Доверенность М-2 в 1С: Бухгалтерии — путь к списку, печать и журнал выдачи

В 1С: Бухгалтерии 3.0 доверенность на получение лежит в разделе Покупки → Доверенности. Там же список всех выданных доверенностей, а печатная форма М-2 или М-2а открывается кнопкой Печать прямо из документа или из списка.

Типичная ситуация: водитель уже стоит у склада поставщика, а бухгалтер не может найти, где в 1С оформить доверенность. Документ не спрятан, просто он живёт в закупках, а не в разделе «Склад» и не в «Отчётах», где его ищут чаще всего.

Где в 1С находится доверенность на получение

Документ «Доверенность» относится к закупкам, поэтому путь один для всех актуальных релизов Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси»:

1. Откройте раздел Покупки.
2. В группе команд найдите пункт Доверенности.
3. Откроется список: номер, дата, получатель, контрагент, срок действия.

Если пункта в разделе нет, воспользуйтесь запасными способами:

• 🔍 Поиск по меню. Начните вводить «доверен» в строке поиска в шапке программы. 1С покажет команду открытия списка.
• 📂 Все функции. Меню Главное меню → Все функции → Документы → Доверенность. Если пункта «Все функции» не видно, включите его: Главное меню → Сервис → Параметры и флажок «Отображать команду “Все функции”».
• ⭐ Избранное. Откройте список и нажмите звёздочку в заголовке формы. Документ появится в избранном, и искать его больше не придётся.

Как создать доверенность из счёта поставщика и других документов закупки

Самый быстрый способ — не набирать доверенность вручную, а сформировать её на основании счёта поставщика. Тогда контрагент, договор и перечень ТМЦ подтянутся сами.

Из счёта от поставщика

1. Откройте Покупки → Счета от поставщиков.
2. Найдите нужный счёт и откройте его или выделите в списке.
3. Нажмите Создать на основании и выберите Доверенность.
4. В новой доверенности заполните получателя (физлицо) и срок, до которого она действует.
5. Нажмите Провести и закрыть.

Если счёт от поставщика в базу не вносили, создайте доверенность напрямую из списка Покупки → Доверенности кнопкой Создать. Табличную часть с товарами заполните вручную: номенклатура, единица, количество.

Как найти доверенность, связанную с документом

Когда доверенность уже выписана, а вы смотрите на счёт или поступление, проще пройти по связям документов:

• откройте счёт поставщика;
• в командной панели формы нажмите Ещё и выберите Структура подчинённости (в некоторых формах команда вынесена отдельной кнопкой со схемой);
• в дереве документов найдите доверенность и откройте её двойным щелчком.

А что с перемещением

Доверенность выдают сотруднику для получения ценностей у стороннего поставщика. При перемещении товаров между своими складами она не нужна: ценности не меняют собственника, а передача оформляется документом Склад → Перемещения товаров. Поэтому создать доверенность на основании перемещения программа не предлагает, и искать её там бесполезно.

Какую печатную форму выбрать: М-2 или М-2а

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года они не обязательны: организация вправе утвердить свою форму, если в ней есть все реквизиты первичного документа. Но большинство компаний и поставщиков привыкли именно к ним.

Как распечатать:

1. Откройте доверенность или выделите её в списке.
2. Нажмите Печать.
3. Выберите Доверенность (М-2) или Доверенность (М-2а).
4. В окне предпросмотра проверьте данные и нажмите кнопку печати.

Пример заполнения

ООО «Север» 14 октября получает у поставщика 40 мешков цемента по счёту № 318 от 12 октября. Бухгалтер открывает счёт, создаёт на его основании доверенность, выбирает получателя — водителя Петрова — и ставит срок до 20 октября. Перечень товара подтянулся из счёта: цемент, мешок, 40 штук. Остаётся распечатать М-2, подписать у руководителя и главного бухгалтера, получить образец подписи Петрова и отдать ему бланк, а корешок оставить в бухгалтерии.

Что проверить перед печатью

• 👤 Получатель — ФИО и паспортные данные. 1С берёт паспорт из карточки физлица, поэтому заполните его там заранее.
• 📅 Срок действия. Поставщики обычно ждут короткий срок — дни или пару недель. По Гражданскому кодексу доверенность без указанного срока действует год, но для разовой поставки такой срок вызывает вопросы у склада.
• 🧾 Основание — номер и дата счёта или договора.
• 📦 Перечень ценностей — наименование, единица, количество прописью в печатной форме формируется автоматически.

