Плановая и фактическая дата выплаты зарплаты в ЗУП, Бухгалтерии 8.3 и ERP

Дату выплаты зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия хранит в двух местах. Плановая — число месяца в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Фактическая — дата документа оплаты: списания с расчётного счёта или расходного кассового ордера по ведомости. В ЗУП 3.1 и ERP плановое число задают в карточке организации по ссылке «Бухучет и выплата зарплаты», а фактическая дата — это дата ведомости на выплату.

Путаница возникает, когда бухгалтер ищет «одно поле» с датой. Такого поля нет. Плановое число помогает программе заполнять документы и считать сроки. Для НДФЛ и 6-НДФЛ важна дата, когда деньги реально ушли сотрудникам.

Плановая и фактическая дата: что где хранится

Прежде чем открывать настройки, определите, какая дата вам нужна. От этого зависит, куда смотреть.

📌 По статье 136 ТК РФ зарплату платят не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Окончательный расчёт за месяц — не позднее 15 календарных дней после его окончания.

Если день выплаты попал на выходной или праздник, платить нужно накануне. Программа не переносит дату сама по производственному календарю: это решает бухгалтер, когда создаёт ведомость.

Дата выплаты зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия

В Бухгалтерии предприятия 3.0 расчёт зарплаты упрощённый, отдельного модуля выплат с межрасчётами нет. Поэтому дат две: плановая в настройках и фактическая в банковских и кассовых документах.

Где задано плановое число

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. Найдите группу, которая относится к выплате зарплаты. В ней указано число месяца, следующего за расчётным.
3. Проверьте, совпадает ли число с ПВТР. Если в положении о зарплате стоит 10-е, а в программе 5-е — исправьте.

В актуальных релизах там же настраивают выплату аванса. От этого числа программа считает плановый срок перечисления НДФЛ в помощнике уплаты налогов и подставляет дату в ведомости.

Где видна фактическая дата выплаты

Ведомость в Бухгалтерии проводок не делает. Деньги «выплачены» в тот день, когда проведён документ оплаты:

• 🏦 безналично — Банк и касса → Банковские выписки, документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы» (по ведомостям) или «Перечисление заработной платы работнику»;
• 💵 наличными — Банк и касса → Касса, расходный кассовый ордер «Выплата заработной платы по ведомостям» или «Выплата заработной платы работнику».

Дата этого документа и есть дата выплаты. На неё программа удерживает НДФЛ и отражает доход в 6-НДФЛ.

Как быстро найти все выплаты за период

Самый короткий путь — карточка счёта 70:

1. Откройте Отчеты → Карточка счета.
2. Укажите счёт 70, период и организацию.
3. Смотрите обороты по дебету: проводки Дт 70 Кт 51 и Дт 70 Кт 50. Дата строки — дата выплаты.

Для разбивки по сотрудникам постройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с детализацией по субконто «Работники организаций». Дата при этом не видна, зато сразу понятно, кому выплачено не всё.

Где хранится дата выплаты зарплаты в ЗУП 3.1

В ЗУП дата выплаты устроена тоньше. Плановое число задают на уровне организации, при необходимости — на уровне подразделения. Отпускные и больничные получают свою дату в документе. А фактом служит ведомость.

Плановая дата в карточке организации

1. Откройте Настройка → Организации и карточку своей организации.
2. Перейдите на вкладку «Учетная политика и другие настройки».
3. Нажмите ссылку «Бухучет и выплата зарплаты».
4. В группе выплаты зарплаты посмотрите способ выплаты и число месяца. Там же — настройки аванса.

Если в разных подразделениях разные дни выплаты, откройте карточку подразделения (Настройка → Подразделения). В ней есть такая же ссылка «Бухучет и выплата зарплаты»: там можно оставить настройки как у организации или задать свои.

Дата в межрасчётных документах

В документах «Отпуск», «Больничный лист», «Увольнение» есть выбор способа выплаты: с зарплатой, с авансом или в межрасчётный период. При межрасчёте заполняется поле «Планируемая дата выплаты».

По этой дате программа предлагает дату ведомости. Если отпускные выплатили на день позже, исправлять нужно ведомость, а не документ «Отпуск».

Фактическая дата — в ведомостях

Ведомости лежат в разделе Выплаты. Удобнее всего открыть общий список «Все ведомости на выплату зарплаты»:

• 📅 колонка с датой — день выплаты;
• 🗓 месяц выплаты — за какой период деньги;
• 💳 вид ведомости — в банк, на счета, в кассу, через раздатчика.

Дата ведомости в ЗУП — это дата удержания НДФЛ с выплаченной суммы. Именно её проверяют при расхождениях в 6-НДФЛ.

Отчёты для сверки

• «Анализ взаиморасчетов с сотрудниками» — начислено, удержано, выплачено, долг на конец периода по каждому человеку.
• «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — все выплаты месяца с разбивкой по видам.
• «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» — какой НДФЛ удержан с какой выплаты.

