Смена графика одному работнику в ЗУП 3.1: справочник, кадровый перевод и индивидуальный график

Чтобы в 1С изменить график работы одному сотруднику, в ЗУП 3.1 оформляют документ Кадры → Кадровые переводы с флажком изменения графика и датой, с которой действует новый режим. Если график меняется лишь на несколько дней или на один месяц, кадровый перевод не нужен: хватит документа «Индивидуальный график». Сам шаблон графика правят в справочнике Настройка → Графики работы сотрудников.

Главное правило: не редактируйте общий график, если меняется режим только у одного человека. Изменение шаблона заденет всех, кому он назначен, и пересчитает их нормы времени. Для одного сотрудника создают новый график или индивидуальный график на период.

Как устроены графики и производственный календарь в 1С

В ЗУП 3.1 время работника считается от трёх уровней настроек. Полезно понимать, на каком уровне вы вносите правку.

📅 Производственный календарь задаёт рабочие, выходные, праздничные и предпраздничные дни года. По умолчанию используется «Календарь Российской Федерации». Обновляется он вместе с классификаторами программы, поэтому руками его обычно не трогают.

Своя копия календаря нужна, если в регионе есть дополнительные праздники: например, в Татарстане и Башкортостане. Создайте новый календарь, укажите базовый и отметьте региональные даты. Затем привяжите его к нужным графикам.

🗓️ График работы — шаблон: сколько часов и в какие дни трудится сотрудник. Из графика программа берёт норму времени для оклада, заполняет табель и считает отпуска по часам.

👤 Назначение — кадровый документ, который говорит: «с такой-то даты у Иванова график такой-то». Именно здесь и происходит изменение графика одному сотруднику.

Где найти и как отредактировать шаблон графика работы

Откройте Настройка → Графики работы сотрудников. В списке — все графики организации. Двойной щелчок открывает карточку.

Основные настройки в карточке:

• ⚙️ Способ заполнения: по неделям — для пятидневки и шестидневки; по циклам произвольной длины — для сменных режимов вроде «два через два».
• 📅 Производственный календарь: от него зависят праздники и сокращённые предпраздничные дни.
• ⏱️ Учитывать праздники: при включённом флажке праздничные дни станут нерабочими, а предпраздничные сократятся на час.
• 📊 Суммированный учёт рабочего времени и учётный период — для сменщиков.
• ✂️ Неполное рабочее время — для сокращённой недели или дня.

После правок нажмите кнопку перезаполнения графика на нужный год. Без этого старые часы в календаре графика останутся прежними.

Новый график под одного сотрудника

Если человеку нужен особый режим, удобнее скопировать похожий график и доработать копию:

1. В списке графиков выделите похожий, например «Пятидневка 40 часов».
2. Скопируйте его клавишей F9.
3. Дайте понятное имя: «Пятидневка 9:00–15:00, 30 ч» или «Сутки через трое».
4. Измените расписание и перезаполните график на текущий год.
5. Запишите и закройте.

💡 Пишите в названии суть режима, а не фамилию. Через год сотрудник может уволиться, а график «Петрова» останется в списке и будет путать.

Как изменить график работы одному сотруднику с нужной даты

Постоянная смена режима — это изменение условий трудового договора. Сначала стороны подписывают дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ). Если инициатор — работодатель и меняются организационные условия труда, работника предупреждают письменно не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). В 1С изменение отражают кадровым переводом.

Кадровый перевод в ЗУП 3.1

1. Откройте Кадры → Кадровые переводы и создайте новый документ.
2. Выберите сотрудника и укажите дату, с которой начнёт действовать новый график.
3. Установите флажок изменения графика работы. Должность и подразделение при этом можно не менять.
4. В поле графика выберите новый шаблон.
5. Если оклад зависит от режима (например, при переходе на неполное время), на вкладке начислений поправьте размер или ставку.
6. Проведите документ.

Начиная с указанной даты табель и норма времени пойдут по новому графику. Если перевод оформлен с середины месяца, оклад за этот месяц рассчитается по двум частям: до даты — по старой норме, после — по новой.

🔁 Если зарплата за месяц, в котором действует перевод, уже начислена, программа зарегистрирует перерасчёт. Он попадёт в следующее начисление зарплаты.

Когда графики меняются у нескольких человек

Для группы сотрудников оформлять по переводу на каждого долго. В ЗУП 3.1 для этого есть документ «Изменение графика работы списком». Его создают из раздела Кадры, в группе кадровых переводов. В табличную часть добавляют всех нужных сотрудников, указывают новый график и дату.

Бухгалтерия 3.0

В БП 3.0 с встроенным модулем зарплаты график тоже назначается в документах «Приём на работу» и «Кадровый перевод». Справочник графиков в БП открывается из раздела Зарплата и кадры, в группе справочников и настроек. Возможностей у него меньше: суммированного учёта и индивидуальных графиков, как в ЗУП, там нет.

Временная смена режима: индивидуальный график

Бывает, что режим меняется не насовсем. Сотрудник неделю работает по субботам, подменяет коллегу или выходит на смены по особому расписанию на один месяц. Оформлять перевод туда и обратно в таких случаях лишнее.

Документ «Индивидуальный график» задаёт план часов по дням на конкретный месяц. Найти его можно в разделе Зарплата, в группе учёта времени.

