Матответственность сотрудника в ЗУП 3.1 и БП 3.0: бланк, печать и хранение

Отдельного документа «Договор о материальной ответственности» в типовых 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0 нет. Искать его стоит в меню Печать документа Прием на работу (Кадры → Приемы, переводы, увольнения): если бланк в вашей базе добавлен, он будет там как дополнительная печатная форма. Если его там нет, договор заполняют по типовой форме, подключают как внешнюю печатную форму или хранят подписанный скан в файлах карточки сотрудника.

Так что на вопрос «договор о материальной ответственности в 1С 8.3 ЗУП — где найти» честный ответ такой: программа сама его не создаёт, но даёт три места, где он может жить. Ниже — как проверить каждое и что выбрать для своей организации.

Где искать договор о материальной ответственности в 1С 8.3 ЗУП

Начните с проверки, не добавил ли бланк ваш программист или обслуживающая организация. Это занимает пару минут.

Проверка меню печати

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Найдите документ приёма нужного сотрудника и откройте его.
3. Нажмите кнопку Печать в командной панели документа.
4. Просмотрите список. Типовые пункты — приказ о приёме по форме Т-1 и трудовой договор. Всё, что ниже них с названием про материальную ответственность, — дополнительная форма.

Если пункта нет, проверьте и форму списка сотрудников: Кадры → Сотрудники, выделите человека, нажмите Печать. Внешние печатные формы иногда привязывают к справочнику, а не к документу.

Поиск по командам программы

В верхней части окна «Такси» есть строка поиска. Введите в неё «материальн» без окончания. Программа покажет команды, отчёты и обработки, в названии которых есть это слово. Если ничего не нашлось, значит, в базе нет ни документа, ни обработки с таким названием.

Список подключённых обработок

Последнее место — реестр внешних форм:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Перейдите по ссылке Дополнительные отчеты и обработки.
3. Отберите по виду «Печатная форма» и найдите обработку с договором.

В её карточке видно, к каким объектам она привязана — к приёму на работу или к сотрудникам. Если обработка есть, но отключена, команда в меню Печать не появится. Проверьте её публикацию: значение должно быть «Используется».

Договор в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0

В БП 3.0 кадровые документы лежат в разделе Зарплата и кадры. Документы приёма собраны в группе Кадровый учет раздела Зарплата и кадры. Его меню Печать содержит приказ Т-1 и трудовой договор. Договора о матответственности в типовом наборе нет, как и в ЗУП.

Если документов приёма вы вообще не видите, причина почти всегда в настройках:

• 🔧 Главное → Функциональность, вкладка Зарплата и кадры: должен быть включён учёт зарплаты в этой программе.
• 🔧 Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты: кадровый учёт должен стоять в варианте «Полный». При упрощённом документов приёма, перевода и увольнения нет, и печатать договор не из чего.
• 🔧 Если отмечено, что зарплата и кадры ведутся во внешней программе, раздел почти пустой. Тогда договор оформляют в ЗУП, а в БП он не нужен.

Поле «МОЛ» не заменяет договор

В БП есть понятие материально ответственного лица. Его указывают при принятии основных средств к учёту, в карточке склада, в инвентаризации. Это аналитика: кто отвечает за конкретное имущество.

Такая отметка не создаёт ни договора, ни обязанности работника. Юридически значим только подписанный письменный договор. Поэтому заполненное поле МОЛ при отсутствии бумаги на проверке и в суде ничего не доказывает.

Индивидуальная или коллективная ответственность: что выбрать

От вида ответственности зависит, какой бланк брать и сколько людей его подписывает. Правила задают статьи 244 и 245 Трудового кодекса.

Для коллективного договора в 1С нет понятия «бригада ответственности». Практика такая: один экземпляр подписывают все, а скан прикрепляют к карточке каждого участника. Так при увольнении или переводе любого из них документ не потеряется.

Права доступа: почему не видно печать и раздел «Кадры»

Иногда договор в базе есть, но конкретный пользователь его не видит. Проверяйте по порядку.

Видимость раздела

Права выдаются через группы доступа. В ЗУП 3.1 и БП 3.0 путь одинаковый: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Откройте группу, в которой состоит пользователь, и посмотрите профиль. У бухгалтера, работающего только с первичкой, кадровых прав может не быть вовсе. Тогда раздел Кадры и документы приёма для него скрыты.

