Как создать и распечатать доверенность М-2 в 1С

В 1С:Бухгалтерии 3.0 доверенность на получение ценностей лежит в разделе Покупки → Доверенности. Это отдельный документ, из которого печатаются типовые формы М-2 и М-2а. Отдельного пункта «М-2» в меню нет — форма выбирается уже при печати готовой доверенности.

М-2 — унифицированная форма доверенности на получение товарно-материальных ценностей от поставщика. С 2013 года унифицированные формы необязательны, но большинство поставщиков по-прежнему принимают именно М-2, поэтому в типовых конфигурациях она осталась. Ниже — где найти команду, как оформить документ, чем М-2 отличается от М-2а и как поправить печатный бланк, не ломая типовую конфигурацию .

Где лежит документ «Доверенность» в Бухгалтерии и Управлении торговлей

Путь к документу зависит от конфигурации. В Бухгалтерии он относится к блоку закупок, потому что доверенность выписывается на получение ценностей от поставщика.

В Бухгалтерии команда Доверенности находится в разделе Покупки, в группе документов рядом со счётами от поставщиков и поступлениями. Откройте список, нажмите Создать — откроется форма нового документа.

В Управлении торговлей 11 доверенности относятся к блоку закупок. В зависимости от релиза команда может называться Доверенности и лежать в разделе Закупки. Логика заполнения та же, что в Бухгалтерии: выбираете поставщика, сотрудника и перечень ценностей.

Что делать, если команды «Доверенности» нет на виду

Команда может быть убрана из панели навигации или отключена в настройках функциональности. Есть три способа добраться до списка.

1. Вернуть команду в панель. В разделе Покупки нажмите шестерёнку (Настройка навигации) в правом верхнем углу панели, найдите в левой колонке Доверенности и перенесите их в правую колонку кнопкой Добавить.
2. Открыть через «Все функции». Включите режим в Главное меню → Сервис → Параметры → Отображать команду «Все функции». После этого Главное меню → Все функции → Документы → Доверенности откроет список напрямую.
3. Добавить в избранное или на начальную страницу. Открыв список один раз, нажмите звёздочку у заголовка — команда появится в избранном и больше не потеряется.

Как заполнить доверенность: реквизиты и список ценностей

Форма документа повторяет поля бланка М-2. Заполняется она сверху вниз.

1. Организация — подставляется основная, при нескольких юрлицах выберите нужное.
2. Контрагент — поставщик, у которого получаете ценности. От него подтягивается Договор.
3. Физическое лицо — сотрудник, на которого выписывается доверенность. Его паспортные данные и должность берутся из карточки физлица, поэтому их стоит заполнить заранее в Зарплата и кадры → Физические лица (или в справочнике сотрудников).
4. Документ-основание — счёт или накладная, по которой получают товар. Поле необязательное, но в бланке М-2 оно печатается в графе «по документу».
5. Табличная часть — перечень ценностей. Строки можно заполнить вручную или кнопкой Заполнить по документу-основанию, если он указан.
6. Срок действия — дата, до которой доверенность действительна.

После заполнения проведите документ кнопкой Провести. Доверенность не формирует бухгалтерских проводок — это первичный документ для контрагента, а не хозяйственная операция.

Что должно попасть в табличную часть, зависит от того, насколько точно известен состав поставки:

• если получаете товар строго по счёту — заполните основание и нажмите Заполнить, строки подтянутся из счёта автоматически;
• если точный перечень заранее неизвестен — внесите наименования обобщённо (например, «материалы по договору № …»), как это допускает бланк М-2 в графе «Наименование ценностей».

Номенклатуру можно указывать количественно или оставить графу количества пустой — поставщик дописывает фактические цифры при отгрузке. Заполнять колонку суммами в доверенности не требуется: М-2 подтверждает полномочия получателя, а не стоимость сделки.

Как быстро выписать повторную доверенность

Если один и тот же сотрудник регулярно ездит к поставщику, не создавайте документ с нуля. В списке Покупки → Доверенности встаньте на нужную строку и нажмите Создать копированием (команда в панели или клавиша F9). 1С создаст новый документ с теми же организацией, контрагентом и получателем — останется поменять дату, срок и перечень ценностей.

Для систематических поставок это заметно быстрее ручного заполнения и снижает риск опечаток в паспортных данных.

