Печать личной карточки Т-2 в 1С ЗУП: пути меню и настройка формы

Личную карточку Т-2 в 1С ЗУП 3.1 печатают из двух мест: прямо из карточки сотрудника кнопкой Печать и через кадровый отчёт Личные карточки (Т-2), если нужно сразу несколько человек. Отдельного документа «Личная карточка» в базе нет — это печатная форма, которую программа собирает из данных сотрудника и физического лица на момент печати.

Самый короткий путь: Кадры → Сотрудники, открыть нужного человека, нажать Печать в верхней командной панели и выбрать Личная карточка Т-2. Форма откроется заполненной — её останется сверить и отправить на принтер.

Ниже разберём оба способа, покажем, из каких полей 1С берёт данные для каждого раздела карточки, что проверить перед печатью и почему некоторые разделы выходят пустыми.

Печать одной карточки из данных сотрудника

Если карточка нужна на одного человека, формируйте её прямо из его записи.

1. Откройте Кадры → Сотрудники и найдите работника в списке.
2. В карточке сотрудника нажмите кнопку Печать на верхней командной панели.
3. В выпавшем списке выберите Личная карточка Т-2.
4. Программа соберёт форму и покажет её на экране — отсюда её печатают (Ctrl+P) или сохраняют в файл.

Если кнопки Печать в командной панели не видно, список команд может быть свёрнут — раскройте его через кнопку с многоточием «Ещё» в правой части панели. Набор печатных форм зависит от прав пользователя: у кадровика, бухгалтера по зарплате и у пользователя с ограниченной ролью он может различаться.

Личные сведения (паспорт, адрес, состав семьи, образование) хранятся в элементе справочника Физические лица, а трудовые (должность, подразделение, даты приёма и переводов) — в объектах, связанных с сотрудником. Печатная форма Т-2 объединяет и то, и другое. В карточке сотрудника есть ссылка на личные данные — она открывает ту же запись физлица, что и раздел Физические лица.

Одно физлицо может быть связано с несколькими сотрудниками — например, при работе по основному месту и по совместительству. Карточка Т-2 строится по конкретному сотруднику, поэтому трудовые разделы наполнятся данными именно той трудовой позиции, из которой вы печатаете. Личная же часть у таких записей общая, потому что физлицо одно.

Если в форме не те данные организации или сотрудника, проверьте, из какой именно записи вы запустили печать. Частая причина путаницы — два однофамильца или два элемента физлица на одного человека, заведённые по ошибке. В этом случае сведения «размазываются» по двум карточкам, и часть разделов выходит пустой.

Отчёт «Личные карточки (Т-2)» по списку сотрудников

Когда карточки нужны пачкой — например, при проверке ГИТ или на весь отдел — удобнее кадровый отчёт.

Откройте Кадры → Кадровые отчёты. В открывшемся перечне найдите отчёт Личные карточки (Т-2). В форме отчёта задайте:

• 📅 организацию — если в базе их несколько;
• 👥 отбор по сотрудникам — конкретные люди, подразделение или весь список;
• 📆 дату, на которую собираются сведения.

После Сформировать программа построит карточки на всех выбранных работников подряд. Их можно распечатать одним заданием или выгрузить в файл.

Отчёт удобен ещё и тем, что показывает карточки списком: сразу видно, у кого разделы пустые и чьи данные нужно дозаполнить, не открывая каждого по отдельности.

Откуда 1С берёт данные для разделов карточки

Форма Т-2 (утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) состоит из нескольких разделов, и каждый тянет сведения из своего места в базе. Если раздел пуст, искать причину нужно именно там.

Главный принцип: личные сведения правятся в физлице, а трудовые формируются кадровыми документами. Нельзя вписать перевод прямо в карточку — он появится в разделе III только после проведения документа Кадровый перевод.

Разделы IV–VII (аттестация, повышение квалификации, переподготовка, награды) в типовой ЗУП отдельными документами не ведутся, поэтому в карточке они обычно остаются пустыми. Это нормально — их при необходимости дозаполняют вручную уже в распечатанной или выгруженной форме.

Отдельно стоит понимать логику раздела III. Каждая строка здесь — это отдельное кадровое событие: приём, перевод, перемещение. Если у сотрудника за время работы было три перевода, в разделе будет четыре строки (приём плюс три перевода), и все они возьмутся из проведённых документов по порядку дат. Поэтому «потерянная» строка в этом разделе означает, что соответствующий кадровый документ либо не проведён, либо оформлен другим способом (например, изменением оклада, которое в раздел III не попадает).