В ЗУП 3.1 доступ к кадровым данным дополнительно ограничивают по организациям и подразделениям. Если пользователь видит сотрудников только части подразделений, документ приёма нужного человека у него просто не откроется.

Права на внешние печатные формы

Подключить или заменить обработку может только пользователь с правами на добавление и изменение дополнительных отчётов и обработок. Обычному кадровику это право давать не стоит: через внешнюю обработку можно выполнить любой код в базе.

Для пользования формой достаточно другого: в карточке обработки, на закладке размещения, должен быть указан объект, а сама обработка — опубликована. Если команда видна администратору, но не видна кадровику, проверьте, нет ли в карточке обработки ограничения по пользователям.

Чек-лист для администратора

Бланк договора: типовые формы и печать из 1С

Типовые формы договоров о полной индивидуальной и коллективной материальной ответственности утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Там же приведены перечни должностей и работ, для которых такой договор допустим.

Это не унифицированные формы Госкомстата вроде Т-1 или Т-2. Обозначения «МО-1» и «МО-2» встречаются в шаблонах и в программах как внутренние названия, но в постановлении бланки идут как приложения. Форму можно дополнить своими условиями, если они не ухудшают положение работника по сравнению с законом.

Три способа получить бланк в 1С

Чаще всего комбинируют второй и третий способ. Бланк печатают из шаблона, подписывают, сканируют и прикрепляют к сотруднику.

Как подключить внешнюю печатную форму

1. Получите от разработчика файл обработки с расширением .epf.
2. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки.
3. Нажмите Добавить из файла и выберите файл. Программа предупредит о безопасности — подтверждайте, только если источник файла вам известен.
4. Проверьте на закладке размещения, что форма привязана к документу Прием на работу.
5. Убедитесь, что вариант публикации — «Используется», и запишите карточку.
6. Откройте любой документ приёма и проверьте, что в меню Печать появилась новая команда.

Внешнюю обработку из неизвестного источника не подключайте: она получает доступ ко всем данным базы.

Хранение подписанного скана в карточке сотрудника

Даже при идеальной печатной форме главное — подписанный экземпляр. Его удобно держать в базе рядом с остальными кадровыми документами.

Как прикрепить файл

1. Откройте Кадры → Сотрудники (в БП 3.0 — Зарплата и кадры → Сотрудники) и карточку человека.
2. Нажмите кнопку со скрепкой в командной панели карточки. Откроется список присоединённых файлов.
3. Добавьте файл с диска или со сканера.
4. Назовите файл по смыслу, например «Договор о полной МО, 12.03, кладовщик».

Тот же скан можно прикрепить к документу приёма или к кадровому переводу, по которому человек стал материально ответственным. Тогда история видна в обоих местах.

Где физически хранятся файлы

По умолчанию вложения лежат внутри информационной базы. Для пары десятков сканов это нормально. Для сотен многостраничных PDF база быстро растёт, а с ней растут резервные копии.

Альтернатива — хранение в томах на диске. Её включают в общих настройках раздела Администрирование, в группе про работу с файлами. Том — это папка на сервере, где лежат сами файлы, а в базе остаются ссылки.

Порядок именования

Чтобы через год найти нужный договор за секунды, договоритесь о правилах заранее:

• 📄 вид договора: индивидуальный или коллективный;
• 📅 дата подписания;
• 👤 должность, по которой он заключён;
• 🔁 для коллективного — руководитель коллектива.

Поиск по присоединённым файлам работает по названию, поэтому слово «материальной» в названии файла пригодится.

Когда договор нужно переоформить

1С не напомнит об этом сама, поэтому ситуации стоит держать в голове.

• 🔄 Перевод на другую должность. Если новая должность тоже есть в перечне, но ценности другие, оформляют новый договор. Если должности в перечне нет, прежний договор теряет основание.
• 👥 Смена состава коллектива. При замене руководителя коллектива или уходе больше половины членов коллективный договор переоформляют. Новички в существующий коллектив присоединяются подписью к действующему договору.
• 🏢 Реорганизация или смена работодателя. Новые стороны — новый договор.
• 📦 Смена материальных ценностей без смены должности обычно не требует нового договора, но инвентаризацию при передаче проводить нужно.

При переводе в 1С удобно прикреплять новый скан к документу Кадровый перевод, а старый оставлять в карточке. Так видна вся история.

Частые вопросы