Сколько дней отпуска осталось у работника: отчёт, документы и сверка в БП 3.0

Остаток отпуска у сотрудника в 1С:Бухгалтерии 3.0 смотрят в отчёте Зарплата и кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков. Задайте дату, организацию и при необходимости отбор по сотруднику — отчёт покажет, сколько дней положено, сколько использовано и сколько осталось на эту дату.

Цифра в отчёте не берётся из воздуха. Программа считает её от даты приёма в документе «Прием на работу», от нормы ежегодного отпуска и от проведённых документов «Отпуск». Если хотя бы одно звено заполнено неверно, остаток тоже будет неверным — и исправлять придётся источник, а не отчёт.

Отчёт «Остатки отпусков»: главный способ посмотреть остаток

Отчёт — самый быстрый ответ на вопрос «сколько дней отпуска осталось». Он работает по всем сотрудникам сразу или по одному.

Как сформировать отчёт

1. Откройте раздел Зарплата и кадры.
2. В группе Кадровые отчеты выберите Остатки отпусков.
3. Укажите дату, на которую нужен остаток. По умолчанию стоит текущая — для планирования графика ставьте дату предполагаемого начала отпуска.
4. Выберите организацию, если в базе их несколько.
5. Нажмите Сформировать.

Чтобы получить данные по одному человеку, откройте Настройки отчёта и добавьте отбор по сотруднику. Для подразделения — отбор по подразделению.

Как читать результат

В строке по сотруднику три смысловые части:

• 📅 положено — дни, которые сотрудник заработал с даты приёма до даты отчёта;
• ✅ использовано — дни из проведённых документов «Отпуск»;
• 📌 остаток — разница между ними.

Остаток часто дробный: 9,33 или 14,67 дня. Это нормально. Ежегодные 28 дней делятся на 12 месяцев, получается 2,33 дня за месяц работы. Программа показывает расчётную цифру, а округлить её до целого дня работодатель может только в пользу сотрудника.

Отрицательный остаток

Минус в колонке остатка означает, что сотрудник уже отгулял больше, чем заработал. Типичная ситуация: человек работает полгода, а взял все 28 дней. Это не ошибка программы. При увольнении такой «аванс» по отпуску может стать основанием для удержания — решение принимает работодатель с учётом ограничений статьи 137 ТК РФ.

Документы, по которым видно остаток: «Отпуск», «Увольнение», карточка

Отчёт — не единственное место. Остаток всплывает и в документах, где он нужен для расчёта.

Документ «Отпуск»

Документ создают в журнале Зарплата и кадры → Все начисления кнопкой Создать → Отпуск. После выбора сотрудника и периода в актуальных релизах форма показывает остаток дней по выбранному работнику. Если надписи нет, сверяйтесь с отчётом «Остатки отпусков» на дату начала отпуска.

Проведённый документ уменьшает остаток. Черновик — нет. Если отпуск оформили, но документ не провели, отчёт покажет завышенный остаток.

Документ «Увольнение»

В увольнении программа сама подставляет количество дней компенсации за неиспользованный отпуск. Это тот же остаток на дату увольнения. Удобный приём для проверки: создайте документ увольнения, посмотрите цифру и не проводите его. Затем удалите черновик.

Не проводите тестовое увольнение в рабочей базе — сотрудник выпадет из начисления зарплаты, а движения придётся отменять.

Карточка сотрудника и кадровые документы

В карточке (Зарплата и кадры → Сотрудники) самого остатка нет, но там видны исходные данные:

• дата приёма и организация;
• кадровые документы, которые на него оформлены.

Сами документы удобно смотреть в журнале Зарплата и кадры → Приемы, переводы, увольнения. Отпуска — в журнале Все начисления: установите отбор по сотруднику и по виду документа «Отпуск». Это полная история отгулянных дней, которую можно сверить с бумажными приказами.

Таблица: где что смотреть

Отчёты по зарплате: что они говорят об отпуске

Отчётов о взаиморасчётах с персоналом в БП несколько, но остатка дней в них нет. Они показывают деньги, а не дни.

• 💰 Анализ начислений и удержаний (группа Отчеты по зарплате) — суммы отпускных по месяцам. Помогает понять, когда отпуск был начислен.
• 📄 Расчетный листок — отпускные конкретного сотрудника за месяц.
• 📊 Свод начислений, удержаний и выплат — общие цифры по организации.

Практический смысл этих отчётов при проверке остатка один. Если в расчётном листке есть отпускные, а документа «Отпуск» нет, значит, отпуск начислили вручную через «Начисление зарплаты». Дни при этом не списались, и остаток завышен.

Как пересчитать остаток отпуска вручную

Ручной расчёт нужен, чтобы понять, ошибается программа или нет. Формула простая.

