Инвентаризация товаров на складе в 1С:Управление торговлей 11 — от описи до списания недостач

Инвентаризация в 1С:Управление торговлей 11 живёт в разделе Склад и доставка: там лежат документ «Инвентаризационная опись », а также документы, которыми оформляют итог пересчёта, — «Оприходование излишков товаров», «Списание недостач товаров» и «Пересортица товаров». Если раздел есть, а описи в нём не видно, почти всегда выключена функциональная опция в настройках или у пользователя нет прав на складские документы.

Сама опись ничего не приходует и не списывает. Она фиксирует, сколько товара числится и сколько насчитали. Остатки меняют только документы-«оформители», созданные на её основании. Отсюда главный практический вывод: провели опись, а остатки не изменились — это нормально, работа ещё не закончена.

Где в интерфейсе УТ 11 найти инвентаризацию

В интерфейсе «Такси» путь такой:

1. Откройте раздел Склад и доставка.
2. В панели команд раздела найдите группу внутренних складских операций и пункт со словом «инвентаризация» или «инвентаризационные описи».
3. Документы оформления расхождений открываются из того же раздела, через список внутренних товарных операций.

Если пункт не попался на глаза, наберите «инвентар» в поле поиска в шапке программы. Поиск идёт и по командам меню, и система сразу покажет, в каком разделе лежит документ.

Для складов с ордерной схемой есть ещё один инструмент — документ «Пересчет товаров». Его выписывают как задание кладовщику: он считает конкретные позиции или ячейки и вносит факт. Пересчёт удобен для выборочных проверок и адресного хранения, опись — для полной инвентаризации с печатью унифицированных форм.

Пересчёт и опись не исключают друг друга. На ордерном складе удобно разбить работу: выписать несколько пересчётов по зонам или ячейкам, чтобы кладовщики считали параллельно. Расхождения по любому из инструментов в итоге оформляют одними и теми же документами — оприходованием излишков, списанием недостач и пересортицей.

Почему документа нет в меню: настройки

Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Там собраны флажки, которые включают складские механизмы: ордерную схему, пересчёты, оформление излишков и недостач. Проверьте, что механизмы, связанные с инвентаризацией и расхождениями, включены. После установки флажка перезапускать программу не нужно — достаточно заново открыть раздел.

Права доступа

Если у администратора опись видна, а у кладовщика нет, дело в правах. Проверить их можно в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа:

• 👤 пользователь должен входить в группу, профиль которой даёт права на складские документы;
• 🏬 при ограничении доступа на уровне записей группе должны быть разрешены нужные склады — иначе список описей будет пустым или без «чужих» складов;
• ✍️ право читать документ не равно праву его проводить: кладовщик может вносить факт, а проводить оформление излишков и недостач — бухгалтер или товаровед.

Как создать инвентаризационную опись и подготовить пересчёт

Перед созданием документа договоритесь о «моменте среза». Если в день пересчёта склад продолжает отгружать, учётные остатки уплывут, и вы получите ложные расхождения.

Дату запрета изменения задают в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения. Она не даст задним числом провести «забытую» накладную, которая испортит уже снятые остатки.

Создание описи:

1. В списке инвентаризационных описей нажмите Создать.
2. Укажите склад. Если в базе несколько организаций, выберите и её.
3. Задайте период проведения инвентаризации и ответственного.
4. На вкладке с товарами нажмите Заполнить и выберите заполнение по остаткам. Программа подставит всё, что числится на складе.
5. Сохраните документ, не проводя его.

💡 Для выборочной инвентаризации не заполняйте по всем остаткам. Добавьте только нужную товарную группу через подбор — опись станет короче, а расхождения по нетронутым позициям не появятся.

Бланк для пересчёта

Из описи распечатайте бланк по команде Печать. Для комиссии удобнее форма без учётных количеств: кладовщик не видит, «сколько должно быть», и считает честно. Унифицированная форма ИНВ-3 с учётными данными нужна на этапе подписания результатов.

Ввод фактического количества: вручную, сканером, из файла

В табличной части описи две ключевые колонки: учётное количество и фактическое. Программа сразу считает отклонение по каждой строке.

Способы ввода факта:

• ⌨️ Вручную — по заполненным бланкам. Подходит для склада на 100–300 позиций.
• 📟 Сканером штрихкодов — команда поиска по штрихкоду в форме документа. Каждое сканирование прибавляет единицу к факту найденной позиции.
• 📂 Из файла или ТСД — команда загрузки из внешнего файла в табличной части: копируете из Excel колонки «штрихкод/артикул» и «количество», сопоставляете поля и загружаете.

Если на складе учитываются серии или характеристики (размер, цвет), факт вводят на уровне серии или характеристики. Ошибка «всё в одну строку» потом даёт пересортицу внутри одной номенклатуры.

