Доверенность на получение ТМЦ в 1С:Бухгалтерии — от создания документа до бланка М-2

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в 1С:Бухгалтерии 3.0 лежит в разделе Покупки → Доверенности. Там же — журнал всех выданных доверенностей, кнопка Создать для новой и печать бланков по формам М-2 и М-2а.

Документ привязывают к поставщику и к сотруднику, который поедет получать груз. В нём перечисляют ценности, указывают срок действия и документ-основание — счёт или договор. Проводок доверенность не делает: это не бухгалтерская операция, а разрешительный бланк, по которому экспедитор или водитель распишется на складе продавца.

Типичная ситуация: поставщик готов отгрузить партию, но отпускает товар только тому, у кого есть доверенность от вашей организации. Бухгалтер за пять минут выписывает её в 1С на водителя, печатает М-2, тот едет на склад с паспортом и бланком — и получает груз под роспись.

Где находится журнал доверенностей

Основной путь в типовой БП 3.0 с интерфейсом «Такси»:

• 📁 Покупки → Доверенности — журнал выданных доверенностей.
• ➕ кнопка Создать открывает форму нового документа.
• 🔍 если строки Доверенности в разделе не видно, откройте в правом верхнем углу раздела Настройка навигации и перенесите команду в видимую часть.

В журнале удобно включить колонку с датой и контрагентом, отфильтровать список по организации и видеть, какие доверенности ещё действуют, а какие пора закрыть. Чтобы быстро найти нужную среди множества, воспользуйтесь строкой поиска над списком — она ищет по номеру, контрагенту и сотруднику.

Отдельный документ «Доверенность» не связан жёстко с конкретным поступлением. Его оформляют заранее — до того, как сотрудник поедет к поставщику. Когда товар придёт, его приходуют обычным документом Поступление (акт, накладная, УПД), а доверенность остаётся в своём журнале как основание выдачи.

Как создать доверенность вручную

Порядок заполнения нового документа:

1. Покупки → Доверенности → Создать.
2. В шапке — Организация (если в базе их несколько) и дата.
3. Поле Контрагент — поставщик, у которого забирают ценности. Рядом подтянется Договор, если он заведён.
4. Поле с физическим лицом — выберите сотрудника, на которого выписываете доверенность. Данные берутся из справочника Физические лица.
5. Срок действия (поле «по») — до какой даты доверенность годна.
6. Документ-основание — номер и дата счёта или договора, по которому отпускают груз. Текст попадёт в строку «по» бланка М-2.
7. В табличной части перечислите ценности: наименование, единицу измерения и количество. Номенклатуру можно подобрать из справочника или вписать произвольным текстом.
8. Провести и закрыть.

Пока документ не записан, кнопка печати неактивна. Сначала Записать, затем печать.

Если нужна доверенность без привязки к номенклатуре справочника (например, «получить груз по накладной №…»), перечень ценностей допустимо внести списком строк вручную — для печатной формы этого достаточно.

Пример заполнения. Организация получает у поставщика «Альфа» 10 коробок бумаги и 3 картриджа по счёту № 512 от 1 октября. В доверенности: контрагент — «Альфа», основание — «счёт № 512 от 01.10», физлицо — водитель Петров, срок — до конца месяца, в табличной части две строки с наименованиями, единицами и количеством. После записи — печать М-2, и бланк готов к выдаче.

Количество строк в табличной части не ограничено: в одну доверенность можно внести всю номенклатуру по счёту, если получать будут за один раз.

Чем отличаются бланки М-2 и М-2а и какой выбрать

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а. После вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ применение унифицированных форм перестало быть обязательным, но М-2 и М-2а остаются удобным готовым бланком, и большинство организаций по-прежнему используют именно их.

Разница между формами — в способе учёта:

Чтобы выбрать форму при печати, в документе нажмите кнопку Печать и выберите нужный вариант — Доверенность (М-2) или Доверенность (М-2а). Форма откроется в окне предпросмотра, оттуда её печатают или сохраняют в файл. Перед печатью бланк можно отредактировать прямо в окне предпросмотра — например, поправить переносы или уместить длинный перечень ценностей на одной странице.

Что печатается на бланке и откуда берутся данные

Полезно знать, какое поле документа куда попадает в печатной форме, — тогда понятно, что исправить, если бланк вышел не таким, как ждали.

Бланк М-2 состоит из трёх частей:

• Корешок (у М-2; остаётся в бухгалтерии). Номер доверенности, дата выдачи, срок, ФИО и должность получателя, расписка о получении. Номер корешка соответствует номеру документа в 1С.
• Лицевая сторона. Организация и её реквизиты, дата и срок, данные доверенного лица с паспортом, наименование поставщика и документ-основание отпуска ценностей.
• Оборотная сторона. Таблица с перечнем ценностей (наименование, единица измерения, количество прописью) и образец подписи лица, получившего доверенность, — его сотрудник ставит от руки.

Соответствие полей простое: шапка документа формирует лицевую сторону, табличная часть — оборот, а паспортные данные подтягиваются из карточки физического лица. Количество ценностей 1С выводит прописью автоматически — пересчитывать вручную не нужно.

