Список работающих в штате: где он лежит в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0
Содержание
Штатных сотрудников в 1С 8.3 ЗУП 3.1 ищите в двух местах. Рабочий список — Кадры → Сотрудники. Готовый перечень на конкретную дату — отчёт Кадры → Кадровые отчеты → Штатные сотрудники: он показывает, кто числился в организации в выбранный день, с должностью и подразделением.
Список «Сотрудники» удобен, чтобы открыть карточку и посмотреть историю человека. Отчёт нужен, когда требуется выгрузка: для руководителя, проверки, сверки с бухгалтерией. В Бухгалтерии предприятия 3.0 аналог — Зарплата и кадры → Сотрудники, но набор отчётов там скромнее.
Что считается «штатным» с точки зрения программы
Прежде чем искать, определитесь, кого именно вы хотите увидеть. В ЗУП «штатный» — это не отдельный признак в карточке. Программа просто знает, принят человек документом «Прием на работу» или нет, и какой у него вид занятости.
👥 Кто попадает в штат организации:
- работающие по основному месту работы;
- внешние совместители — они тоже в штате, хотя основное место у них в другой фирме;
- внутренние совместители — это тот же человек, но отдельный «сотрудник» в базе.
🚫 Кто в штат не входит:
- исполнители по договорам ГПХ — с ними нет трудового договора, приём на работу не оформляется;
- кандидаты и физлица, по которым заведена только карточка;
- уволенные на интересующую вас дату.
Отсюда первая ловушка. Если в базе 50 человек, а в отчёте 47 строк, это не обязательно ошибка. Трое могут оказаться договорниками или уволенными.
Одно физическое лицо в ЗУП может иметь несколько «сотрудников»: основное место и внутреннее совместительство, или работа в двух организациях холдинга. Поэтому строк в списке «Сотрудники» бывает больше, чем живых людей.
Где найти штатных сотрудников в 1С 8.3 ЗУП 3.1
Список «Сотрудники»
Путь: Кадры → Сотрудники. Это основной справочник, с которым работает кадровик.
Что в нём полезно:
- Вверху формы выберите организацию, если в базе их несколько. Без этого в списке окажутся люди всех юрлиц.
- При необходимости задайте подразделение — список сократится до одного отдела.
- Наберите в строке поиска часть фамилии или табельного номера.
- Двойным щелчком откройте карточку. Там видны дата приёма, должность, подразделение, вид занятости, график, оклад (при наличии прав).
Уволенные сотрудники остаются в справочнике навсегда. Это нормально: удалять их нельзя, по ним хранится вся история начислений и стаж. Чтобы отличить работающих, смотрите колонку с датой увольнения или пользуйтесь отчётом из следующего подраздела.
Журнал кадровых документов
Путь: Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Здесь собраны все приёмы, кадровые переводы и увольнения.
Журнал отвечает на вопрос «что происходило». Например, кого приняли за квартал или кого перевели в другой отдел. Отберите документы по периоду и виду — и получите список изменений штата.
Сотрудник считается принятым только после проведения документа «Прием на работу». Записанный, но не проведённый документ в отчёты не попадёт.
Штатное расписание
Если в базе ведётся штатное расписание, по нему видно не только людей, но и позиции: сколько ставок предусмотрено и сколько занято.
Включается оно в Настройка → Кадровый учет: флажок «Вести штатное расписание». После этого появляется пункт Кадры → Штатное расписание.
В разделе вы найдёте:
- 📋 позиции штатного расписания с количеством ставок;
- 📄 печатную форму Т-3 (унифицированная форма штатного расписания);
- 🔗 привязку сотрудников к позициям — она устанавливается при приёме и переводе.
Если флажок не стоит, раздела «Штатное расписание» в меню нет. Это не сбой программы, а настройка. Включать его в работающей базе стоит после согласования с главным кадровиком: появится обязательная привязка к позиции в кадровых документах.
Отчёты для анализа штатной численности
Все кадровые отчёты ЗУП 3.1 собраны в одном месте: Кадры → Кадровые отчеты. Для задачи «кто в штате» чаще всего нужны четыре.
| Отчёт | Что показывает | Когда брать |
|---|---|---|
| Штатные сотрудники | Список работающих на дату: ФИО, табельный номер, подразделение, должность | Нужен список штатных на конкретный день |
| Списочная численность | Число работников на каждый день периода | Сверка численности, ответы на запросы |
| Среднесписочная численность | Расчёт среднесписочной за период | Отчётность, сведения о численности |
| Штатная расстановка | Позиции штатного расписания и кто их занимает | Поиск вакантных ставок |
«Штатная расстановка» появится в списке, только если ведётся штатное расписание.
Как получить список штатных на дату
- Откройте
Кадры → Кадровые отчетыи выберите «Штатные сотрудники». - Укажите дату. Если нужен список на сегодня, оставьте текущую.
- Выберите организацию. Для холдинга можно оставить поле пустым — тогда в отчёт войдут все юрлица.
- Нажмите «Сформировать».
Готовый отчёт сохраняется в Excel или PDF через кнопку сохранения на панели отчёта. Состав колонок меняется в настройках варианта: можно добавить дату приёма, вид занятости, график работы.
