Доверенность на получение ТМЦ в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от списка до печати М-2

Доверенности в 1С:Бухгалтерии 3.0 лежат в разделе Покупки → Доверенности. Там же создаётся новая: кнопка Создать, затем заполняете сотрудника, поставщика, срок и перечень ценностей, и печатаете форму М-2 через Печать.

Типичная ситуация: снабженец едет на склад поставщика за партией бумаги, а поставщик без доверенности товар не отпустит. Бухгалтеру нужно за пять минут оформить бланк, где уже подставлены реквизиты организации, паспорт сотрудника и подписи руководителя.

Где в 1С Бухгалтерии найти список доверенностей

Журнал документов «Доверенность» открывается из раздела Покупки. В панели раздела ищите группу, где собраны счета от поставщиков, поступления и возвраты: ссылка Доверенности стоит рядом с ними.

Если ссылки нет на панели, есть два способа её вернуть:

• 🔍 Наберите слово «доверенности» в поиске по интерфейсу (строка поиска в верхней части окна программы). Программа покажет команду, клик откроет список.
• ⚙️ Откройте Настройки панели раздела Покупки (шестерёнка в правом верхнем углу панели) и включите видимость команды Доверенности.
• ⭐ Добавьте список в избранное (звёздочка в заголовке формы), чтобы потом открывать его из Избранного в один клик.

Ссылка могла пропасть и по другой причине — у пользователя нет прав. Тогда в поиске по интерфейсу её тоже не будет. Проверить это может администратор в Администрирование → Настройки пользователей и прав: пользователю нужен профиль, который даёт доступ к закупкам.

Какие доверенности оформляют в 1С, а какие нет

Документ «Доверенность» в Бухгалтерии 3.0 решает одну задачу — доверенность на получение товарно-материальных ценностей от поставщика. Он печатается по форме М-2, той самой унифицированной форме Госкомстата, к которой привыкли кладовщики и поставщики.

С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны (закон 402-ФЗ), и организация вправе утвердить свой бланк. На практике большинство продолжает работать с М-2: поставщики узнают её с первого взгляда и не задают вопросов.

Генеральную доверенность или доверенность на представление интересов в суде программа не печатает. Её готовят в текстовом редакторе по правилам Гражданского кодекса и регистрируют в своём журнале, если такой ведётся.

Как создать доверенность в 1С: пошагово

Перед началом проверьте две вещи. Сотрудник должен быть заведён в справочнике Сотрудники (или хотя бы в Физические лица) с паспортными данными. Поставщик — в справочнике Контрагенты.

Шаг 1. Новый документ

1. Откройте Покупки → Доверенности.
2. Нажмите Создать.
3. Проверьте поле Организация, если в базе их несколько. Номер и дата проставятся автоматически при записи.

Шаг 2. Шапка: кому и на какой срок

1. В поле Действительна по укажите последний день действия. Для разовой поездки за товаром обычно хватает 5–15 дней.
2. Выберите физическое лицо, которому выдаёте доверенность. Паспортные данные подтянутся из его карточки на печать.
3. Выберите поставщика (контрагента), у которого сотрудник будет получать ценности.
4. Укажите документ-основание: счёт, договор или наряд, по которому выдаётся товар. Если основания в базе нет, впишите его реквизиты текстом.

Шаг 3. Табличная часть: что получить

На вкладке с товарами перечислите ценности: наименование, единицу измерения и количество. Количество на бланке выводится прописью, это делает печатная форма сама.

Строку можно взять из справочника Номенклатура или написать текстом, если позиции ещё нет в базе. Второй вариант удобен, когда товар новый и карточку заведут только при поступлении.

Шаг 4. Запись и печать

1. Нажмите Записать. Документ проводок не формирует: он ничего не меняет в учёте, это бланк с регистрацией в журнале.
2. Нажмите Печать → Доверенность (М-2).
3. Проверьте бланк в окне предварительного просмотра и отправьте на принтер.

Быстрый способ: на основании счёта поставщика

Если в базе уже есть Счёт от поставщика, откройте его и нажмите Создать на основании → Доверенность. Контрагент, договор и перечень товаров перенесутся из счёта. Останется выбрать сотрудника и срок.

Так быстрее и надёжнее: номенклатура и количество совпадут со счётом, и кладовщик поставщика не найдёт расхождений.

Долгосрочная доверенность на регулярные закупки

Бывает, что один и тот же сотрудник ездит к одному поставщику каждую неделю. Выписывать новую М-2 под каждую поездку не обязательно: можно оформить одну доверенность на месяц или квартал.

Срок ставится в поле Действительна по, а в перечне ценностей вместо точного количества указывают общую формулировку по договору, например «товары по договору поставки № 15». Согласуйте такой вариант с поставщиком заранее: часть складов принимает только доверенности с точным перечнем.

Если поставщиков несколько, на каждого оформляется отдельный документ. В одной М-2 указывается один поставщик.

