Именинники месяца в ЗУП 3.1: отчёт, карточка, рассылка на почту

Посмотреть дни рождения сотрудников в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 быстрее всего через отчёт: Кадры → Кадровые отчеты → Дни рождения сотрудников. Отбор по месяцу — и через пару секунд у вас список именинников с датами, подразделениями и должностями. Одного человека проверяют в его карточке, а регулярное напоминание настраивают рассылкой отчёта на почту.

Какой способ выбрать, зависит от задачи. Кадровику раз в месяц хватает отчёта. Секретарю, который готовит поздравления, удобнее письмо по расписанию: ему не нужен доступ ко всей кадровой базе. Если отчёта под рукой нет (например, в 1С:Бухгалтерии), выручит список физических лиц с колонкой «Дата рождения» и выгрузкой в Excel.

Дата рождения в карточке сотрудника: где её увидеть и исправить

Дата рождения в ЗУП 3.1 хранится не у сотрудника, а у физического лица. Сотрудник — это «место работы» человека, а физлицо — сам человек с паспортом, СНИЛС и датой рождения. На практике для пользователя это почти незаметно: поле видно прямо в карточке сотрудника.

Как посмотреть:

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Найдите человека строкой поиска или по подразделению.
3. Откройте карточку двойным щелчком. На главной вкладке рядом с ФИО, полом, ИНН и СНИЛС стоит поле «Дата рождения».

Исправляют дату там же. Изменение сохранится в физлице и сразу появится во всех местах, где оно используется: в отчётах, печатных формах, отчётности по персонифицированному учёту.

💡 Дату можно увидеть и в самом списке сотрудников, не открывая каждую карточку. Через Ещё → Изменить форму добавьте в список колонку с датой рождения (она находится среди реквизитов физического лица). Колонку можно сортировать щелчком по заголовку, но сортировка пойдёт по полной дате, с годом. Для поздравлений это неудобно: нужен порядок по дню и месяцу. Здесь выручает отчёт.

Отчёт «Дни рождения сотрудников»: список именинников за месяц

Это штатный отчёт ЗУП 3.1. Он собирает работающих сотрудников и сортирует их по дате рождения внутри выбранного периода, без учёта года.

Как сформировать

1. Перейдите в Кадры → Кадровые отчеты.
2. В списке отчётов выберите «Дни рождения сотрудников».
3. Укажите организацию, если их несколько в базе.
4. Задайте период: месяц, квартал или произвольный отрезок. Например, с 1 по 30 ноября.
5. Нажмите «Сформировать».

В результате получится таблица: ФИО, дата рождения, подразделение, должность. Возраст или дату юбилея можно добавить в настройках.

Что поменять в настройках

Кнопка «Настройки» открывает простой режим, а переключатель на расширенный режим даёт полный доступ к полям, отборам и группировкам. Что обычно меняют:

• 🏢 Отбор по подразделению. Руководителю отдела нужен только свой отдел, а не вся компания.
• 📊 Группировка по подразделениям. Удобно, если поздравления организует каждый отдел сам.
• 🎂 Колонка возраста. Помогает заранее увидеть юбилеи: 30, 40, 50 лет.
• 👥 Отбор по виду занятости. Можно убрать внешних совместителей, если поздравляют только штатных.

Настроенный вариант сохраните через Ещё → Сохранить вариант отчета. Дайте ему понятное имя, например «Именинники — бухгалтерия». В следующий раз вариант выбирается в один клик, а настройки не слетят.

Выгрузка в Excel и печать

Готовый отчёт сохраняют кнопкой с дискетой или через Ещё → Сохранить как в формате .xlsx. Дальше его можно отдать секретарю, вывесить список в общем чате или распечатать.

Нестандартная выборка: список физлиц и консоль запросов

Иногда штатного отчёта мало. Нужен, например, список юбиляров на год вперёд или все именинники 29 февраля. Есть два пути.

Через список с выгрузкой

Подходит, если нет прав на настройку отчётов и нет внешних обработок.

1. Откройте Кадры → Сотрудники или справочник «Физические лица».
2. Добавьте колонку «Дата рождения» через Ещё → Изменить форму.
3. Выполните Ещё → Вывести список, отметьте нужные колонки и выведите в табличный документ.
4. Сохраните в Excel и там отсортируйте по месяцу и дню (формулами МЕСЯЦ() и ДЕНЬ() в соседних колонках).

Способ грубый, зато работает в любой конфигурации на платформе 8.3.

Через консоль запросов

Для тех, у кого есть права на внешние обработки. Консоль запросов — внешняя обработка, она не входит в типовую конфигурацию . Запрос ниже возвращает работающих сотрудников, у которых день рождения в заданном месяце, отсортированных по дню:

ВЫБРАТЬ
	Сотрудники.Наименование КАК Сотрудник,
	Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения,
	ДЕНЬ(Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) КАК День
ИЗ
	Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
	НЕ Сотрудники.ПометкаУдаления
	И НЕ Сотрудники.ВАрхиве
	И МЕСЯЦ(Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения) = &Месяц
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
	День

Параметр &Месяц — число от 1 до 12. Для ноября укажите 11.

