Командировки в 1С ЗУП 3.1: где лежит документ и как его настроить

Документ Командировка в 1С:ЗУП 3.1 лежит в разделе Зарплата → группа команд Командировки. Этот же документ дублируется в разделе Кадры, потому что он одновременно фиксирует кадровое событие (сотрудник отсутствует на рабочем месте) и начисляет оплату по среднему заработку.

Если пункта Командировки в меню нет — значит, возможность выключена в настройках. Включается она одним флажком, после чего журнал и документ появляются сразу. Ниже — где именно находится документ, как включить его, за что отвечает ЗУП, а что уходит в Бухгалтерию, и почему чаще всего средний заработок считается не так, как ожидали.

Где лежит документ «Командировка»

Основной путь — раздел Зарплата. В левой части раздела есть группа Командировки: по ней открывается журнал всех оформленных поездок. Кнопка Создать заводит новый документ.

Тот же документ виден и из раздела Кадры — там он попадает в журнал отсутствий, поскольку на время поездки за сотрудником сохраняется рабочее место, но он не выполняет обычные обязанности.

Почему документ один, а разделов два:

• 📋 кадровая часть — отмечает, что сотрудник в командировке в указанные даты, и блокирует эти дни от других отсутствий;
• 💰 расчётная часть — считает оплату по среднему заработку за рабочие дни поездки и передаёт сумму в начисление зарплаты за месяц.

Поэтому заводить отдельный приказ и отдельный документ начисления не нужно: Командировка закрывает обе задачи.

В журнале командировки можно отобрать по сотруднику, подразделению или периоду — через настройку списка или быстрый отбор над таблицей. Это удобно, когда нужно свести все поездки одного работника за год или проверить, не пропущена ли чья-то командировка перед закрытием месяца.

Что делать, если пункта «Командировки» нет в меню

Пропавший раздел — это не ошибка, а выключенная функциональность. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты. В открывшейся форме перейдите к составу начислений (кнопка настройки начислений и удержаний) и поставьте флажок Командировки.

После записи настройки:

1. в разделах Зарплата и Кадры появляется группа команд Командировки;
2. в списке видов начислений добавляется предопределённое начисление Командировка (оплата по среднему заработку);
3. становится доступен сам документ.

Если искать вручную не хочется, воспользуйтесь глобальным поиском. В правом верхнем углу программы есть значок лупы — нажмите его и введите слово командировка. Поиск покажет и документы, и элементы настроек, через которые можно сразу перейти к нужной форме.

Как оформить командировку по шагам

Порядок заполнения документа простой, но каждый шаг влияет на итоговую сумму и на то, попадёт ли оплата в нужный месяц.

1. В разделе Зарплата → Командировки нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника. Если поездка групповая, в ЗУП её оформляют отдельными документами на каждого работника.
3. Укажите дату начала и дату окончания командировки. Программа подсчитает рабочие дни по графику сотрудника внутри этого интервала.
4. Заполните поле места назначения и основание — этого достаточно для печати приказа.
5. Проверьте расчёт среднего по ссылке с суммой — об этом ниже.
6. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

На основании дат программа сама определяет рабочие дни по графику сотрудника, которые приходятся на командировку, — именно за них начисляется оплата. Ручной ввод числа дней не требуется и, как правило, не предусмотрен: при неверном результате исправляют не документ, а график работы в карточке сотрудника.

Печать приказа и расчётного листка

Из проведённого документа доступны печатные формы. Основная — приказ о направлении в командировку (унифицированная форма Т-9, которую организация вправе использовать или заменить своим бланком). Кнопка Печать в командной панели документа открывает список доступных форм.

Отдельное командировочное удостоверение печатать не нужно: его отменили, и подтверждением служат приказ и документы о расходах.

Как рассчитывается средний заработок за командировку

Оплата за время командировки считается по среднему заработку, а не по окладу. Это требование статьи 167 ТК РФ: за работником сохраняется средний заработок, а не обычная зарплата за отработанное время.

Средний заработок программа рассчитывает по правилам Постановления Правительства РФ № 922:

• расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки;
• в базу входят все выплаты, связанные с оплатой труда (оклад, премии в пределах норм, надбавки);
• из расчёта исключаются периоды и суммы отпускных, больничных, других командировок и прочих выплат по среднему.

Посмотреть, как сложился средний, можно по ссылке с расчётом внутри документа: там видны месяцы расчётного периода, учтённые суммы и отработанные дни. Если сотрудник принят меньше года назад, период автоматически сокращается до фактически отработанного времени.

Отдельный момент — премии. Годовые и квартальные премии учитываются в среднем по особым правилам: премия за год включается в расчёт пропорционально отработанному времени расчётного периода. Если премия начислена позже командировки, а относится к уже прошедшему периоду, может понадобиться перерасчёт — для этого документ командировки перепроводят после ввода премии.