Остаток = (отработанные месяцы × 28 / 12) − использованные дни

Отработанные месяцы считают от даты приёма. По пункту 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках излишки менее половины месяца отбрасывают, а половину месяца и больше округляют до полного месяца.

Пример

Сотрудник принят 15 марта. Нужен остаток на 30 сентября. За это время он отгулял 7 дней.

1. С 15 марта по 14 сентября — 6 полных месяцев.
2. С 15 по 30 сентября — 16 дней. Это больше половины месяца, округляем до месяца. Итого 7 месяцев.
3. Положено: 7 × 28 / 12 = 16,33 дня.
4. Остаток: 16,33 − 7 = 9,33 дня.

Если отчёт показывает 9,33 или близкую цифру — всё в порядке. Расхождение в доли дня обычно объясняется способом округления. Разница в целые дни — повод искать ошибку в данных.

Что сдвигает рабочий год

По статье 121 ТК РФ в стаж для ежегодного отпуска не входят:

• ⛔ отпуск без сохранения зарплаты сверх 14 календарных дней в году;
• ⛔ отпуск по уходу за ребёнком до достижения им установленного законом возраста;
• ⛔ время прогула и отстранения от работы по вине сотрудника.

Такие периоды отодвигают окончание рабочего года и уменьшают положенные дни. Проверьте, учтены ли они в вашей базе, и при ручном расчёте вычтите их из стажа.

Почему остаток отпуска в 1С может быть неверным

Почти все расхождения сводятся к исходным данным. Сама формула в программе работает одинаково для всех.

Самая частая причина — перенос базы

Компания вела зарплату в другой программе или в старой базе, а в новую перенесли только сотрудников с датой приёма. Стаж программа видит весь, например 5 лет. Положено 140 дней. Отгулянных — ни одного, потому что документов в базе нет. Итог: остаток 140 дней у человека, который каждый год исправно ходил в отпуск.

Дубль сотрудника

Если сотрудника приняли повторно или его карточку создали дважды, отчёт покажет две строки. Отпуска будут висеть на одной карточке, а стаж копиться на другой. Проверьте список Сотрудники по фамилии: дубли обычно видны сразу.

Виды отпусков и их коды

В БП 3.0 остаток считается по основному ежегодному отпуску. Другие виды отпусков на остаток не влияют, но их важно правильно отражать в табеле. Буквенные и цифровые коды взяты из унифицированной формы табеля Т-13.

Дополнительные отпуска

Северные, за вредность, за ненормированный день — это ежегодные дополнительные отпуска. Бухгалтерия хорошо справляется с основным отпуском в 28 дней. Если у вас много сотрудников с разными видами дополнительных отпусков, учёт быстрее усложняется до уровня, где удобнее программа «Зарплата и управление персоналом». В ЗУП для каждого вида отпуска ведётся свой остаток и есть отдельный документ корректировки.

Исправление остатков и ввод начальных данных

Править цифру в отчёте нельзя — отчёт только показывает расчёт. Исправлять нужно источник.

Если ошибка в текущих данных

1. Сверьте дату приёма с приказом. При ошибке исправьте документ «Прием на работу». Если по сотруднику уже начислялась зарплата, после правки проверьте начисления за первый месяц.
2. Проверьте журнал Все начисления с отбором по сотруднику. Каждый отпуск по приказу должен быть оформлен проведённым документом «Отпуск».
3. Если отпуск начисляли вручную через «Начисление зарплаты», разберитесь до исправления. Простое добавление документа «Отпуск» задвоит отпускные. Сначала уберите ручную строку, затем оформите отпуск документом и сверьте сумму.
4. Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» заново и сравните с ручным расчётом.

Перед массовыми правками закрытых периодов сделайте резервную копию базы и согласуйте изменения с главным бухгалтером: исправление прошлых месяцев меняет налоговую базу по НДФЛ и взносам.

Если учёт в базе начат не с даты приёма

Отпуска, отгулянные до начала учёта в этой базе, нужно ввести как начальные данные. Механизм ввода зависит от релиза. Чтобы найти его, наберите «остатки отпусков» в строке поиска в верхней части окна программы: в выдаче будут и отчёт, и команды ввода, если они есть в вашем релизе.

Что подготовить заранее:

• 📋 список сотрудников с датами приёма;
• 📆 количество использованных или неиспользованных дней на дату начала учёта — по личным карточкам Т-2 или данным прежней программы;
• 🗓 дату, на которую вводятся остатки, — обычно последний день месяца перед стартом.

Когда проще не исправлять

Если сотрудник увольняется на этой неделе, а ошибка в данных за несколько лет, не переписывайте историю. Посчитайте компенсацию вручную по формуле выше, исправьте количество дней прямо в документе «Увольнение» и сохраните расчёт в деле. История исправляется отдельно, без спешки.

Частые вопросы об остатках отпусков