Акт сверки взаиморасчётов в 1С: где создать и как заполнить

Акт сверки в 1С — это не отчёт, а документ. Поэтому в разделе «Отчёты» его искать бесполезно: лежит он среди документов расчётов с контрагентами. В 1С:Бухгалтерии 3.0 открыть журнал можно двумя путями — Покупки → Акты сверки расчётов или Продажи → Акты сверки расчётов. Это один и тот же список, просто два входа в него.

Документ показывает задолженность по вашим данным и рядом — те же суммы по данным контрагента, которые вы вводите вручную. Если сальдо на конец периода у обеих сторон совпало, расчёты сошлись. Если нет — 1С подсветит строки, где суммы разошлись.

Ниже — где найти документ, как заполнить обе колонки за пару кликов, что вынести в печатную форму и что делать, когда акта в меню нет.

Точный путь к документу в меню

В 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси») журнал «Акты сверки расчётов» входит в группу команд «Расчёты с контрагентами». Она есть сразу в двух разделах:

• Покупки → Расчёты с контрагентами → Акты сверки расчётов;
• Продажи → Расчёты с контрагентами → Акты сверки расчётов.

Открывается один общий журнал. Через поставщика или покупателя вы заходите в него только для удобства — вид документа от этого не меняется.

В 1С:Управлении торговлей 11 и ERP документ живёт в разделе Продажи → Акты сверки взаиморасчётов (а также в Закупки). Названия пунктов там близкие, но порядок полей отличается — дальше разберём заполнение на примере 1С:Бухгалтерии, как самой массовой конфигурации.

Как создать акт и заполнить обе стороны

1. В журнале нажмите Создать.
2. Заполните шапку: Организация, Контрагент, при необходимости — конкретный Договор. Если договор оставить пустым, сверка пойдёт по всем договорам контрагента сразу.
3. Задайте Период — даты «с» и «по». Сальдо посчитается на начало и на конец этого интервала.
4. Перейдите на закладку «По данным организации» и нажмите Заполнить. 1С подтянет все документы расчётов за период: оплаты, реализации, поступления, зачёты.
5. Откройте закладку «По данным контрагента». Здесь удобнее всего нажать Заполнить по данным организации — программа скопирует строки с противоположным знаком. Останется поправить те позиции, которые у контрагента отражены иначе.

Логика простая: на закладке организации — как видите расчёты вы, на закладке контрагента — как их прислал партнёр. Расхождение между этими двумя закладками и есть предмет сверки.

Пока вы не поставили флажок «Сверка согласована», документ можно перезаполнять сколько угодно — данные не зафиксированы и подтягиваются из учёта заново.

Когда обе стороны согласовали суммы, установите флажок «Сверка согласована» на форме. После этого документ перестаёт автоматически обновляться и фиксирует данные на дату согласования — это защищает цифры от случайного пересчёта при проведении новых документов задним числом.

Выбор счетов учёта и периода сверки

По умолчанию 1С берёт в сверку стандартный набор счетов расчётов. Управлять им можно на закладке «Счета учёта расчётов»: там перечислены счета, обороты по которым попадут в акт.

Типовой набор для сверки с контрагентом:

• 🧾 60.01 и 60.02 — расчёты с поставщиками и выданные авансы;
• 🧾 62.01 и 62.02 — расчёты с покупателями и полученные авансы;
• 🧾 76.05, 76.09 — прочие расчёты с дебиторами и кредиторами;
• 🧾 66, 67 — расчёты по займам и кредитам (если такие отношения есть).

Если вы сверяете только отгрузки покупателю, лишние счёта (например, займы) из списка лучше убрать — иначе в акт попадут обороты, которых партнёр у себя не видит, и появится мнимое расхождение.

С периодом есть одна тонкость. Сальдо на начало берётся по состоянию на 00:00 даты «с», сальдо на конец — на 23:59 даты «по». Если сверяете за квартал, ставьте первый и последний день квартала. Чтобы начальное сальдо вашего акта совпало с конечным сальдо предыдущего, периоды должны стыковаться встык, без пропуска дней.

Настройка печатной формы и вывод на бумагу

Печатная форма вызывается кнопкой Акт сверки в верхней командной панели документа. Перед печатью загляните на закладку «Дополнительно» — там собраны настройки вывода:

• Представители сторон. Укажите должности и ФИО тех, кто подпишет акт с вашей стороны и со стороны контрагента. Эти данные встанут в подвал печатной формы под подписи.
• Разбить по договорам. Флажок, который группирует обороты по каждому договору отдельно. Полезно, когда с контрагентом несколько договоров и важно видеть сальдо по каждому.
• Выводить полные названия документов. Включите, если контрагенту нужны не просто «Реализация №…», а развёрнутые наименования — так легче сопоставить строки.