Журнал выданных доверенностей в 1С

Отдельного документа «Журнал учёта доверенностей» в Бухгалтерии 3.0 вести не нужно: роль журнала играет сам список Покупки → Доверенности. В нём каждая строка — выданная доверенность с номером, датой, получателем и контрагентом.

Как превратить список в журнал

1. Откройте список доверенностей.
2. Установите отбор по периоду — кнопка с календарём или Ещё → Установить период.
3. При необходимости отберите строки по организации или получателю: выделите ячейку с нужным значением и нажмите Ctrl+F — 1С найдёт все доверенности с этим значением.
4. Нажмите Ещё → Вывести список и выберите нужные колонки.
5. Полученную таблицу сохраните в Excel или PDF и распечатайте.

Так получается журнал регистрации за месяц или квартал, который можно подписать и подшить.

Какие графы обычно ведут в журнале

Неиспользованные доверенности

Если товар так и не получили, доверенность должна вернуться в бухгалтерию. В 1С её не удаляют: снимите проведение или поставьте пометку на удаление, а в комментарии запишите, что бланк возвращён. Так сохраняется сквозная нумерация, и при проверке не возникает вопроса, куда пропал номер.

Как 1С хранит и печатает форму доверенности

Печатная форма — это макет, встроенный в конфигурацию. При нажатии Печать программа подставляет в него данные документа. Сам документ хранит только реквизиты, а не готовый бланк.

Отсюда несколько практических следствий:

• ✏️ Исправили документ — печатная форма обновится. Повторно нажмите Печать, сохранять старый бланк не нужно.
• 🖨 Предпросмотр можно править. В окне печатной формы текст редактируется, если включить редактирование кнопкой с карандашом. Изменения не сохраняются в документ и пропадут при закрытии.
• 💾 Сохранить в файл. В окне печати есть кнопка сохранения: формат PDF, Excel или Word. Это удобно, когда доверенность нужно отправить поставщику по почте заранее.
• 📑 Число копий задаётся в окне печати рядом с кнопкой печати.

Где лежит макет и как его изменить

Макеты типовых форм открываются через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм. Там можно найти макет доверенности, открыть его и сохранить изменённую копию — например, добавить логотип или поменять подписантов.

Перед правкой макета выгрузите исходный вариант в файл. Изменённый макет программа использует вместо типового, и при неудачной правке проще вернуть оригинал командой Использовать стандартный макет.

Если нужна собственная форма, отличная от М-2, её подключают как внешнюю печатную форму в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Так типовая конфигурация не меняется и спокойно обновляется.

Почему доверенности не видно в меню или она не печатается

Обычно проблема не в документе, а в правах пользователя или в настройках интерфейса.

Если не помогло

• Попробуйте открыть список через Все функции. Если там документ открывается, а из раздела нет — ищите причину в настройке интерфейса пользователя.
• Зайдите под администратором. Если у него всё работает — причина в профиле прав конкретного сотрудника.
• Если и у администратора нет документа, возможно, это не Бухгалтерия, а другая конфигурация. Проверьте название в Главное меню → Справка → О программе.

Массовая печать доверенностей

Когда за день выписывают пять-десять доверенностей на разных водителей, печатать каждую по отдельности долго. В списке это делается за один заход:

1. Откройте Покупки → Доверенности.
2. Выделите нужные строки: Ctrl + щелчок для отдельных, Shift + щелчок для диапазона.
3. Нажмите Печать и выберите форму.
4. 1С соберёт все доверенности в одно окно предпросмотра, каждая — с новой страницы.
5. Печатайте весь пакет разом или сохраните его одним PDF.

Ещё несколько приёмов, которые экономят время:

• 📋 Копирование. Для регулярных поставок одним и тем же поставщиком скопируйте прошлую доверенность клавишей F9. Останется поменять дату, срок и количество.
• 👥 Справочник получателей. Заведите в справочнике физлиц всех водителей и экспедиторов с паспортами один раз. Дальше получатель выбирается из списка, без ручного ввода.
• 🔢 Нумерация. Не меняйте номера вручную: 1С ведёт сквозную нумерацию, а ручные правки дают дубли и пропуски в журнале.

Частые вопросы