💡 Реквизит «В архиве» в ЗУП 3.1 отмечает тех, кто уже не работает . Фильтр по нему грубее, чем отчёт: он не учитывает дату увольнения внутри месяца. Для поздравлений этого достаточно, для кадровой отчётности — нет.

Напоминания о днях рождения: рассылка на почту и личные напоминания

Самая частая просьба: «чтобы 1С сама напоминала». Штатно это делается рассылкой отчёта. Программа формирует отчёт по расписанию и отправляет его письмом.

Что нужно до настройки

• 📧 Учётная запись электронной почты в 1С. Её добавляют в разделе Администрирование в настройках почты. Без неё рассылка просто не отправится.
• ⏰ Работающие регламентные задания. В клиент-серверной базе их выполняет сервер 1С. В файловой базе задания идут только пока открыт хотя бы один сеанс 1С.
• 🔑 Права на рассылку. Обычно есть у администратора и у пользователей с полными кадровыми правами.

Как настроить рассылку

1. Сформируйте отчёт «Дни рождения сотрудников» и сохраните вариант с нужными отборами.
2. В форме отчёта откройте меню Ещё и найдите команду создания рассылки. Список всех рассылок есть также в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов.
3. На вкладке отчётов проверьте, что выбран ваш вариант. Период задайте относительный: «Следующий месяц» или «Эта неделя». Фиксированные даты устареют через месяц.
4. Укажите получателей: конкретного пользователя, группу или адрес почты.
5. В расписании выберите, например, «последний рабочий день месяца» или «каждый понедельник в 9:00».
6. Укажите формат вложения (.xlsx или .pdf) и тему письма.
7. Включите рассылку и нажмите «Выполнить сейчас» для проверки.

Если тестовое письмо пришло, дальше всё пойдёт само.

Личные напоминания в программе

Для одного-двух человек подойдёт обычное напоминание. В карточке сотрудника есть команда «Напомнить» (в меню Ещё или на панели формы). Задайте дату и текст, и в нужный день программа покажет окно с напоминанием при работе в 1С.

Минус способа: напоминание видит только тот, кто его создал, и только когда сам сидит в базе. Для всей компании нужна рассылка.

Физические лица, совместители и дубли: почему человек в списке дважды

Одна из главных причин странных списков именинников — путаница между физлицом и сотрудником.

Первые три случая — нормальная работа программы. Лечится отбором по организации или группировкой по физлицу в расширенных настройках отчёта.

Четвёртый случай — дубль, и его надо убирать. Признаки дубля:

• 🔁 два физлица с одинаковым ФИО и одинаковой датой рождения;
• 📄 у одного заполнены паспорт и СНИЛС, у другого почти ничего;
• 🗓️ у одного человека две разные даты рождения: где-то опечатка.

Для объединения в ЗУП 3.1 есть обработка «Объединение личных карточек». Она переносит ссылки со всех документов на одно физлицо и помечает второе на удаление. Найти её проще всего поиском по командам (строка поиска в верхней части окна), набрав слово «объединение».

Проверьте до объединения, какая дата рождения верная. Обработка оставит данные карточки-оригинала, и если опечатка именно там, в отчётах останется ошибка.

Как посмотреть дни рождения сотрудников в 1С:Бухгалтерии и старых версиях

1С:Бухгалтерия предприятия 3.0

Если кадры ведутся в БП, сотрудники находятся в Зарплата и кадры → Сотрудники. Дата рождения — в карточке, на главной форме, как и в ЗУП.

Отдельного отчёта по дням рождения в БП нет. Варианты:

1. Список сотрудников с колонкой даты и командой Ещё → Вывести список, как описано выше.
2. Отчеты → Универсальный отчет: тип данных «Справочник», объект «Физические лица», в настройках оставьте поля ФИО и дата рождения. Отсортировать по месяцу без года здесь сложнее, поэтому финальную сортировку удобнее сделать в Excel.

Рассылку можно настроить и на универсальный отчёт: механизм рассылок в БП 3.0 тот же.

ЗУП 2.5

В редакции 2.5 (обычные формы, давно снята с поддержки) данные о рождении тоже хранятся в справочнике «Физические лица». Дата видна в личных данных работника. Для списка именинников используют кадровые отчёты-списки работников, добавив в настройках поле даты рождения, а сортировку по месяцу делают в выгрузке.

Если вы ещё на 2.5, не тратьте время на сложную настройку: при переходе на 3.1 физлица с датами рождения переносятся, и там работает штатный отчёт.

Почему именинников нет в списке или в отчёте ошибки

Частые вопросы