Список работающих сотрудников в 1С 8.3: справочник, отчёты на дату и выгрузка в Excel

Список сотрудников в 1С:ЗУП 3.1 открывается командой Кадры → Сотрудники, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — командой Зарплата и кадры → Сотрудники. Это справочник всех, кого когда-либо оформляли в базе, включая уволенных. Чтобы посмотреть список именно действующих сотрудников на конкретную дату, удобнее отчёт «Штатные сотрудники» из кадровых отчётов.

Разница принципиальная. Справочник отвечает на вопрос «кто есть в базе», отчёт — «кто работает на 1 число». Для сверки с банком, кадровиком или проверяющими нужен второй вариант, а для поиска карточки конкретного человека — первый.

1. Где найти список работающих сотрудников в 1С:ЗУП 3.1

В «Зарплате и управлении персоналом» редакции 3.1 справочник живёт в разделе кадрового учёта.

1. Откройте раздел Кадры на панели разделов слева.
2. В группе команд выберите Сотрудники.
3. Откроется список: ФИО, организация, подразделение, должность, дата приёма.

Над списком обычно есть отборы по организации и подразделению. Если в базе несколько юрлиц, сначала выберите нужную организацию — иначе в перечне окажутся все люди холдинга вперемешку.

Почему один человек встречается дважды

Это не ошибка. В ЗУП 3.1 разделены два понятия:

• 👤 Физическое лицо — человек: паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес.
• 💼 Сотрудник — его трудовой договор с конкретной организацией.

Если человек работает по основному месту и ещё по внутреннему совместительству, у одного физлица будет две записи в справочнике «Сотрудники». Так же появляется вторая запись при работе в двух организациях одной базы. Каждая такая запись получает свои начисления и свой табель.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации

В 1С:ERP Управление предприятием 2 и в 1С:Комплексной автоматизации кадровый блок устроен так же, как в ЗУП 3.1. Путь тот же: Кадры → Сотрудники. Если раздела Кадры на панели нет, проверьте две вещи: включена ли функциональность кадрового учёта и есть ли у вашей учётной записи кадровые права.

2. Как посмотреть список действующих сотрудников на дату

Вопрос «кто работает сейчас» или «кто работал на 1 июля» справочник закрывает плохо: уволенные остаются в нём навсегда, это нужно для истории расчётов и отчётности.

Для перечня именно действующих сотрудников есть отчёты.

Отчёт «Штатные сотрудники»

1. В ЗУП 3.1 откройте Кадры → Кадровые отчеты.
2. Выберите отчёт «Штатные сотрудники».
3. Укажите дату и организацию.
4. Нажмите Сформировать.

Отчёт покажет тех, кто числится в штате на выбранную дату: с подразделением, должностью, датой приёма. Уволенные до этой даты и принятые после неё в результат не попадут. Это и есть ответ на вопрос, где в 1С ЗУП посмотреть список действующих сотрудников.

Другие кадровые отчёты

В той же группе есть отчёты на разные случаи:

В форме любого отчёта есть кнопка Настройки. Там можно добавить колонки (табельный номер, вид занятости, график работы), убрать лишние, отсортировать по фамилии или подразделению. Свою настройку сохраните как вариант отчёта — в следующий раз не придётся собирать её заново.

3. Справочник сотрудников в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 кадровый учёт упрощённый, но справочник есть всегда.

1. Откройте раздел Зарплата и кадры.
2. Выберите Сотрудники.

Список выглядит похоже на ЗУП: ФИО, должность, подразделение, дата приёма. Кадровые отчёты в Бухгалтерии собраны в том же разделе, среди них есть «Штатные сотрудники» и «Личные данные сотрудников».

Если зарплату считают в ЗУП, а не в Бухгалтерии

Частая схема: ЗУП ведёт кадры и расчёт, Бухгалтерия получает от неё итоги. Тогда справочник «Сотрудники» в Бухгалтерии может быть неполным или устаревшим. Многое зависит от того, как настроена синхронизация между базами.

В такой связке актуальный список действующих сотрудников смотрите в ЗУП. Бухгалтерия здесь вторична: в ней сотрудники нужны для учёта подотчётных сумм, авансовых отчётов и расчётов с персоналом.

Как понять, где ведётся учёт зарплаты: откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Там указано, ведётся расчёт в этой программе или во внешней.

4. Быстрый поиск сотрудника и горячие клавиши

Когда в списке сотни строк, листать его бесполезно. Есть способы быстрее.

Поиск внутри списка

• ⌨️ Ctrl+F — курсор переходит в поле поиска над списком. Наберите часть фамилии, список сократится до совпадений.
• ⌨️ Alt+F — расширенный поиск: выбираете колонку (например, «Подразделение» или «Должность») и вариант совпадения.
• 🔤 Можно просто начать печатать фамилию, стоя в списке: программа перейдёт к первой подходящей строке.

