просит 14 дней при остатке 6.

Где отчёт по остаткам отпусков есть «из коробки»:

Способ 1: где посмотреть остаток отпуска в 1С 8.3 Бухгалтерия по журналу документов

Базовый путь, с которого стоит начинать.

1. Откройте Зарплата и кадры → Зарплата → Отпуска. Если такой ссылки в разделе нет (зависит от релиза и настроек интерфейса) — зайдите в Все начисления и в колонке Вид документа поставьте отбор «Отпуск».
2. Нажмите Ещё → Настроить список → закладка Отбор → добавьте поле Сотрудник и выберите нужного человека.
3. В списке останутся только его отпуска. Колонки Отпуск с и Отпуск по дают период каждого отпуска.
4. Посчитайте дни по каждой строке: дата окончания − дата начала + 1. Отпуск с 06.07 по 19.07 — это 14 календарных дней, а не 13.
5. Сложите дни по всем документам за весь период работы — получите использованные дни.

Чего журнал не покажет: отпуска, проведённые до перехода на эту базу, отпуска без сохранения зарплаты (они оформляются приказом и в начислениях не видны) и дни, отгулянные в прежней программе. Эти цифры придётся брать из приказов или записки-расчёта.

Способ 2: как в 1С Бухгалтерия посмотреть остатки отпуска по всем сотрудникам

Когда нужен не один человек, а весь штат, помогает универсальный отчёт. Он читает данные прямо из документов, никаких доработок не требует.

Настройку отчёта сохраните: Ещё → Сохранить вариант отчёта с именем «Использованные дни отпуска». В следующий раз останется поменять период.

Способ 3: кадровый отчёт с датами приёма

Без даты приёма остаток не посчитать, а в Бухгалтерии она спрятана в двух местах.

• 👤 Карточка сотрудника: Зарплата и кадры → Сотрудники → сотрудник → ссылка Приёмы, переводы, увольнения. Здесь же видно, был ли перевод и не менялась ли ставка.
• 📄 Отчёт: Зарплата и кадры → Кадровые отчёты → Кадровые данные сотрудников. В настройках добавьте поля Дата приёма, Должность, Подразделение — получите список по всему штату на одну дату.

Если сотрудник принят до начала учёта в этой базе, дата приёма в карточке может совпадать с датой начала учёта. Тогда берите фактическую дату из трудового договора, иначе заработанные дни занизятся на годы.

Как считать заработанные дни: формула и округление

За каждый полный месяц работы сотрудник зарабатывает 28 / 12 = 2,33 календарных дня отпуска. Для отпуска 28 дней это базовая величина.

Порядок расчёта остатка:

1. Считаем стаж полными рабочими месяцами от даты приёма — не календарными, а «от числа до числа».
2. Остаток дней месяца: 15 дней и больше — округляем до полного месяца, меньше 15 — отбрасываем (п. 35 Правил № 169).
3. Умножаем полные месяцы на 2,33 (или на длительность отпуска / 12, если отпуск удлинённый).
4. Вычитаем использованные дни из журнала отпусков.

Пример. Сотрудник принят 12.03.2025, считаем остаток на 06.10.2026, отпуск 28 дней, отгулял 28 дней в июле 2026.

• полные рабочие месяцы: с 12.03.2025 по 11.09.2026 — это 18 месяцев;
• хвост с 12.09 по 06.10 — 25 дней, больше половины месяца, округляем до 19 месяцев;
• заработано: 19 × 2,33 = 44,27 дня;
• использовано: 28 дней;
• остаток: 44,27 − 28 = 16,27 дня (в приказ пойдёт 16, при увольнении компенсируются все 16,27).

Шпаргалка по заработанным дням при отпуске 28 дней:

Из стажа для отпуска исключаются (ст. 121 ТК РФ): отпуск за свой счёт свыше 14 календарных дней за рабочий год, отпуск по уходу за ребёнком, периоды отсутствия без уважительных причин. Эти дни сдвигают окончание рабочего года — Бухгалтерия 3.0 такой сдвиг не отслеживает вообще, следите сами.

