Акт ИНВ-15 и 1С:Бухгалтерия 8.3: откуда брать цифры и как получить бланк

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) готовой кнопки «ИНВ-15» нет: ни отдельного документа «Инвентаризация кассы», ни печатной формы акта в поставке не предусмотрено. Всё, что нужно для акта, программа даёт по частям: учётный остаток — в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 50, последние номера ПКО и РКО — в журнале Банк и касса → Кассовые документы, остаток денежных документов — по субсчёту 50.03.

Поэтому вопрос «где в 1С Инв 15» решают одним из трёх способов. Первый — заполнить бланк вручную по цифрам из отчётов. Второй — держать шаблон в Excel и переносить туда данные. Третий — подключить внешнюю печатную форму, если акты нужны часто и по нескольким организациям. Ниже — где именно лежит каждая цифра и как не ошибиться при переносе.

Что такое ИНВ-15 и при чём здесь 1С

ИНВ-15 — унифицированная форма «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Её утвердил Госкомстат постановлением № 88 в 1998 году вместе с другими кассовыми формами. Акт фиксирует, сколько денег и ценностей лежит в кассе по факту и сколько числится по учёту на ту же дату.

С 2013 года унифицированные формы не обязательны: организация вправе утвердить свой бланк в учётной политике. Но реквизиты, которые требует закон о бухучёте, должны остаться. На практике почти все продолжают работать по ИНВ-15 — бланк знаком и аудиторам, и налоговой.

Роль 1С здесь — источник учётных данных. Пересчёт денег делает комиссия руками, программа к нему отношения не имеет. А вот графа «по учётным данным» и номера последних ордеров берутся строго из базы.

Не путайте ИНВ-15 с соседними формами:

Где в 1С искать учётный остаток кассы для акта

Главная цифра акта — остаток по данным учёта на дату и час инвентаризации. В 1С её берут из счёта 50 «Касса».

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период: конец периода — дата инвентаризации.
3. Выберите счёт 50.
4. Если в базе несколько организаций, задайте отбор по нужной.
5. Нажмите Сформировать.

Конечное сальдо по субсчёту 50.01 — это наличные рубли. Сальдо по 50.03 — денежные документы: почтовые марки, оплаченные авиа- и ж/д билеты, путёвки. Если ведётся валютная касса, остаток по ней будет на 50.21 с суммой в валюте.

Кассовая книга

Второй источник — Банк и касса → Кассовая книга. Остаток на конец дня в ней должен совпасть с сальдо 50.01. Если не совпадает, сначала разберитесь с расхождением, потом пишите акт.

Карточка счёта 50

Если инвентаризация проходит в середине дня, ОСВ покажет остаток на конец дня, а не на момент пересчёта. Тогда сформируйте Отчеты → Карточка счета по 50.01 за день инвентаризации и посмотрите остаток после последнего ордера, проведённого до начала пересчёта.

Последние номера кассовых ордеров: поиск в журнале

В бланке ИНВ-15 есть строки «Последний номер приходного кассового ордера» и «Последний номер расходного кассового ордера». Комиссия проверяет по ним, что после пересчёта никто не дописал ордер задним числом.

Где найти номера в 1С:

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Отберите организацию, если их несколько.
3. Отсортируйте список по дате, по убыванию — кликните по заголовку колонки.
4. Найдите последний приходный и последний расходный ордер с датой не позже момента инвентаризации.
5. Номер перепишите полностью, вместе с префиксом.

Чтобы не путаться, удобно смотреть приходные и расходные ордера отдельно. Для этого воспользуйтесь отбором или поиском по колонке с видом документа.

Когда номер «последнего» ордера выглядит странно

• 🔢 Номер меньше предыдущего. Номера в 1С сбрасываются с начала года. Ордер № 1 от 9 января — нормальная ситуация, если инвентаризация в январе.
• 🗑️ Пропуск в нумерации. Кто-то создал ордер и удалил его. Проверьте документы, помеченные на удаление: они видны в списке с перечёркнутым значком.
• 📅 Ордер с датой позже инвентаризации, но меньшим номером. Значит, номер вручную поправили или документ скопировали. Такой ордер стоит разобрать с кассиром до подписания акта.

Нумерация и префиксы кассовых документов

Номер ордера в БП 3.0 выглядит, например, так: 00БП-000123. Он состоит из префикса и порядкового номера. В акте ИНВ-15 удобнее указывать полный номер — так его однозначно найдут в базе.

Откуда берётся префикс:

Префикс организации задают один раз при заведении. Менять его посреди года не стоит: новые ордера пойдут с другой буквенной частью, и в журнале появятся две параллельные серии.

Если вы ведёте учёт по нескольким организациям в одной базе, у каждой своя серия номеров. Значит, и «последние номера» в акте берутся только по ордерам своей организации.

Состав акта: какие строки заполнять из 1С

Бланк ИНВ-15 разбит на перечень ценностей и итоговую часть. Ниже — какие строки бывают и откуда для каждой взять учётную цифру.

Фактическое наличие — комиссия пересчитывает по видам ценностей:

• 💵 наличные деньги;
• 📮 почтовые марки;
• 🧾 марки государственной пошлины;
• 🎫 путёвки, авиа- и железнодорожные билеты;
• 📄 другие ценности и документы, которые хранятся в кассе.

Учётные данные — из 1С:

Результат — разница «факт минус учёт». Положительная — излишек, отрицательная — недостача.

Пример. По ОСВ остаток на 50.01 — 48 350 руб. Комиссия насчитала 48 100 руб. Недостача: 48 350 − 48 100 = 250 руб. Эту сумму и вписывают в строку результата.

Денежные документы в ОСВ видны только в сумме. Если нужна расшифровка по видам (сколько марок, сколько билетов), её берут из первичных документов на поступление. Аналитики по номиналам в типовом плане счетов нет.

Как получить бланк и что дальше делать с расхождением

Раз готовой печатной формы нет, у бухгалтера три рабочих варианта.

Шаблон в Excel из ОСВ

Самый быстрый путь без программиста. Сформируйте ОСВ по счёту 50, сохраните её кнопкой сохранения отчёта в формате .xlsx и ссылкой из шаблона акта подтяните нужную ячейку. Шаблон ИНВ-15 сделайте один раз по постановлению № 88 или по форме из своей учётной политики.

Внешняя печатная форма

Её подключают через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Кнопка Добавить из файла, затем выбор файла .epf. После регистрации форма появляется в меню печати того объекта, к которому привязана.

Такую обработку пишет программист: типовой формы ИНВ-15 в поставке нет. Привязать её обычно удобно к списку кассовых документов или запускать отдельно с выбором организации и даты.

Отражение результата

Акт сам по себе проводок не делает. После подписания результат оформляют обычными кассовыми ордерами в Банк и касса → Кассовые документы:

• излишек — ПКО с видом операции Прочий приход, проводка Дт 50.01 Кт 91.01;
• недостача — РКО с видом операции Прочий расход, проводка Дт 94 Кт 50.01.

Дальше недостачу со счёта 94 списывают на виновное лицо (Дт 73.02 Кт 94) или, если виновного нет, на прочие расходы — по решению руководителя. Это делают операцией, введённой вручную.

Ошибки при работе с ИНВ-15 в 1С и как их исправить

Если не помогло

Когда остатки расходятся, а явной причины нет, сверните поиск до одного дня. Сформируйте карточку счёта 50.01 за день и пройдите каждую строку против бумажных ордеров в кассе. Расхождение почти всегда находится в одном документе: неверная сумма, лишняя копия, не та организация.

Частые вопросы