Отчёт ЕФС-1 в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1

Форма ЕФС-1 в 1С:ЗУП 3.1 лежит в разделе Отчёты → 1С-Отчётность: нажимаете Создать, в списке видов отчётов выбираете ЕФС-1. Сам отчёт единый, но сдаётся он не целиком, а частями — под каждое событие свой подраздел и свой срок.

ЕФС-1 заменила четыре прежних формы: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), поэтому и отчёт теперь один, и получатель один. Ниже — где в программе формируется каждый подраздел, какие коды мероприятий подставляются при приёме и увольнении, в какие сроки всё это уходит в фонд и как выгрузить файл.

Путь к форме в программе

Основной маршрут одинаков для всех частей отчёта:

1. Откройте раздел Отчёты → 1С-Отчётность (в некоторых релизах пункт называется Отчётность, справки).
2. Нажмите Создать.
3. В окне выбора в группе Отчётность в СФР (или через строку поиска по слову ЕФС) выберите ЕФС-1.
4. Укажите организацию и период, затем — какие подразделы заполняются. Программа откроет только нужные листы.

Подраздел 1.1 (кадровые мероприятия) удобнее формировать не вручную, а из готовых данных: все приёмы, переводы и увольнения программа уже хранит. При создании ЕФС-1 с этим подразделом она сама подтянет события за указанный период — вам останется проверить и отправить.

Из чего состоит отчёт: разделы и подразделы

ЕФС-1 — это титульный лист и два раздела. Каждый раздел дробится на подразделы, и именно подраздел определяет, что и когда вы сдаёте.

Коммерческая организация чаще всего работает с тремя блоками: подраздел 1.1 (по событиям), подраздел 1.2 (раз в год) и раздел 2 (ежеквартально). Подразделы 1.3 и 2 раздела 1 нужны только отдельным категориям работодателей.

Сдавать весь отчёт разом не нужно и нельзя: каждый подраздел уходит в свой срок. Попытка отправить, например, подраздел 1.1 вместе с годовым стажем приведёт к отклонению.

Подраздел 1.1 при приёме и увольнении: коды мероприятий

Это самая частая часть отчёта. Её сдают по каждому кадровому событию. В 1С:ЗУП строки подраздела 1.1 заполняются автоматически из кадровых документов — Приём на работу, Кадровый перевод, Увольнение и других. Вручную коды набирать не нужно: программа подставляет вид мероприятия по типу документа.

Основные виды мероприятий, которые попадают в графу «наименование мероприятия»:

При приёме подраздел 1.1 показывает мероприятие ПРИЕМ, при увольнении — УВОЛЬНЕНИЕ с указанием основания и статьи ТК РФ. Для увольнения программа переносит статью из документа Увольнение, поэтому важно, чтобы основание в документе было заполнено корректно — иначе в отчёт попадёт пустая или неверная статья.

Отдельно стоит графа «работа по профессии, дающей право на досрочную пенсию». Если должность входит в список вредных, при приёме и переводе в подразделе 1.1 должен появиться код особых условий — он берётся из позиции штатного расписания и настроек должности. Когда код не подтянулся, проверьте, заполнены ли условия труда в карточке должности или позиции штатки.

Ещё один нюанс — графа с районным кодом и территориальными условиями (Крайний Север, местности, приравненные к нему). Для таких работников подраздел 1.1 без кода территории фонд не примет, поэтому территориальные условия задают в настройках организации или подразделения заранее, а не правят в самом отчёте.

Чтобы быстро собрать подраздел 1.1 за день, создайте ЕФС-1 с этим подразделом и периодом «за нужную дату» — программа подтянет все проведённые за день приёмы и увольнения. Проверьте список сотрудников и отправьте.

Подраздел 1.2: сведения о стаже за год

Подраздел 1.2 — это годовые сведения о страховом стаже всех работников (бывшая СЗВ-СТАЖ). Он формируется один раз, по итогам календарного года, и охватывает весь персонал, а не отдельных сотрудников.

В 1С:ЗУП отчёт создаётся так же — ЕФС-1 с выбором подраздела 1.2, период — отчётный год. Программа заполняет периоды работы, территориальные условия, особые условия труда и коды из классификаторов на основании кадровых данных и начислений.

Отдельно подраздел 1.2 сдают при выходе работника на пенсию: когда человек подаёт заявление, сведения о его стаже нужно передать в СФР в течение трёх календарных дней. В этом случае отчёт формируется на одного сотрудника, а в типе сведений указывается признак назначения пенсии.

В подразделе 1.2 важны не только даты работы, но и исчисляемый стаж: периоды отпусков без сохранения зарплаты, простоев, отпусков по уходу за ребёнком отражаются особыми кодами («АДМИНИСТР», «ДЛОТПУСК», «ДЕТИ» и подобными). 1С:ЗУП проставляет их по данным кадрового учёта и начислений, но если в базе не отражён, например, отпуск за свой счёт, код в стаж не попадёт. Поэтому годовую форму собирают после того, как закрыты все начисления декабря.

Раздел 2 и подраздел 3: взносы на травматизм и накопительную пенсию

Раздел 2 ЕФС-1 — это бывшая форма 4-ФСС, то есть сведения о взносах «на травматизм» (страхование от несчастных случаев на производстве). Сдаётся ежеквартально нарастающим итогом.

В программе раздел 2 заполняется по данным о начисленной базе и тарифе страхователя. Тариф и скидку/надбавку указывают в настройках организации — Настройка → Организации → закладка с данными о регистрации в СФР. Если тариф задан неверно, сумма взносов в разделе 2 посчитается с ошибкой.

Подраздел 3 (бывшая ДСВ-3) нужен только тем, кто удерживает и перечисляет дополнительные взносы на накопительную пенсию по заявлениям работников или по программе софинансирования. Если таких взносов в организации нет — подраздел 3 не формируется и не сдаётся. Строки-пустышки создавать не нужно.

Сроки сдачи ЕФС-1 в СФР

Единый отчёт — разные сроки. Запомнить проще по подразделам:

Отчётные периоды по разделу 2 и подразделу 3 — квартал, полугодие, девять месяцев, год. То есть в течение года раздел 2 сдаётся четыре раза, каждый раз нарастающим итогом с начала года.

Если последний день срока выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день — это общее правило для отчётности. А вот однодневный срок по приёму и увольнению тоже сдвигается на ближайший рабочий день, если событие пришлось на пятницу или предпраздничный день, — то есть отчитаться нужно в следующий рабочий день.

Проверка, выгрузка файла и отправка

Перед отправкой отчёт обязательно проверяют встроенным контролем. В форме ЕФС-1 нажмите Проверить → Проверить контрольные соотношения и Проверить выгрузку. Программа прогонит данные по форматно-логическому контролю СФР и покажет ошибки до отправки, а не после отказа фонда.

Дальше два пути в зависимости от того, подключена ли у вас 1С-Отчётность:

• Прямая отправка. Если настроен электронный документооборот с СФР, жмёте Отправить прямо из формы отчёта. Статус (принят, есть ошибки, отклонён) приходит в ту же базу — смотрите его в журнале 1С-Отчётность.
• Выгрузка в файл. Если отчёт сдаётся через сторонний канал или кабинет страхователя, нажмите Выгрузить — программа сохранит XML-файл установленного формата. Этот файл загружают в кабинет СФР или в стороннюю программу отправки.

Чек-лист перед отправкой:

Типичные ошибки при заполнении

Большинство отказов СФР по ЕФС-1 связаны не с программой, а с данными. Разберём, что чаще всего ломает отчёт и как это чинить.

Частые вопросы