Где находится УПД в 1С 8.3: Бухгалтерия, УТ 11 и ERP

Отдельного документа «УПД» в 1С нет. УПД — это печатная форма документа отгрузки или поступления. В 1С:Бухгалтерии 8.3 искать его нужно в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), а входящие — в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Открываете нужную реализацию, жмёте Печать и выбираете «Универсальный передаточный документ (УПД)».

В Управлении торговлей 11, ERP и Комплексной автоматизации логика та же: УПД печатается из документа реализации или приобретения. Ниже — пути по каждой программе, настройка статуса, редактирование бланка и обмен с контрагентами.

УПД в 1С:Бухгалтерии 8.3: продажи и покупки

В Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) у документов отгрузки прямо в названии есть «УПД». Это подсказка: универсальный передаточный документ живёт внутри обычной реализации.

Исходящий УПД (вы продаёте)

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Найдите документ по дате, контрагенту или номеру. Удобно пользоваться строкой поиска над списком.
3. Откройте документ и нажмите Печать.
4. Выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)».

При создании новой реализации программа спрашивает вид операции. Для УПД подходят варианты, где в скобках стоит «УПД»: товары, услуги или смешанная отгрузка.

Входящий УПД (вы покупаете)

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Создайте документ с подходящим видом операции: товары, услуги или товары и услуги.
3. Внесите номер и дату из бумаги поставщика.
4. Внизу формы зарегистрируйте счёт-фактуру: укажите номер и дату и нажмите кнопку регистрации.

Где посмотреть все УПД сразу

Общего журнала «Все УПД» в Бухгалтерии нет. Есть два рабочих способа собрать список:

• 📄 Список реализаций — настройте отбор по контрагенту или периоду и выгрузите список через Ещё → Вывести список.
• 🧾 Счета-фактуры выданные (Продажи → Счета-фактуры выданные) — там видно, по каким отгрузкам счёт-фактура зарегистрирован, то есть УПД выписан со статусом 1.

Пример: бухгалтер ищет УПД для покупателя «Ромашка» за сентябрь. Открывает список реализаций, ставит отбор по контрагенту и период с 1 по 30 сентября. В списке 7 документов — каждый из них можно распечатать как УПД, выделив строки и нажав Печать.

Где найти УПД в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 документы продаж собраны в общий журнал. Путь такой:

1. Продажи → Документы продажи (все).
2. Откройте нужную «Реализацию товаров и услуг».
3. Нажмите Печать и выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)».

Счёт-фактура в УТ — отдельный документ «Счёт-фактура выданный». Создать его можно из формы реализации по ссылке внизу или через Создать на основании.

Для закупок путь зеркальный: Закупки → Документы закупки (все) → «Приобретение товаров и услуг». Полученный счёт-фактуру регистрируют из того же документа.

УПД в 1С:ERP и Комплексной автоматизации 2

ERP и КА построены на той же основе, что и УТ 11. Поэтому путь к УПД совпадает:

Отличие ERP в объёме: там больше видов операций (передача на комиссию, между организациями холдинга, давальческое сырьё). УПД печатается не из каждого. Если команды в меню Печать нет, проверьте вид операции документа.

В КА и ERP часто работают несколько организаций. Перед поиском УПД поставьте отбор по нужной организации в списке документов, иначе список будет перегружен.

Не вижу УПД в меню: что проверить

Чаще всего «пропавший» УПД на месте — просто его скрыли настройки или права. Пройдите по шагам:

1. Тот ли документ. УПД печатается из реализации или поступления. Из «Счёта на оплату» и «Заказа клиента» его не распечатать.
2. Права пользователя. Если пользователю не дали доступ к документам продаж, раздела не будет в меню. Права настраивает администратор в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
3. Настройка навигации. Раздел может быть убран из панели. Откройте раздел, нажмите шестерёнку или Ещё → Настройка навигации и верните команду.
4. Все функции. Включите команду в Сервис и настройки → Параметры (флажок «Отображать команду “Все функции”»). Затем в главном меню откройте Все функции → Документы и найдите реализацию.
5. Поиск по программе. В шапке окна есть поле поиска. Введите «реализация» или «УПД» — программа покажет команды, где встречается слово.

Как создать УПД и выбрать статус 1 или 2

Статус в УПД программа ставит сама. Правило простое:

• 🟢 Статус 1 — УПД заменяет и счёт-фактуру, и первичный документ. Нужен, если вы плательщик НДС.
• 🟡 Статус 2 — только первичный документ, без функции счёта-фактуры. Подходит для упрощенцев без НДС или когда счёт-фактура не нужна.