Дата выплаты в 1С:ERP — чем отличается от ЗУП

В ERP зарплатный блок тот же, что в ЗУП 3.1. Плановое число задаётся так же: в карточке организации по ссылке «Бухучет и выплата зарплаты». Список организаций открывается из раздела нормативно-справочной информации.

Межрасчётные документы и ведомости тоже работают одинаково. Разница в том, кто подтверждает факт выплаты:

• 🏛 в ERP деньги проводит казначейство. Ведомость становится основанием для документа списания безналичных денежных средств или расходного кассового ордера;
• 🔗 статус оплаты ведомости зависит от этого документа. Пока казначей не провёл списание, выплата в учёте не завершена;
• 📊 в регламентированном учёте датой выплаты считается дата документа списания или кассового ордера.

Поэтому в ERP ищите дату в двух местах: ведомость — плановый день, документ казначейства — фактический. Если бухгалтер по зарплате и казначей работают в разные дни, даты расходятся, и 6-НДФЛ строится по фактической.

Как изменить дату выплаты зарплаты в 1С

Изменения бывают двух видов: поменялся день в ПВТР или конкретная выплата прошла в другой день. Порядок действий разный.

Поменялся день выплаты по ПВТР

1. Оформите изменение в ПВТР или положении об оплате труда. Программа приказ не создаёт.
2. В БП исправьте число в Настройки зарплаты. В ЗУП и ERP — в «Бухучет и выплата зарплаты» организации и, если нужно, подразделений.
3. Проверьте первую ведомость после изменения: дату в ней лучше поставить вручную.

Новое число действует на документы, которые создадите после изменения. Уже созданные ведомости и выписки сами не перезаполнятся.

Конкретная выплата прошла в другой день

Вариант зависит от конфигурации:

• БП — откройте списание с расчётного счёта или РКО, поставьте дату из банковской выписки, проведите;
• ЗУП — откройте ведомость, исправьте дату, проведите. Затем обновите данные в бухгалтерии: перевыгрузите отражение зарплаты или поправьте документ оплаты там;
• ERP — исправьте дату документа казначейства. Дату ведомости меняйте, только если она тоже ошибочна.

Если 6-НДФЛ за квартал уже сдан, перенос выплаты в другой квартал меняет раздел 1 — потребуется уточнённый отчёт.

Типичные ошибки с датами выплат

Ниже — ситуации, которые чаще всего всплывают при сверке 6-НДФЛ и при проверках инспекции труда.

Где посмотреть историю изменений дат выплат

Сама настройка «число месяца» не периодическая: новое значение просто заменяет старое. Узнать, кто и когда его поменял, можно двумя способами.

Версионирование объектов

1. Включите его: Администрирование → Общие настройки, флажок «Версионирование объектов». Там же выберите, для каких документов и справочников хранить версии.
2. После включения в карточке организации или ведомости появится команда «История изменений». Она открывает список версий с автором и временем.
3. Две версии можно сравнить: программа подсветит изменённые поля.

Версии хранятся только с момента включения. Задним числом история не появится.

Журнал регистрации

Если версионирование не было включено, остаётся журнал регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. В нём отбор по событию «Данные. Изменение» и по объекту показывает, кто записывал ведомость или документ оплаты.

Журнал фиксирует факт записи, но не старое и новое значение. Для сравнения дат его мало, зато он сразу показывает пользователя.

Контроль сроков и автоматизация выплат

Полностью автоматической выплаты в типовых конфигурациях нет. Зато рутину можно сократить.

Что программа делает сама

• ✅ подставляет плановую дату в новые ведомости, если она задана в настройках;
• ✅ заполняет ведомость суммами к выплате по кнопке «Заполнить»;
• ✅ при обмене с банком по зарплатному проекту выгружает файл в банк и загружает подтверждение зачисления;
• ✅ считает срок перечисления НДФЛ от даты фактической выплаты.

Что стоит настроить вручную

1. Отдельные дни выплаты для подразделений, если у них разные ПВТР.
2. Версионирование ведомостей и документов оплаты.
3. Напоминания в календаре бухгалтера на даты выплаты по ПВТР. Учтите в нём выходные: программа их не переносит.

Компенсация за задержку

При опоздании с выплатой статья 236 ТК РФ требует платить компенсацию — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченной суммы за каждый день задержки.

Пример. Задолженность 60 000 ₽, задержка 10 дней, ключевая ставка 16 %. Компенсация: 60 000 × 16 % ÷ 150 × 10 = 640 ₽.

В ЗУП компенсацию оформляют отдельным начислением, ведомостью выплачивают вместе с долгом. В БП её начисляют в документе «Начисление зарплаты» видом начисления, созданным под эту выплату.

Частые вопросы