Округлять дробный остаток до целого закон не обязывает. Если округляете — только в пользу работника: 16,27 → 17, а не 16.

Проводки по отпуску и резерву: что покажет 1С Бухгалтерия

Остаток в днях программа не ведёт, но деньги по отпускам видны в проводках. По ним удобно перепроверять, не пропущен ли отпуск.

Сальдо по счёту 96.01 в оборотно-сальдовой ведомости (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — это денежная оценка тех же неиспользованных дней. Если резерв большой, а отпусков в журнале почти нет, остатки точно накопились.

Малые предприятия, которые ведут упрощённый бухучёт, резерв могут не создавать (ПБУ 8/2010) — тогда счёт 96.01 будет пустым, и этот способ проверки не сработает.

Типичные ошибки при подсчёте остатков отпуска

• ❌ Считают дни как «дата по минус дата с» — забывают прибавить 1. На каждом отпуске теряется день, за три года набегает 3–4 дня лишней компенсации.
• ❌ Берут календарные месяцы вместо рабочих. Стаж для отпуска считается от даты приёма «от числа до числа», а не с 1-го числа месяца.
• ❌ Не исключают отпуск за свой счёт свыше 14 дней. Рабочий год сдвигается, заработанные дни завышаются.
• ❌ Считают нерабочие праздники внутри отпуска. Праздничные дни по ст. 112 ТК РФ в число дней отпуска не входят и остаток не уменьшают, хотя отпуск удлиняют. В документе «Отпуск» это видно только по разнице периода и количества оплаченных дней.
• ❌ Суммируют непроведённые документы. Черновик «Отпуска» выглядит в журнале так же, как проведённый. Отбор Проведён = Да обязателен.
• ❌ Забывают про отпуска до перехода на эту базу. Остатки не переносились — значит, в 1С их нет, и считать надо от бумажных приказов.
• ❌ Доверяют дате приёма из карточки. При переносе базы она часто равна дате начала учёта, а не фактической дате трудового договора.
• ❌ Округляют дробные дни в меньшую сторону. Округление допустимо только в пользу работника, иначе это недоплата компенсации.
• ❌ Ведут остатки в Excel без сверки с 1С. Любой отпуск, оформленный без документа «Отпуск», выпадает из обеих систем сразу.

Что делать, если остатки отпусков нужны регулярно

Ручной подсчёт терпим при штате до 10–15 человек и нескольких отпусках в год. Дальше дешевле поменять инструмент.

ЗУП 3.1. Отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков показывает по каждому сотруднику: право на отпуск, использовано, остаток, и всё это по рабочим годам. Накопленные дни вносятся документом Ввод остатков отпусков, график отпусков контролирует исполнение. Синхронизация с Бухгалтерией (Администрирование → Синхронизация данных) передаёт в неё готовые проводки по зарплате. Ориентировочно лицензия ЗУП ПРОФ — около 30 000 ₽, базовая версия — примерно 7 000 ₽, при штате от 20 человек это окупается за первый же квартал кадровика.

ERP 2 или КА 2. Если уже стоят — зарплатный блок там полноценный, отчёт лежит в Зарплата → Кадровые отчёты → Остатки отпусков. Отдельно ничего покупать не нужно.

Внешний отчёт для Бухгалтерии. Остатки считает обработка, которую подключают через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Решает задачу, но любые дни «из прошлой жизни» всё равно вводятся руками — хранить их в типовой Бухгалтерии негде.

Таблица-реестр. Минимально рабочий вариант: по каждому сотруднику дата приёма, заработано на 1 января, использовано по месяцам, остаток. Сверять с журналом Отпуска раз в квартал и обязательно перед инвентаризацией резерва на 31 декабря.

Частые вопросы