Мини-кейс: «почему в отчёте 47, а у меня 50»
Руководитель просит штатный список на 1 число, а цифра не сходится с его ожиданием. Разбор по шагам:
- сформируйте «Штатные сотрудники» на ту же дату и сравните фамилии с его списком;
- тех, кого нет в отчёте, найдите в
Кадры → Сотрудникии откройте карточку; - чаще всего найдётся одно из трёх: человек работает по ГПХ, уволен до этой даты или принят позже неё.
Если ни одно не подошло — проверьте, проведён ли его приём. Об этом в разделе про ошибки.
Справочник «Физические лица»: чем он отличается от «Сотрудников»
В ЗУП хранятся два связанных справочника. Путать их — частая причина, по которой «человек есть, а в списке его нет».
| Справочник | Что хранит | Пример |
|---|---|---|
| Физические лица | Сам человек: ФИО, дата рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес | Иванова Мария Петровна — одна запись |
| Сотрудники | Трудовые отношения в конкретной организации | Иванова М. П. (основное место) и Иванова М. П. (внутр. совм.) — две записи |
Физлицо заводят и для тех, кто никогда не был в штате: договорники, получатели дивидендов, члены семьи сотрудника для вычетов. Поэтому список физических лиц всегда шире списка штатных.
Где искать справочник:
- в разделе
Кадры— в группе ссылок «См. также»; - через
Все функции → Справочники → Физические лица, если команды нет в меню.
Команда «Все функции» включается так: Главное меню → Сервис → Параметры, флажок «Отображать команду “Все функции”».
Ищете, работает ли человек у вас — начинайте с физлица. Из его карточки видно, сколько у него «сотрудников» и в каких организациях. Это быстрее, чем перебирать список с отборами.
Работники в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0
В БП 3.0 кадровый учёт упрощённый, но список работников тоже есть.
Путь: Зарплата и кадры → Сотрудники. Отсюда открываются карточки и создаются кадровые документы — приём, перевод, увольнение. Сами документы собраны в Зарплата и кадры → Кадровые документы.
Чем БП отличается от ЗУП:
- 🔸 штатного расписания в БП нет: должности ведутся простым справочником, без ставок и позиций;
- 🔸 отчётов по численности меньше, полноценного «Штатные сотрудники» как в ЗУП нет;
- 🔸 справочник «Сотрудники» и «Физические лица» устроены так же: одно физлицо — одна или несколько записей сотрудника.
Когда кадровых документов в БП не видно
Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Там задаётся, где ведётся учёт зарплаты и кадров: в этой программе или во внешней.
Если выбран внешний вариант (обычно — отдельная ЗУП), кадровые документы в БП скрыты. Список сотрудников при этом остаётся: он нужен для проводок и отражения зарплаты, которую загружают из ЗУП. Но достоверный перечень штатных в такой схеме — только в ЗУП.
Не переключайте эту настройку «посмотреть, что будет», если зарплата уже идёт через ЗУП. Документы в БП появятся, и кто-нибудь начнёт кадровый учёт в двух базах параллельно.
Почему вы не видите часть сотрудников: права доступа
Бывает, что двум пользователям база показывает разный список. У кадровика — 200 человек, у руководителя отдела — 12. Это работа прав доступа, а не потеря данных.
Права настраиваются в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Нужны два понятия:
- профиль групп доступа — набор ролей. Например, профиль кадровика даёт работать с приёмами и увольнениями, профиль расчётчика — с начислениями;
- группа доступа — профиль, применённый к конкретным людям, с возможными ограничениями.
Ограничения по записям включаются флажком «Ограничивать доступ на уровне записей» в том же разделе настроек. Тогда в группе доступа можно указать, какие организации видит пользователь. В карточке группы на вкладке ограничений видно, какие ещё виды ограничений поддерживает ваш релиз.
Что проверить, если пользователь не видит штатных:
- В какие группы доступа он входит (карточка пользователя → права доступа ).
- Есть ли у профиля роли на чтение кадровых данных.
- Не ограничен ли он одной организацией, когда сотрудник числится в другой.
Отдельно бывают ограничения на личные данные: пользователь видит, что человек работает, но паспорт и адрес в карточке ему недоступны. Это нормальная настройка для руководителей подразделений.
Правами управляет администратор базы. Обычный пользователь сам себе доступ не расширит — и это правильно: персональные данные работников защищаются законом.
Типичные промахи при поиске штатных сотрудников
Здесь только то, что не всплыло в диагностике выше.
❌ Сравнивают с «Физическими лицами». Список физлиц всегда длиннее: там договорники, родственники для вычетов, бывшие кандидаты. Для численности он не годится.
❌ Берут отчёт на текущую дату вместо нужной. Справку «на 1 число» формируют датой 1 числа, а не днём, когда пришёл запрос. За месяц штат успевает измениться.
❌ Ищут уволенного через отчёт «Штатные сотрудники». Отчёт показывает только работающих на дату. Уволенного ищите в справочнике «Сотрудники» — его карточка там сохраняется.
❌ Создают сотрудника заново. Если человек не нашёлся, а в базе уже есть его физлицо, повторное создание даст дубль. Потом придётся объединять записи, а это работа с историей начислений.
❌ Путают численность с количеством строк. Среднесписочную нельзя посчитать вручную по списку штатных: внешние совместители в неё не включаются, а работающие на условиях неполного времени учитываются по особым правилам. Для этого есть отдельный отчёт.