Поиск по всей программе

В верхней части окна есть строка поиска с лупой. Наберите фамилию — 1С покажет и самого сотрудника, и связанные документы: приём, отпуска, начисления. Это удобно, когда вы не помните, в какой организации оформлен человек.

Избранное и начальная страница

• ⭐ Откройте список сотрудников и нажмите на звёздочку в заголовке формы. Команда появится в разделе Избранное.
• 🏠 Список можно вынести на начальную страницу через настройку начальной страницы в главном меню. Тогда справочник будет открыт сразу при запуске.

Для кадровика, который заходит в справочник по двадцать раз в день, это экономит больше всего кликов.

5. Где ещё в 1С хранятся данные о сотрудниках

Справочник «Сотрудники» — не единственное место, где есть сведения о людях.

Справочник «Физические лица»

Здесь лежат личные данные: паспорт, ИНН, СНИЛС, контакты, сведения о семье. Карточка сотрудника ссылается на физлицо. В справочнике физлиц есть и люди, которые никогда не были в штате: подрядчики по договорам ГПХ, получатели дивидендов, члены семьи для вычетов.

Добраться до него проще всего из карточки сотрудника — ссылка на физлицо видна сразу.

Режим «Все функции»

Если команды в разделах нет, а справочник нужен, откройте полный список объектов:

1. Нажмите кнопку главного меню (три полоски в левом верхнем углу).
2. Выберите Сервис → Параметры.
3. Установите флажок «Отображать команду “Все функции”».
4. Теперь в главном меню есть пункт Все функции. Раскройте ветку Справочники и найдите «Сотрудники» или «Физические лица».

Этот же путь выручает, если интерфейс урезан настройками или вы работаете в доработанной конфигурации, где разделы переименованы.

Кадровые документы

История человека — в документах: «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». В ЗУП 3.1 они собраны в Кадры → Приемы, переводы, увольнения. Если нужно понять, когда человек перешёл в другой отдел, смотрите здесь, а не в справочнике.

6. Почему список сотрудников пустой или неполный

Ситуация «открыл справочник — а там не все» встречается регулярно. Причины проверяйте по порядку.

Если сотрудник пропал после правок

Иногда человек «исчезает» после того, как кто-то пометил его карточку на удаление. Помеченные записи в списке обычно перечёркнуты, но в некоторых настройках их скрывают.

Не удаляйте помеченные карточки сотрудников, не проверив ссылки на них. Если по человеку были начисления, удаление ломает историю расчётов. Правильнее снять пометку и разобраться, кто и зачем её поставил.

7. Как выгрузить список сотрудников в Excel

Для банка, проверяющих, вышестоящей организации или просто для работы в таблице список нужно вывести из программы.

Способ 1. Из справочника

1. Откройте список сотрудников и установите нужные отборы.
2. Нажмите Еще → Вывести список....
3. Отметьте колонки, которые нужны в выгрузке, и подтвердите.
4. Откроется табличный документ. Сохраните его через главное меню: Файл → Сохранить как, тип файла — лист Excel (.xlsx).

Способ быстрый, но выгружает ровно то, что видно в справочнике, — включая уволенных, если они попали в отбор.

Способ 2. Из отчёта

1. Сформируйте «Штатные сотрудники» на нужную дату.
2. В панели отчёта нажмите кнопку сохранения (значок дискеты).
3. Выберите формат .xlsx.

Этот способ даёт список работающих сотрудников именно на дату и с вашими колонками. Для отчётности и сверок он надёжнее.

Сравнение способов

8. Список сотрудников с телефона или планшета

Отдельного мобильного приложения «справочник сотрудников» у типовых ЗУП и Бухгалтерии нет. Варианты такие.

• 📱 Мобильный клиент 1С. Подключается к базе, опубликованной на веб-сервере, и показывает тот же интерфейс, что на компьютере, в адаптированном виде. Раздел Кадры и список сотрудников открываются тем же путём. Поиск в узких экранах удобнее, чем пролистывание.
• 🌐 Веб-клиент через браузер. Если база опубликована, её можно открыть в браузере телефона. Работает, но на маленьком экране таблицы читать неудобно.
• ☁️ Облачная база. Если ЗУП или Бухгалтерия работают в облачном сервисе, войти можно из браузера или мобильного клиента по той же учётной записи.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» решает другую задачу. Через него работник смотрит свои расчётные листки, остатки отпуска и подаёт заявления. Кадровый список всей организации там не выводится.

9. Частые вопросы о списке сотрудников