Если в бланке пусто там, где ждали текст, ищите причину в источнике данных: нет паспорта — проверьте карточку физлица; нет перечня — заполните табличную часть; нет документа-основания — впишите счёт или договор в соответствующее поле шапки.

Реквизиты доверенного лица: чтобы бланк не вышел пустым

Самая частая претензия к распечатанной доверенности — пустые поля с паспортными данными. В бланке М-2 они обязательны: по ним кладовщик поставщика сверяет личность получателя.

Паспортные данные 1С берёт из карточки физического лица, а не из самого документа доверенности. Поэтому заполнять их нужно в справочнике:

1. Откройте карточку сотрудника: из документа — по ссылке на физическое лицо, или через Зарплата и кадры → Физические лица (в БП 3.0 с включённым кадровым учётом).
2. В карточке найдите блок с удостоверением личности и внесите: серию и номер паспорта, дату выдачи, кем выдан и код подразделения.
3. Проверьте, что указана должность — она тоже попадает в бланк.

После этого переоткройте печать доверенности: поля заполнятся автоматически.

Обязательный минимум для действительного бланка — ФИО, должность и паспортные данные получателя, наименование организации и поставщика, перечень ценностей и подпись руководителя. Код подразделения паспорта и адрес регистрации для М-2 не критичны, но если они есть в карточке, 1С их тоже выведет — лишним не будет.

Если сотрудника в базе ещё нет, его заводят в справочнике Физические лица до выписки доверенности. Создавать «физлицо» прямо из поля документа тоже можно, но паспорт всё равно придётся дописать в карточке.

Срок действия, регистрация и аннулирование

Срок доверенности вы задаёте сами в поле «по». Если срок вообще не указать, по статье 186 Гражданского кодекса доверенность действует один год со дня выдачи. Доверенность без даты составления ничтожна — дату 1С проставляет автоматически, её не удаляйте.

На практике доверенность на разовое получение груза выписывают на короткий срок — от нескольких дней до конца месяца. Жёсткого ограничения «10 или 15 дней», которое встречается в старых инструкциях, в действующем законодательстве нет: срок определяет организация. Одной доверенностью, выданной на период, можно получать ценности у одного поставщика несколько раз, пока срок не истёк.

Учёт выданных доверенностей строится вокруг журнала:

• 📋 все выписанные документы остаются в журнале Покупки → Доверенности и нумеруются сквозной нумерацией базы;
• 🧾 при форме М-2а дополнительно ведут бумажный журнал учёта выданных доверенностей — его нумеруют, прошнуровывают и хранят в бухгалтерии;
• ✅ когда сотрудник вернулся с товаром, против доверенности отмечают, по какому приходному документу получены ценности (номер и дата накладной или УПД).

Такая отметка нужна, чтобы в любой момент видеть «висящие» доверенности — выданные, но не отчитавшиеся. По ним и спрашивают с сотрудника либо товар, либо возврат бланка.

Передоверие по форме М-2 не предполагается: получать ценности должен именно тот сотрудник, на которого выписана доверенность. Если поедет другой человек — выписывают новую доверенность на него, а не переоформляют старую.

Неиспользованную доверенность сотрудник обязан вернуть. Аннулируют её так: ошибочный документ, по которому ничего не получали, в журнале 1С помечают на удаление; возвращённый неиспользованный бланк гасят отметкой «не использована» и подшивают. Отдельно «сторнировать» доверенность не нужно — проводок у неё нет. Удалять проведённый документ, по которому уже получили ТМЦ, нельзя: он остаётся как основание выдачи и подтверждает полномочия получателя.

Доверенность в 1С:Управление торговлей

В типовой УТ 11 доверенность на получение ТМЦ оформляют в блоке закупок. Команда называется Доверенности и находится в разделе закупок (точное название пункта меню зависит от настроенного интерфейса и версии конфигурации).

Принцип тот же, что и в Бухгалтерии: указываете поставщика, сотрудника-получателя и перечень ценностей, затем печатаете бланк М-2 или М-2а из того же окна печати. Паспортные данные получателя так же подтягиваются из карточки физического лица, поэтому их заполняют в справочнике заранее. Если в вашей сборке УТ нужных полей на форме меньше, чем в Бухгалтерии, перечень ценностей и основание допустимо внести текстом — на содержание бланка М-2 это не влияет.

Если команды доверенностей в вашей сборке УТ не видно, её включают через настройку состава раздела (команда настройки навигации в заголовке раздела) — печатная форма при этом остаётся стандартной М-2.

Частые ошибки при работе с доверенностью

• ❌ Пустые паспортные данные в бланке. Их вносят в карточку физического лица, а не в сам документ. Решение — см. раздел о реквизитах выше.
• ❌ Кнопка печати неактивна. Документ не записан. Нажмите Записать, печать появится.
• ❌ Нет нужного сотрудника в списке. Физлицо не заведено в справочнике — создайте карточку и впишите паспорт.
• ❌ Распечатали не ту форму. М-2 и М-2а — разные бланки; выбор делают в меню кнопки Печать.
• ❌ Не заполнен перечень ценностей. На обороте М-2 должен быть список ТМЦ — внесите строки в табличную часть или текстом.
• ❌ Истёк срок. После даты «по» бланк недействителен — поставщик по нему не отпустит груз. Выпишите новую доверенность.

Частые вопросы