Печать: чем отличаются формы М-2 и М-2а

Из проведённого документа печать вызывается кнопкой Печать в верхней командной панели. В выпадающем списке — два варианта: Доверенность (М-2) и Доверенность (М-2а). Выберите нужный, и 1С сформирует бланк с подставленными данными.

Разница между формами — в учёте корешков.

На практике М-2 выбирают для единичных поездок за товаром, М-2а — когда один и тот же сотрудник регулярно забирает поставки и организация ведёт журнал.

Перед печатью проверьте, что заполнены подписи: доверенность подписывают руководитель и главный бухгалтер (если он есть в штате), а образец подписи получателя ставится от руки уже на бумаге. Главный бухгалтер расписывается, только если эта должность есть в штате; в небольших организациях, где бухучёт ведёт руководитель, достаточно одной подписи.

Печатать бланк удобнее так: из формы печати нажмите Печать для вывода на принтер или Сохранить — чтобы выгрузить документ в PDF или Excel и отправить получателю в электронном виде. Количество экземпляров задаётся в окне предварительного просмотра.

Как изменить печатный шаблон М-2 под свою организацию

Иногда типовой бланк нужно поправить: добавить реквизит , логотип или изменить формулировку. Напрямую менять типовой макет в конфигурации нельзя — это снимет конфигурацию с поддержки и сломает автоматическое обновление . Есть два безопасных пути.

Простая правка текста — через макеты печатных форм. В Бухгалтерии откройте Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите в списке макет доверенности, откройте его и внесите изменения прямо в режиме 1С:Предприятия. Этот механизм рассчитан на мелкие текстовые корректировки без программирования.

Структурные изменения — через расширение конфигурации . Если нужно переработать бланк всерьёз (добавить колонки, поменять расположение полей), правильный способ — расширение конфигурации. Этот механизм появился в платформе 8.3.6 и позволяет держать свои доработки отдельным файлом .cfe, не трогая типовую конфигурацию. Загрузка расширения и обновление конфигурации базы данных — отдельные шаги, выполнять их должен специалист.

Если своих компетенций для расширения нет, альтернатива — подключить внешнюю печатную форму через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Готовый файл обработки добавляется в список и становится ещё одним вариантом в меню Печать.

Чаще всего в бланке М-2 правят три вещи:

• реквизиты организации — если в шапке нужно вывести адрес, телефон или банковские данные иначе, чем подставляет 1С;
• логотип или фирменный заголовок — для компаний, которые печатают первичку на собственных бланках;
• дополнительные колонки в табличной части — например, артикул или единицу измерения, которых нет в типовой форме.

Главное преимущество расширения перед правкой в конфигураторе: при обновлении типовой конфигурации ваши изменения остаются в отдельном файле и не затираются. Это и есть приём, которым пользуются специалисты, чтобы не переделывать бланк после каждого релиза.

Срок действия доверенности и журнал учёта

Срок в форме М-2 организация задаёт сама. Традиционно доверенность выписывают на 15 дней, иногда на месяц — под конкретную поставку.

С точки зрения закона ограничений по максимальному сроку сейчас нет: прежнее правило о трёх годах отменено. Важно другое — по статье 186 ГК РФ, если срок в доверенности не указан вообще, она действует один год со дня выдачи. Поэтому поле срока лучше заполнять всегда, чтобы доверенность не «жила» дольше, чем нужно.

Отдельно стоит помнить про возврат неиспользованной доверенности. Если сотрудник не получил ценности (поставка сорвалась, товара не оказалось), бланк полагается вернуть в бухгалтерию с отметкой «не использована». Это закрывает полномочия досрочно и исключает ситуацию, когда по доверенности позже заберут товар без ведома организации.

Выданные доверенности организация регистрирует в журнале учёта. Для формы М-2 в журнал переносят данные с отрывного корешка после выдачи. Для М-2а журнал заводят заранее с пронумерованными листами. 1С хранит все выписанные доверенности в списке Покупки → Доверенности, и этот список фактически заменяет бумажный журнал: по нему видно, кому, когда и на какой срок выдан документ. Чтобы быстро найти доверенности конкретного сотрудника, отсортируйте список по колонке с физлицом или включите отбор через команду настройки списка.

Если доверенность не находится или не печатается

Самые частые затруднения с доверенностью М-2 и способы их решить:

Отдельно стоит проверить права доступа: если пользователь работает под ограниченным профилем без прав на закупки, список доверенностей может быть недоступен. В этом случае права настраивает администратор в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Частые вопросы