Пример. По учёту — 40 футболок «M» и 35 «L». Насчитали 38 «M» и 37 «L». По номенклатуре в целом расхождения нет, а по характеристикам: недостача 2 «M» и излишек 2 «L». Это классическая пересортица.

Разбор расхождений: недостача, излишек или пересортица

После ввода факта отсортируйте табличную часть по отклонению. Работайте сверху вниз — от самых крупных сумм.

Порядок проверки каждой строки:

1. Пересчитать физически. Большая часть «недостач» исчезает после повторного счёта соседних ячеек.
2. Проверить незакрытые документы. Перемещение без приёмки, реализация, отгруженная по факту, но не проведённая, возврат от клиента без документа.
3. Поискать пересортицу. Недостача одного артикула и излишек похожего в близкой сумме — почти всегда путаница при приёмке или отгрузке.
4. Сверить единицы измерения. Учёт в штуках, а считали упаковками — отклонение кратно коэффициенту упаковки.

Что из этого получится в итоге:

Зачёт пересортицы допускается, если она возникла в одном проверяемом периоде, у одного материально ответственного лица и по товарам одного наименования. Так устроено требование Методических указаний по инвентаризации. Разница в стоимости при зачёте и недостача сверх зачёта взыскиваются с виновных или списываются в общем порядке.

Недостача в пределах норм естественной убыли

Для части товаров потери при хранении неизбежны: усушка, утруска, испарение. Такие нормы утверждены отдельно для групп товаров, и в их пределах недостачу списывают на расходы организации. Сверх норм — на виновных лиц, а если виновные не найдены или во взыскании отказано, — на прочие расходы.

Нормы применяют только к недостаче, которая осталась после зачёта пересортицы. Порядок такой: сначала пересортица, затем нормы убыли, затем всё остальное.

В УТ 11 программа сама норму не рассчитывает. Сумму в пределах норм считают отдельно и оформляют отдельным списанием на свою статью расходов — так её видно в отчётах.

Сличительная ведомость

Расхождения в бумажном виде — это сличительная ведомость (форма ИНВ-19). Её печатают из описи после ввода факта. Комиссия подписывает её вместе с описью; бухгалтерия ориентируется на неё при оформлении результатов.

Проведение описи и оформление результатов в учёте

Когда факт окончательный, проведите опись. Учётные остатки после этого не меняются: опись только фиксирует результат пересчёта, от которого строятся следующие документы.

Оприходование излишков

1. Из проведённой описи выберите Создать на основании → Оприходование излишков товаров.
2. Программа перенесёт строки с положительным отклонением.
3. Проверьте цену. Излишек приходуется по стоимости, которую вы укажете: обычно по рыночной цене на дату инвентаризации или по последней закупочной.
4. Проведите документ — остаток на складе увеличится.

Нулевая цена в оприходовании — частая беда: товар появится на складе с нулевой себестоимостью, и последующая продажа покажет завышенную валовую прибыль.

Списание недостач

1. На основании той же описи создайте Списание недостач товаров.
2. Укажите статью расходов. Для недостач в пределах норм естественной убыли и сверх норм лучше завести разные статьи — так проще разнести их в отчётах.
3. Проведите документ — остаток уменьшится, себестоимость спишется на статью.

Если недостачу решили взыскать с работника, в УТ 11 это фиксируют только как управленческий расход или задолженность. Удержание из зарплаты делают в программе расчёта зарплаты, не в УТ.

Пересортица

Документ Пересортица товаров создают тоже из описи или вручную. В каждой строке указывают, какой товар списать и какой оприходовать вместо него. Себестоимость переносится со списываемой позиции.

Как это попадёт в бухгалтерию

УТ 11 ведёт управленческий учёт. Регламентированные проводки формируются в 1С:Бухгалтерии после обмена данными. Типовая синхронизация переносит оприходование излишков и списание недостач в соответствующие складские документы БП, где формируются проводки:

• излишки — Дт 41 Кт 91.01;
• недостача — сначала Дт 94 Кт 41, затем на виновное лицо (Дт 73.02 Кт 94) или в прочие расходы (Дт 91.02 Кт 94), а в пределах норм убыли — на расходы на продажу (Дт 44 Кт 94).

Отчёты, которыми проверяют результат

Чтобы убедиться, что инвентаризация закрыта полностью:

• 📊 Ведомость по товарам на складах за день инвентаризации — остатки должны совпасть с фактом из описи;
• 📉 отчёт по себестоимости или валовой прибыли — проверьте, что оприходованные позиции получили ненулевую стоимость;
• 🧾 список внутренних товарных операций с отбором по дате — все документы оформления проведены, черновиков нет.

Если после всех документов остаток в ведомости не совпадает с фактом, ищите документ движения, проведённый датой внутри периода инвентаризации, после того как опись уже заполнили.

Ошибки, на которых спотыкаются чаще всего

Частые вопросы