Личная карточка Т-2 в 1С: как открыть, дополнить и распечатать

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) карточка сотрудника открывается из списка Зарплата и кадры → Сотрудники, в ЗУП 3.1 — из Кадры → Сотрудники. Личная карточка Т-2 — это не отдельный справочник, а печатная форма: выделите человека в списке и выберите в меню Печать пункт «Личная карточка (Т-2)».

Типичная ситуация: кадровик уходит в отпуск, бухгалтер на его месте получает запрос из военкомата или от проверяющих — «пришлите Т-2 на Иванова». Карточку сотрудника он видел сто раз, а вот где лежит сама личная карточка, не знает. Ответ простой: программа собирает Т-2 «на лету» из карточки сотрудника, данных физического лица и кадровых документов. Поэтому и искать, и исправлять её нужно в этих трёх местах.

Из чего 1С собирает личную карточку сотрудника

Прежде чем что-то искать, полезно понять устройство. В типовых конфигурациях 8.3 человек хранится в двух справочниках сразу:

• 👤 Физические лица — паспорт, адрес, СНИЛС, ИНН, образование, семья, воинский учёт. Одна запись на человека.
• 💼 Сотрудники — человек в роли работника конкретной организации. Если он работает по основному месту и ещё по внутреннему совместительству, сотрудников будет два, а физлицо одно.
• 📄 Кадровые документы — приём, перевод, отпуск, увольнение. Отсюда в Т-2 попадают должность, подразделение, даты и основание прекращения договора.

Отсюда главное правило: поля Т-2 нельзя поправить в самой печатной форме так, чтобы исправление сохранилось в базе. Ячейки печатной формы редактируются, но это правка только этого экземпляра бумаги. В следующий раз программа соберёт карточку заново из исходных данных.

Карточка сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия: путь и печать Т-2

В Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок упрощённый, но личную карточку программа печатает.

Как открыть карточку сотрудника

1. Откройте раздел Зарплата и кадры.
2. В группе «Кадры» щёлкните Сотрудники.
3. Найдите человека: начните набирать фамилию в строке поиска над списком или нажмите Ctrl+F.
4. Откройте карточку двойным щелчком.

Если в базе несколько организаций, сначала посмотрите на отбор по организации над списком. Сотрудник другой фирмы при включённом отборе просто не покажется.

Как распечатать Т-2 в Бухгалтерии

1. В списке Сотрудники выделите нужного человека (или откройте его карточку).
2. Нажмите Печать в командной панели.
3. Выберите «Личная карточка (Т-2)».
4. В открывшейся печатной форме проверьте заполнение и нажмите кнопку печати.

Полный и упрощённый кадровый учёт

В Бухгалтерии есть настройка Зарплата и кадры → Настройки зарплаты, где выбирается вариант кадрового учёта.

• ✅ Полный — приём, перевод и увольнение оформляются документами (журнал Зарплата и кадры → Кадровые документы). В Т-2 попадает история назначений.
• ⚡ Упрощённый — дата приёма, должность и подразделение вводятся прямо в карточке сотрудника. Кадровых документов нет, история переводов в Т-2 будет бедной.

Личная карточка в 1С:ЗУП 3.1

ЗУП — основная программа для кадров, и Т-2 здесь заполняется полнее всего.

Где открыть сотрудника в ЗУП

1. Раздел Кадры → Сотрудники.
2. Вверху списка выберите организацию, если их несколько.
3. Найдите сотрудника поиском и откройте карточку.

В карточке сотрудника слева или сверху есть панель ссылок на разделы: личные данные, адреса и телефоны, образование и квалификация, семья, воинский учёт, трудовая деятельность и другие. Это и есть «начинка» Т-2. Каждый раздел — отдельная форма, поэтому пустой блок в печатной карточке почти всегда означает пустой раздел здесь.

Печать Т-2 в ЗУП

1. В карточке сотрудника или в списке нажмите Печать.
2. Выберите «Личная карточка (Т-2)».
3. Проверьте форму и отправьте на принтер.

Кадровая история в ЗУП берётся из журнала Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. Отпуска — из документов отпуска. Если работнику оформили отпуск, а в Т-2 его нет, проверьте, проведён ли документ.

Совместители и несколько организаций

В списке сотрудников внутренний совместитель выглядит как два элемента с одной фамилией. У них общий справочник физических лиц, но разные кадровые документы. Печатайте Т-2 из той записи, по которой оформлено основное место работы, чтобы не запутаться в датах приёма.