Данные образования и стажа — это тоже часть карточки, но заполняются они в личных данных физлица, а не кадровыми документами. Если графа образования пустая, сведения о нём просто не вносили при приёме.

Что проверить перед печатью

Карточка Т-2 печатается ровно по тому, что введено в базу. Пустые графы в форме — почти всегда пустые поля в карточке физлица, а не сбой программы.

Отдельно стоит проверить адрес. Если он введён вручную и не распознан адресным классификатором, в карточку он может встать не полностью. В карточке физлица есть кнопка проверки адреса — ею стоит воспользоваться до печати.

Второй частый пробел — воинский учёт. Раздел II заполняется только для военнообязанных и только если в физлице внесены категория запаса, воинское звание, состав и ВУС. Для женщин и невоеннообязанных он остаётся пустым по закону.

Данные воинского учёта вносятся в карточке физического лица в отдельном блоке, посвящённом военному учёту. Туда переносят сведения из военного билета: категорию запаса, воинское звание, состав (профиль), полное кодовое обозначение ВУС, годность к военной службе и наименование военкомата. Пока этот блок не заполнен, раздел II карточки будет пустым, даже если сотрудник военнообязанный.

Третий момент — актуальность на дату. Карточка собирается по состоянию на дату формирования. Если вы печатаете её «задним числом», в неё попадут только те документы и правки, что были в базе на тот день. Для действующей карточки берите текущую дату.

Настройка и доработка печатной формы

Типовая форма Т-2 печатается без настройки. Но если в карточке не хватает граф, нужен логотип или свой вид бланка, форму меняют двумя способами.

Встроенные настройки печати. В окне уже сформированной карточки на панели есть команды масштаба, полей и параметров страницы. Здесь же карточку сохраняют в Excel или PDF, чтобы дозаполнить разделы, которых нет в базе.

Изменение макета через расширение конфигурации . Если нужно изменить сам бланк — добавить графу, поменять шапку, вывести дополнительное поле — макет печатной формы дорабатывают. Правьте макет не в самой конфигурации, а в расширении (Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Расширения). Так доработка не слетит при обновлении типовой конфигурации.

Для разового бланка под конкретное требование проще выгрузить карточку в Excel и поправить там — это не требует доработки конфигурации и прав разработчика.

Если карточки печатаются регулярно и большой пачкой, удобнее сохранить их одним файлом. Из окна сформированного отчёта Личные карточки (Т-2) форму можно выгрузить в один документ Excel или PDF и уже из него отправить на печать. Так проще контролировать комплектность — видно, сколько страниц ушло на каждого сотрудника, и не потеряется ни одна карточка.

Почему карточка печатается пустой или с ошибками

Разберём типичные ситуации, когда форма формируется не так, как ждут.

Отдельно про адрес: если он отображается обрезанным, причина чаще всего в том, что при вводе не выбрано значение из классификатора. Введите адрес заново через форму ввода адреса и выберите подсказку.

Применяется ли форма Т-2 сейчас

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых документов для коммерческих организаций перестали быть обязательными. Это значит, что работодатель вправе вести личную карточку по собственной форме или не вести вовсе, закрепив решение в учётной политике.

На практике большинство продолжает использовать именно Т-2 — она привычна, покрывает все нужные сведения и уже встроена в 1С. Полностью заполненная карточка помогает закрыть сразу несколько учётных задач: подтвердить состав персональных данных работника, свести воедино историю переводов и отпусков, а для военнообязанных — вести раздел воинского учёта, который инспекторы военкомата запрашивают при проверках.

Для государственных и муниципальных служащих применяется отдельная форма — Т-2ГС(МС), её ведение обязательно. В ней состав разделов и сведений отличается от обычной Т-2, поэтому путать их не стоит: для госслужащего печатайте именно Т-2ГС(МС), если такая форма предусмотрена в вашей конфигурации.

Если же организация решила не вести личную карточку, это решение лучше закрепить документально. Тогда при проверке не возникнет вопроса, почему карточек нет: отказ от унифицированной формы — право работодателя, но оно должно быть оформлено, а не быть следствием того, что про карточки просто забыли.

Частые вопросы