После проведения документа сумма оплаты попадает в Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц отдельной строкой Командировка. Если командировка захватывает два месяца, часть оплаты попадёт в каждый месяц по фактическим рабочим дням.

Настройка вида начисления и отражения в учёте

Отдельное начисление под командировку создавать не нужно — оно уже есть в типовой конфигурации. Но его поведение можно донастроить.

Вид начисления. Предопределённое начисление Командировка настраивается в разделе Настройка → Начисления. Там задаются способ расчёта (средний заработок) и порядок обложения НДФЛ и взносами. Менять эти параметры без необходимости не стоит — типовые настройки соответствуют законодательству.

Способ отражения в бухучёте. В 1С:ЗУП аналог «статьи затрат» называется способом отражения зарплаты в бухгалтерском учёте. Настраивается он в разделе Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте. Способ можно задать:

• для организации в целом;
• для подразделения;
• для конкретного начисления, если командировочные нужно собирать на отдельном счёте или статье.

При синхронизации с 1С:Бухгалтерией этот способ превращается в проводку: оплата по среднему уходит в дебет счёта затрат (20, 26, 44 — в зависимости от подразделения) и кредит счёта 70.

Обложение НДФЛ и взносами. В отличие от суточных, оплата по среднему заработку за командировку — это обычная оплата труда. Она облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме, без каких-либо льготных лимитов. В типовом начислении Командировка это уже настроено, поэтому НДФЛ удерживается и взносы начисляются автоматически при расчёте зарплаты за месяц.

Суточные, проезд и проживание: что в ЗУП, а что в Бухгалтерии

Здесь проходит граница ответственности программ, и именно она чаще всего путает бухгалтеров.

1С:ЗУП начисляет только оплату по среднему заработку за дни командировки. Суточные, билеты и гостиницу ЗУП не считает — это не зарплата, а возмещение расходов по статье 168 ТК РФ.

1С:Бухгалтерия отражает сами командировочные расходы — обычно через Авансовый отчёт. Там проводятся суточные, проезд, проживание и прочие подтверждённые документами траты.

Нормы суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217 и 422 НК РФ):

Всё, что выплачено сверх лимита, облагается НДФЛ и взносами. Пример по России: поездка на 5 дней, работодатель платит 1000 ₽ в сутки. Необлагаемая часть — 700 ₽ × 5 = 3500 ₽, облагаемая — (1000 − 700) × 5 = 1500 ₽. Именно с этих 1500 ₽ удерживается НДФЛ и начисляются взносы.

Пример по загранкомандировке: 4 дня за рубежом по 3000 ₽ в сутки. Необлагаемый лимит — 2500 ₽ × 4 = 10 000 ₽, облагаемая часть — (3000 − 2500) × 4 = 2000 ₽. Суточные в иностранной валюте для контроля лимита пересчитываются в рубли, поэтому итоговая облагаемая сумма зависит от курса на дату расчёта.

Лимиты 700 и 2500 ₽ действуют только для налогов. Фактический размер суточных работодатель устанавливает сам в положении о командировках — он может быть и больше, и меньше, просто сверх лимита появляется налоговая нагрузка.

Данные о сверхнормативных суточных для расчёта НДФЛ и взносов передаются в ЗУП из Бухгалтерии при синхронизации либо вводятся отдельным документом. Взносы при этом идут в СФР — Фонд социального страхования объединён с ПФР в единый фонд с 2023 года.

Когда командировку в ЗУП оформлять не нужно

Не каждая служебная поездка — это командировка. Есть случаи, когда документ Командировка оформлять неправильно, и тогда оплата по среднему будет ошибкой.

• 🚗 Разъездной характер работы. Если поездки — постоянная часть обязанностей (курьер, торговый представитель, монтажник), это не командировка. Такой характер работы указывается в трудовом договоре, а время в разъездах оплачивается по обычной системе, а не по среднему.
• 🏠 Дистанционный сотрудник, вызванный в офис. Поездка удалённого работника к работодателю оформляется как командировка только при соответствующем решении — единого правила нет, смотрите локальный акт.
• 🕐 Поездка в пределах города или рабочей смены. Если сотрудник ездит по служебным делам в черте населённого пункта и возвращается в тот же день к обычной работе, отдельный документ обычно не нужен.

В этих ситуациях оплата идёт в обычном режиме, а расходы (если есть) возмещаются через авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии без начисления среднего в ЗУП.

Почему средний заработок считается не так, как ждали

Самые частые проблемы — не в документе, а в данных, из которых считается средний. Разберём их по симптомам.

Отдельно проверьте график работы сотрудника. Если в карточке указан неверный график, программа неправильно определит рабочие дни внутри командировки — и число оплачиваемых дней не сойдётся с календарём поездки.

Частые вопросы