Пошагово в Бухгалтерии 8.3

1. Создайте реализацию: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → Реализация.
2. Выберите вид операции, заполните контрагента, договор и строки.
3. Проведите документ.
4. Если нужен статус 1, внизу формы нажмите ссылку выписки счёта-фактуры. Программа создаст его с той же датой и номером.
5. Нажмите Печать → Универсальный передаточный документ (УПД).

Если счёт-фактура зарегистрирован, в бланке будет «1». Если нет — «2». Ставить цифру вручную не нужно.

Что заполнить до печати

Чтобы не исправлять бланк потом, проверьте заранее:

• 🏢 реквизиты своей организации и контрагента: ИНН, КПП, адрес;
• 🚚 грузоотправителя и грузополучателя, если они отличаются от сторон сделки;
• 📑 договор: его номер и дата попадают в основание передачи;
• 🔢 единицы измерения и коды по ОКЕИ в карточках номенклатуры;
• 🌍 страну происхождения и номер ДТ для импортных товаров.

Исправленный УПД и корректировка

Ошибки в уже переданном УПД исправляют не правкой исходного документа, а новым документом. Выбор зависит от того, что именно не так:

Исправительный УПД получает тот же номер и дату, что и исходный, плюс номер и дату исправления. В бланке они печатаются в отдельной строке шапки.

Для УКД программа сама посчитает разницу «было — стало» по каждой строке и НДС с неё. Сумма уменьшения у продавца попадёт в книгу покупок, а увеличения — в книгу продаж .

Печатная форма УПД: подписи, логотип и макет

Бланк УПД можно настроить в трёх местах. Начните с самого простого.

Подписи и ответственные лица

Подписи в бланке берутся из карточки организации. В Бухгалтерии 8.3: Главное → Организации → ваша организация → раздел с подписями и ответственными лицами. Укажите руководителя, главного бухгалтера и, при необходимости, лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни.

Если документ подписывает не директор, а сотрудник по доверенности, укажите его там же. Программа подставит ФИО и должность в нужные строки бланка.

Логотип, печать и факсимиле

В той же карточке организации есть раздел «Логотип и печать». Туда загружают картинки печати и подписей. Тогда УПД можно распечатать сразу «с печатью и подписями» — такой вариант появляется в меню печати.

Редактирование макета

Если нужно изменить сам бланк (сдвинуть поля, добавить строку), откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите УПД через поиск в списке и откройте макет.

Изменённый макет действует для всей базы. Есть два риска:

• ❌ после обновления конфигурации программа может предупредить, что макет изменён, а новый вариант формы не применится;
• ❌ ручные правки легко ломают структуру обязательных реквизитов.

Если нужна своя форма, надёжнее заказать внешнюю печатную форму и подключить её через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Типовой макет при этом остаётся нетронутым.

Обмен УПД с контрагентами: ЭДО и файлы

УПД в электронном виде отправляют через оператора ЭДО. В типовых конфигурациях для этого встроен сервис 1С-ЭДО, можно подключить и других операторов.

Отправка исходящего УПД

1. Подключите ЭДО для организации и получите электронную подпись.
2. Пригласите контрагента к обмену. Пока приглашение не принято, отправить документ нельзя.
3. Откройте реализацию и нажмите кнопку ЭДО на панели документа, затем отправку электронного документа.
4. Подпишите документ и отправьте. Статус обмена отобразится в форме реализации.

Получение входящего УПД

Входящие документы приходят в рабочее место ЭДО. В Бухгалтерии 8.3 оно называется «Текущие дела ЭДО» и открывается из разделов Продажи и Покупки. Откройте полученный УПД, сопоставьте номенклатуру поставщика со своей и создайте поступление. Программа заполнит его сама, включая счёт-фактуру.

Без ЭДО: выгрузка в файл

Если контрагент не подключён к ЭДО, распечатайте УПД и сохраните его в PDF или Excel. В форме печати есть кнопка сохранения: выберите формат и папку. Для бумажного обмена подпишите и отправьте оригинал.

Из той же формы печати УПД можно отправить по электронной почте: кнопка с конвертом прикрепит бланк к письму в выбранном формате. Для этого в программе должна быть настроена учётная запись почты. Учтите, что PDF по почте — это копия. Для вычета НДС покупателю всё равно нужен оригинал на бумаге или подписанный файл через ЭДО.

Электронный файл для налоговой и обмена имеет формат XML по утверждённому ФНС формату. Создавать его вручную не нужно: модуль ЭДО формирует файл сам и следит за актуальной версией формата.

Частые вопросы