Карточка сотрудника в 1С:Комплексная автоматизация и ERP

В КА 2 и ERP 2 зарплатно-кадровый блок построен на тех же механизмах, что и ЗУП 3.1. Если в программе включено ведение кадрового учёта и расчёт зарплаты, сотрудники находятся в разделе Кадры, а печать Т-2 работает так же, как в ЗУП: список или карточка → Печать → «Личная карточка (Т-2)».

Многие компании ведут КА или ERP только для торговли, склада и производства, а зарплату считают в отдельной ЗУП. Тогда раздел с кадрами в КА/ERP может быть скрыт или пуст, и карточку сотрудника нужно смотреть в ЗУП. Проверить просто: если в КА/ERP нет документов приёма на работу — кадры ведутся не здесь.

Как исправить данные в карточке сотрудника

Правило одно: правим источник, а не печатную форму. Что где менять:

Личные данные

ФИО, паспорт, адрес, СНИЛС, ИНН, образование, семья, воинский учёт — в разделах карточки сотрудника, которые ведут к физическому лицу. Изменения сохраняются при записи карточки.

ФИО в ЗУП лучше менять через историю: в личных данных у фамилии есть возможность указать, с какой даты действует новое значение. Тогда старые документы и отчёты сохранят прежнюю фамилию, а Т-2 и новые документы получат новую.

Должность, подразделение, даты

Эти поля в карточке при полном кадровом учёте не редактируются напрямую. Исправлять нужно документ:

1. Найдите документ приёма или перевода в кадровом журнале.
2. Если ошибка в самом документе — откройте его, исправьте реквизит и проведите заново.
3. Если ошибся не документ, а изменилась реальность (человека перевели) — создайте новый документ кадрового перевода.

Стаж и предыдущие места работы

В ЗУП стаж вводится в карточке сотрудника в разделе о стаже или трудовой деятельности: вид стажа, количество лет, месяцев и дней на дату. Без этих данных строка о стаже в Т-2 остаётся пустой.

Печать, выгрузка в Excel и PDF, массовая печать Т-2

Сохранение файлом

В открытой печатной форме Т-2 на панели есть кнопка сохранения (значок дискеты). Программа предложит формат:

• 📊 Лист Excel (xlsx) — если кадровик хочет доработать карточку руками;
• 📕 PDF — для отправки в военкомат или проверяющим, без риска случайной правки;
• 📝 Документ Word (docx) — если так принято на фирме.

Рядом есть кнопка отправки по почте: форма уходит вложением, если в базе настроена учётная запись электронной почты.

Двусторонняя печать

Т-2 занимает несколько страниц. Для подшивки в личное дело её печатают с двух сторон. В окне печати платформы можно задать страницы и включить двустороннюю печать, если принтер её поддерживает. Если принтер не умеет, распечатайте сначала нечётные страницы, переверните пачку и допечатайте чётные.

Карточки на весь отдел

Печатать по одному незачем. В списке сотрудников выделите нужных с зажатым Ctrl (или диапазон с Shift), затем Печать → Личная карточка (Т-2). Программа сформирует все карточки одной печатной формой, каждую с новой страницы.

Перед массовой печатью удобно отфильтровать список по подразделению: так проще выбрать отдел целиком.

Шаблон Т-2 и автоматизация

Своя форма вместо унифицированной

Форму Т-2 утвердил Госкомстат постановлением от 05.01.2004 № 1. После вступления в силу закона № 402-ФЗ унифицированные формы по учёту труда стали необязательными: организация вправе утвердить свою форму. Многие оставляют Т-2 как есть — привыкли кадровики, привыкли проверяющие.

Если форму меняли, есть два пути:

1. Поправить макет в базе. В разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм найдите макет Т-2 и откройте его на редактирование. Изменённый макет хранится в базе отдельно, поэтому обновление конфигурации его не затирает. Но после крупного обновления сравните его с новым типовым: в типовой могли добавить поля.
2. Подключить внешнюю печатную форму. Её делает программист 1С, а добавляется она через Дополнительные отчёты и обработки в том же разделе администрирования. Плюс — типовая форма остаётся нетронутой.

Что ещё упрощает работу с личными карточками

• 🔍 Нужные колонки в списке сотрудников. Через Ещё → Изменить форму в список можно вывести табельный номер, должность, подразделение. Тогда сотрудника проще найти, не открывая карточку.
• 📎 Сканы документов. К карточке сотрудника и физлицу можно прикреплять файлы — скан подписанной Т-2, копии дипломов. Команда работы с присоединёнными файлами находится в командной панели карточки или в меню Ещё.
• 🗂 Единые отборы. Сохраните настройку списка с отбором по подразделению — и каждый раз будете видеть только своих людей.

Почему Т-2 печатается неполной или сотрудника не видно

Частые вопросы