Учёт топлива в 1С: от заправки по карте до списания по норме

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного раздела «ГСМ» нет. Топливо и масла — это материалы на счёте 10.03 «Топливо»: их заводят в Справочники → Номенклатура, приходуют документом поступления, держат на складах (основной склад или «бак» конкретной машины) и списывают документом Требование-накладная по данным путевых листов.

Сами путевые листы и топливные карты как отдельные объекты в типовой Бухгалтерии не ведутся. Путевой лист оформляют на бумаге, в отраслевом решении для автотранспорта или во внешней программе, а в 1С переносят итог: сколько литров израсходовано по каждой машине за период.

Где в 1С найти учёт ГСМ и что настроить заранее

Перед первой заправкой подготовьте три справочника. Без них дальше всё будет путаться.

Номенклатура топлива

1. Откройте Справочники → Номенклатура.
2. Создайте группу «ГСМ» и в ней элементы: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо», «Масло моторное 5W-40».
3. Вид номенклатуры — «Материалы», единица измерения — литр (л).
4. Проверьте счёт учёта: ссылка «Счета учета» в карточке или общий список Справочники → Счета учета номенклатуры. Для топлива должен стоять 10.03.

💡 Заводите отдельный элемент на каждую марку топлива. Одна позиция «Бензин» на все марки ломает и цену, и сверку с отчётом поставщика карт.

Склады-баки

Удобная схема — склад на каждую машину: «Бак Газель А123ВС77», «Бак Ларгус К456ММ77». Создаются в Справочники → Склады, в карточке указывают ответственного — водителя.

Остаток на таком складе = топливо в баке. Это даёт главное: видно, сколько литров числится за каждым автомобилем на конец месяца.

Статьи и подразделения затрат

Решите, куда пойдёт расход:

• 🚚 доставка покупателям — 44.01 (торговля);
• 🏭 техника в производстве — 20.01 или 25;
• 🏢 машина директора и офиса — 26;
• ⛔ сверхнорматив, который не признаётся в налоговом учёте, — 91.02.

Для 91.02 нужна статья прочих расходов со снятым флажком «Принимается к налоговому учету».

Топливные карты и талоны: как их отразить в 1С

Топливная карта — это способ оплаты, а не запас. В учёте живут деньги, перечисленные оператору, и литры, которые водитель залил.

Схема по топливной карте

Главная тонкость — склад в поступлении. Оператор присылает транзакции по каждой карте, а карта закреплена за машиной. Поэтому поступление удобно оформлять сразу на склад-бак: строки с одной карты — один документ на свой склад. Если машин много, допустимо оприходовать всё на основной склад, а затем раскидать перемещением.

Сами пластиковые карты в БП обычно на баланс не ставят. Кому выдана какая карта, ведут ведомостью или на забалансовом счёте — как записано в учётной политике.

Талоны на топливо

Талоны — денежные документы. Покупка: Дт 50.03 Кт 60.01. Выдача водителю — в подотчёт: Дт 71.01 Кт 50.03. После заправки по авансовому отчёту талоны превращаются в литры: Дт 10.03 Кт 71.01.

Заправка за наличные

Водитель платит из подотчётных, сдаёт чек и авансовый отчёт. В Банк и касса → Авансовые отчеты на вкладке «Товары» указывают топливо и склад-бак. Проводка Дт 10.03 Кт 71.01.

Учёт топлива на собственном складе и в баках

Если у предприятия своя ёмкость, движение выглядит так:

1. 🛢 Закупка цистерной — поступление на склад «Топливный резервуар».
2. ⛽ Заправка машин — Склад → Перемещение товаров с резервуара на склад-бак. Основание — ведомость выдачи с подписью водителя.
3. 📉 Расход — требование-накладная со склада-бака по путевым листам.

Перемещение проводкой Дт 10.03 Кт 10.03 меняет только склад, стоимость не трогает. Это и нужно: деньги остаются в запасах, пока топливо не сгорело.

Остаток в баке на конец месяца

Многие списывают всё заправленное за месяц сразу. Это неверно, если в баке осталось топливо: по ФСБУ 5/2019 запас списывается, когда потреблён. Остаток в баке переходит на следующий месяц.

Расчёт по машине за месяц:

Остаток на конец, 27 л, должен совпасть с остатком склада-бака в 1С и с показанием в последнем путевом листе месяца.

Инвентаризация

Для резервуара и баков используется общий документ Склад → Инвентаризация товаров. Фактическое количество берут по замерам (метрошток, показания датчика уровня). Недостача оформляется списанием товаров, излишек — оприходованием.

Путевые листы и списание ГСМ в 1С

Путевой лист — первичный документ для расхода топлива. Его реквизиты установлены приказом Минтранса № 390: среди них показания одометра при выезде и возвращении, остатки топлива и сведения о водителе и транспортном средстве.