Настройка печатной формы доверенности

Бланк М-2 собирается из нескольких источников. Если на печати что-то не так, ошибка почти всегда в одном из них, а не в самом документе.

Подписи руководителя и главного бухгалтера

Фамилии подписантов берутся из карточки организации. Откройте Главное → Организации, выберите свою и найдите раздел с подписями (ответственными лицами). Укажите руководителя и главного бухгалтера, а при смене — новую запись с датой начала полномочий.

Программа хранит историю: в доверенности от марта подставится тот руководитель, который действовал в марте.

Паспорт и должность сотрудника

Данные документа, удостоверяющего личность, берутся из карточки физического лица. Если на бланке пустая строка «Паспорт», откройте сотрудника и заполните серию, номер, кем и когда выдан.

Должность подставляется из кадровых данных сотрудника. В базе, где кадровый учёт не ведётся, её можно не заполнять или дописать от руки.

Изменение макета М-2

Если бланк нужно поправить (например, добавить строку или изменить шрифт ), есть три пути — от безопасного к сложному.

Для разовой правки в окне предварительного просмотра включите режим редактирования (кнопка с карандашом над табличным документом) и исправьте текст прямо в ячейках.

Для постоянной — Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите в списке макет доверенности, откройте, внесите правки и сохраните. Чтобы вернуть стандартный вид, в том же списке есть команда использования стандартного макета.

Электронные доверенности (МЧД) в 1С

С 1 сентября 2023 года сотрудник, который подписывает документы своей электронной подписью от имени организации, должен иметь машиночитаемую доверенность. Это следует из закона 63-ФЗ «Об электронной подписи». Бумажная М-2 эту функцию не выполняет.

МЧД — это XML-файл по формату ФНС, подписанный КЭП руководителя. Формат задаёт налоговая, а не оператор ЭДО, поэтому одну и ту же МЧД можно использовать с разными операторами, если её полномочия это позволяют.

Где МЧД в Бухгалтерии 3.0

В программе машиночитаемые доверенности ведутся в отдельном списке, связанном с настройками электронного документооборота и 1С-Отчётности. Быстрее всего его открыть через поиск по интерфейсу словом «машиночитаемые». Список МЧД также доступен из настроек ЭДО в разделе Администрирование; точное расположение команды может отличаться от релиза к релизу.

Типовой порядок работы:

1. Создайте МЧД: выберите организацию (доверителя), сотрудника (представителя), срок и полномочия.
2. Подпишите её КЭП руководителя.
3. Зарегистрируйте в распределённом реестре ФНС прямо из программы.
4. Укажите МЧД в настройках подписи, которой пользуется сотрудник.

Чем МЧД отличается от М-2

Как вести учёт выданных доверенностей

Отдельный бумажный журнал выданных доверенностей заводить не обязательно, если база заполняется аккуратно. Список Покупки → Доверенности и есть такой журнал: номер, дата, сотрудник, поставщик, срок.

Чтобы журнал был удобным:

• 📅 Настройте колонку «Действительна по» и отсортируйте по ней. Сразу видно, у каких доверенностей вот-вот кончится срок.
• 👤 Отбирайте список по сотруднику, чтобы проверить, сколько доверенностей у него на руках.
• 🔎 Отбирайте по контрагенту, если поставщик просит подтвердить, кому из ваших людей выдавались полномочия.
• 📝 Используйте поле Комментарий: отметьте «использована», «возвращена», «испорчена».

Неиспользованную доверенность сотрудник должен вернуть. Порядок контроля организация утверждает сама; разумно хранить возвращённые и испорченные бланки вместе с документами за месяц.

Удалять помеченные документы физически стоит только после закрытия периода и с резервной копией базы: удаление необратимо.

Ошибки в доверенностях и чем они грозят

Большинство проблем возникает не в программе, а на складе поставщика, когда кладовщик отказывается отгружать.

• ❌ Перечень не совпадает со счётом. Кладовщик сверяет позиции и количество. Если в доверенности «бумага А4 — 10 пачек», а по счёту 12, лишние две не выдадут.
• ❌ Истёк срок. Если срок в доверенности не указан, по ГК она действует год с даты выдачи. Но указанный короткий срок поставщик проверит, и просроченная доверенность недействительна.
• ❌ Не тот получатель. Сотрудник заболел, едет другой. Новую доверенность оформляют на нового человека, старую помечают как неиспользованную.
• ❌ Пустые строки паспорта или подписей. Это признак недозаполненной карточки физлица или организации, исправляется один раз в справочнике.
• ❌ Нет образца подписи получателя. Сотрудник расписывается на бланке до выезда. Без этого кладовщик не сможет сверить подпись.

Отдельная ситуация — передоверие. Сотрудник не может просто передать доверенность коллеге. Передоверие допустимо только если оно разрешено самой доверенностью или вынуждено обстоятельствами (статья 187 ГК РФ), и оформляется отдельно. Проще выписать новую доверенность в 1С.

Частые вопросы