1. Создайте документ, укажите месяц и организацию.
2. Добавьте сотрудника.
3. Нажмите заполнение по графику — подтянутся часы основного графика.
4. Поправьте нужные дни: поставьте часы в рабочие субботы, обнулите дни, когда человек не работает .
5. Проведите документ.

Индивидуальный график заменяет основной только в пределах указанного месяца. С первого числа следующего месяца сотрудник снова работает по графику из кадрового документа.

Неполное рабочее время: как настроить сокращённый график

Неполный день или неделя устанавливаются по соглашению сторон (ст. 93 ТК РФ). Есть категории, которым работодатель обязан предоставить неполное время по их просьбе: например, беременным и родителям детей до 14 лет. Оплата — пропорционально отработанному времени.

В ЗУП 3.1 сокращённый режим настраивают в самом графике:

1. Создайте копию полного графика, например «Пятидневка 20 часов».
2. Установите флажок неполного рабочего времени.
3. Укажите график полного рабочего времени, с которым программа будет сравнивать часы. Обычно это стандартная пятидневка на 40 часов.
4. Задайте расписание: например, по 4 часа с понедельника по пятницу.
5. Перезаполните и запишите график.

Почему важен график полного времени. Оклад сотрудника на неполном дне программа уменьшает пропорционально норме. Пример: оклад 60 000 ₽, в месяце 168 часов по полному графику, а по неполному у сотрудника 84 часа. Он отработал все 84 часа — начислится 60 000 × 84 / 168 = 30 000 ₽.

Альтернатива — оставить сотруднику обычный график и уменьшить оклад в кадровом переводе. Но тогда табель покажет 8 часов в день вместо 4, что не совпадёт с реальным режимом. Правильнее менять именно график.

Сменный график и суммированный учёт времени

Для режимов «два через два», «сутки через трое», «день — ночь — отсыпной — выходной» график заполняют по циклам.

Настройка цикла

1. Выберите способ заполнения по циклам произвольной длины.
2. Задайте длину цикла: для «сутки через трое» — 4 дня, для «два через два» — 4 дня, для «день — ночь — двое выходных» — 4 дня.
3. Заполните часы для каждого дня цикла.
4. Укажите дату отсчёта — день, с которого начинается первый день цикла. От неё программа развернёт смены на год.

Если у вас несколько бригад с одинаковым режимом, но разным началом, сделайте для каждой отдельный график с другой датой отсчёта. Это проще, чем двигать смены индивидуальными графиками каждый месяц.

Суммированный учёт

При сменной работе дневная или недельная норма часто не соблюдается. Тогда вводят суммированный учёт рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Учётный период — не больше года, а для работников с вредными или опасными условиями труда — не больше трёх месяцев.

В карточке графика установите флажок суммированного учёта и выберите учётный период: месяц, квартал, полугодие или год. Норму программа возьмёт из производственного календаря по пятидневке.

Пример. Допустим, норма за квартал по производственному календарю — 466 часов, сотрудник за квартал отработал 490 часов. Переработка составит 24 часа. Её определяют по итогам учётного периода, а не за каждый месяц. Сверхурочные первые два часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, остальные — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Ночные часы

Ночное время по закону — с 22:00 до 6:00 (ст. 96 ТК РФ). Чтобы программа выделяла ночные часы, сначала включите учёт работы в ночное время в настройках расчёта зарплаты (раздел Настройка). После этого в графиках станет доступно указание ночных часов по дням.

🌙 Для смены 20:00–8:00 с часовым перерывом в дневные часы в графике отмечают 11 часов работы, из них 8 ночных. Доплата за ночь — не менее 20% часовой ставки за каждый ночной час. Рассчитывается она отдельным начислением, которое назначают сотруднику.

Как проверить, что новый график применился

После проведения перевода стоит убедиться, что программа видит новый режим. Иначе ошибка всплывёт только при расчёте зарплаты.

🔍 Что посмотреть:

• Карточка сотрудника. В разделе кадровых данных показан текущий график. Через историю изменений видно, с какой даты действует каждый.
• Табель. Сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за месяц после перевода. Дни и часы должны соответствовать новому графику.
• Начисление зарплаты. В строке оклада сравните колонку нормы с отработанным временем. Норма должна совпадать с графиком, а не со старой пятидневкой.
• Нормы по суммированному учёту. Для сменщиков проверьте, что в последнем месяце учётного периода корректно посчитались часы переработки.

Частые ошибки при смене графика работы

❌ Правят общий график ради одного человека. У всех, кто по нему работает, меняется норма и пересчитывается зарплата. Признак: после проведения начисления появились перерасчёты у людей, которых вы не трогали.

❌ Забыли перезаполнить график на новый год. Если график не заполнен на год, программа не находит норму и табель приходит пустым. Перезаполните график на год вперёд, как только загрузите производственный календарь.

❌ Перевод датирован задним числом в закрытом периоде. Программа построит перерасчёт за прошлые месяцы. Если отчётность по взносам уже сдана, суммы разойдутся с данными в отчётах. Согласуйте дату с бухгалтером до проведения.

❌ Неполный график без графика полного времени. Сотрудник на половине ставки получает полный оклад — пример с цифрами выше.

❌ Индивидуальный график вместо перевода на долгий срок. Документ действует один месяц, и его приходится создавать каждый раз. Если режим поменялся больше чем на месяц, оформите перевод.

Частые вопросы