Готовую форму из окна предпросмотра можно:

• отправить на принтер кнопкой Печать;
• сохранить в файл — через Ещё → Сохранить, выбрав формат Excel (.xlsx), PDF или Word;
• отправить по почте прямо из 1С, если настроена учётная запись электронной почты.

Если с контрагентом настроен электронный документооборот (например, через 1С-ЭДО), акт сверки можно отправить не файлом, а как электронный документ прямо из формы — кнопкой ЭДО → Отправить. Контрагент видит документ у себя, подтверждает согласование или присылает свой вариант с правками. Это удобно при регулярной сверке: не нужно печатать, подписывать и сканировать бумагу. Юридически электронный акт, подписанный сторонами, равнозначен бумажному.

Как читать колонки и найти расхождение

Печатная форма акта — это таблица из двух половин. Слева обороты и даты по данным вашей организации, справа — по данным контрагента. Строки идут в хронологическом порядке: отгрузки увеличивают долг покупателя, оплаты его гасят.

Разбирайтесь так:

1. Сначала сверьте начальное сальдо. Если оно разошлось уже на старте, причина в более раннем периоде — расхождение накопилось раньше, и текущую сверку надо начинать с него.
2. Затем идите по строкам сверху вниз и ищите, где ваша сторона и сторона контрагента разошлись в сумме или в количестве документов.
3. Сверьте конечное сальдо. Именно эта строка — итог акта. Совпало — расчёты верны.

Разберём на цифрах. Вы отгрузили покупателю товар на 120 000 ₽ и получили оплату 100 000 ₽. По вашим данным на конец периода покупатель должен 20 000 ₽. Контрагент же показывает оплату 118 000 ₽: он провёл ещё 18 000 ₽ по платёжке, которую вы на дату акта не разнесли. В акте это видно сразу — строки оплат по двум сторонам разошлись, и конечное сальдо у вас 20 000 ₽, а у него 2 000 ₽. Причина — не ошибка расчётов, а невыверенная банковская выписка: разнесёте платёж, и сальдо сойдётся.

Чаще всего расхождение — это именно разная дата проведения одного и того же документа, а не реальный спор о сумме. Поэтому сначала выравнивают учёт по датам и только потом обсуждают остаток с контрагентом.

Частые причины расхождений:

• документ проведён у одной стороны и не проведён у другой (разные отчётные даты);
• оплата зачтена по другому договору или по другому документу-основанию;
• одна сторона учла аванс, вторая уже закрыла его реализацией;
• суммовые разницы по договорам в валюте или в условных единицах.

Если нужно докопаться до конкретного документа, не выходя из акта, двойным щелчком по строке на закладке «По данным организации» открывается сам первичный документ.

Если документа нет в меню

Пункт «Акты сверки расчётов» пропал или его не видно — почти всегда дело не в том, что документ отсутствует, а в настройках интерфейса. Разберём по симптомам.

Ещё одна ситуация: документ виден, но при создании пустой и Заполнить недоступна. Так бывает, когда по выбранному контрагенту за период вообще не было движений по счетам расчётов — сверять нечего.

Чем ещё свериться с контрагентом

Акт сверки — удобный итоговый документ, но не единственный инструмент. Когда расхождение найдено, детали быстрее смотреть в стандартных отчётах раздела Отчёты → Стандартные отчёты:

Разница в подходе простая: акт сверки — форма для подписи с контрагентом, а оборотно-сальдовая ведомость и карточка счёта — ваши рабочие инструменты, чтобы понять, откуда взялась цифра. Для внешнего документооборота акт, для внутреннего разбора — отчёты.

Порядок разбора обычно такой. Сначала строят ОСВ по счёту 62 (или 60) с группировкой по контрагентам — видно, по кому есть долг. Затем по проблемному партнёру открывают «Анализ субконто» и смотрят все счета расчётов разом. Если и там непонятно, какой документ дал неверную сумму, — карточка счёта разложит сальдо на отдельные проводки с датами и документами-основаниями. Такой спуск от общего к частному быстрее, чем листать документы вручную.

Сверять расчёты полезно не только по запросу контрагента. Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности инвентаризация расчётов с дебиторами и кредиторами обязательна, и акты сверки — основной способ её провести. Регулярная сверка (раз в квартал по крупным контрагентам) помогает вовремя заметить зависшие авансы и просроченную задолженность, пока по ней не истёк срок исковой давности.

Отдельно стоит помнить о юридической стороне. Подписанный обеими сторонами акт сверки — это признание долга. По статьям 196 и 203 Гражданского кодекса РФ такое признание прерывает течение срока исковой давности, и трёхлетний срок начинает отсчитываться заново. Поэтому дата акта и подписи — не формальность.

Частые вопросы