В типовой БП 3.0 и УТ 11 документа «Путевой лист» нет. Варианты:

• 📄 бумажный лист и сводная ведомость в Excel, в 1С — только итог списания;
• 🧩 отраслевое решение для автотранспорта на платформе 1С:Предприятие, которое хранит путевые листы и само формирует списание;
• 🛠 доработка: расширение конфигурации с документом путевого листа.

Списание по итогам месяца в БП 3.0

1. Соберите путевые листы машины за месяц и посчитайте расход по каждому.
2. Откройте Производство → Требования-накладные и создайте документ.
3. Склад — бак этой машины.
4. Укажите счёт затрат: один на весь документ или свой для каждой строки — в документе это переключается настройкой в шапке.
5. Добавьте строки: топливо и количество литров по норме — на 44.01 (или 20, 26).
6. Сверхнорматив, если его не признаёте в налоговом учёте, — отдельной строкой или отдельным документом на 91.02.
7. В комментарий впишите номера и даты путевых листов. При проверке это экономит поиск.

Себестоимость литра 1С посчитает сама по способу оценки МПЗ из учётной политики: по средней или ФИФО.

Списание в УТ 11

Путь другой: Склад и доставка → Внутреннее потребление товаров. Склад — бак машины, в строках — топливо и статья расходов. Финансовый результат по статье виден в отчётах о расходах.

Нормы расхода топлива: как считать и что делать с перерасходом

Ориентир для норм — методические рекомендации Минтранса, введённые распоряжением № АМ-23-р. Базовая формула для легкового автомобиля и автобуса:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)

Hs — базовая норма, л на 100 км
S  — пробег по путевому листу, км
D  — суммарная надбавка, % (зима, город, кондиционер и т.д.)

Пример. Базовая норма 12 л/100 км, пробег за день 350 км, зимняя надбавка 10 %.

• 0,01 × 12 × 350 = 42 л;
• 42 × (1 + 0,10) = 46,2 л.

Норма на день — 46,2 л. Если по путевому листу ушло 50 л, перерасход 3,8 л.

Где хранить нормы

Типовая БП норм не знает: в карточке номенклатуры и склада такого поля нет. Норму утверждают приказом руководителя на каждую машину (с сезонными надбавками), а расчёт делают вне 1С или в отраслевом решении.

💡 Удобно держать нормы в той же таблице, где считаете путевые листы. Тогда сразу видно, какая часть расхода идёт на 44, а какая на 91.02.

Сверхнорматив в налоговом учёте

Нормы Минтранса для налога на прибыль прямо не обязательны. Расход признают по статье 252 НК РФ, если он обоснован и подтверждён путевыми листами. Часть компаний признаёт весь фактический расход, утвердив собственные нормы. Другие режут всё сверх норм на 91.02 без признания. Выберите один подход и закрепите его в учётной политике, иначе каждый месяц будет спор с налоговиком.

Данные GPS/ГЛОНАСС и учёт ГСМ

Типовые БП 3.0 и УТ 11 с датчиками напрямую не работают. Данные мониторинга попадают в 1С тремя путями:

1. Отраслевое решение для автотранспорта. Обычно умеет загружать пробег и расход из систем мониторинга и заполнять путевые листы.
2. Обмен через файл. Система мониторинга выгружает отчёт по машинам за период (Excel, CSV, XML), обработка в 1С заполняет по нему табличную часть требования-накладной.
3. Обмен через API системы мониторинга — для крупных автопарков, делает программист.

Какие поля нужно сопоставить при загрузке:

Самая полезная сверка — три цифры по каждой машине: заправлено по отчёту оператора, залито в бак по датчику, израсходовано по путевым листам. Расхождение между первыми двумя показывает заправку мимо бака. Между второй и третьей — завышенный пробег в путевом листе.

Отчёты по ГСМ и сверка остатков

Отдельного отчёта «Расход ГСМ» в типовой БП нет. Собирают из стандартных:

• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету — счёт 10.03, в настройках включите группировку по складам и номенклатуре. Получится ведомость «остаток — заправлено — списано — остаток» по каждой машине в литрах и рублях.
• 🔎 Отчеты → Анализ субконто по складу — полезен, если нужно увидеть все операции одной машины.
• 🧾 Карточка счёта 10.03 с отбором по складу — кто и каким документом двигал топливо.
• 📈 Отчеты → Универсальный отчет по регистру бухгалтерии — для своей формы, например расход в литрах на 100 км.

Для анализа эффективности считайте фактический расход на 100 км по каждой машине и сравнивайте с нормой. Если машина стабильно тратит на 15 % больше нормы, а соседняя такой же модели — в пределах, это повод проверить технику и водителя.

Частые вопросы