Даты аванса и окончательного расчёта в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: от карточки организации до ведомости

В 1С:ЗУП 3.1 дату выплаты аванса и зарплаты настраивают в карточке организации: Настройка → Организации → вкладка Учетная политика и другие настройки → ссылка Бухучет и выплата зарплаты. В 1С:Бухгалтерии 3.0 то же самое задаётся в форме Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Там указывают число месяца, в которое выплачивается каждая часть заработка.

Отдельного справочника «График выплат» в типовых конфигурациях нет. Сроки собираются из трёх уровней: организация задаёт общее правило, подразделение может его переопределить, а у сотрудника настраивают способ выплаты и порядок расчёта аванса. Если сроки одни на всю компанию, хватит карточки организации. Если у филиала или цеха свои даты, понадобится настройка подразделения.

Что именно задают в настройках сроков и на что это влияет

Дата выплаты в 1С — не напоминание в календаре. Программа подставляет её в документы и отчёты:

• 📄 в ведомости на выплату (в банк, в кассу, раздатчику, на счета) — как плановую дату;
• 🧾 в расчёт НДФЛ и в 6-НДФЛ — для распределения дохода и налога по периодам;
• ⏰ в расчёт компенсации за задержку — от этой даты считаются дни просрочки;
• 📊 в планирование денежных потоков, если оно ведётся в связке с другой программой.

Закон ставит рамки, в которые даты должны попадать. По статье 136 ТК РФ зарплату платят не реже чем каждые полмесяца, а срок выплаты — не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена. Если день выплаты попал на выходной или праздник, платят накануне.

Практический вывод: если аванс за первую половину месяца, его дата — не позже 30-го числа того же месяца. Окончательный расчёт за месяц — не позже 15-го числа следующего. Конкретные числа должны совпадать с теми, что записаны в правилах внутреннего распорядка, коллективном или трудовом договоре.

Где в 1С задать дату выплаты аванса и зарплаты для организации

1С:ЗУП 3.1

1. Откройте Настройка → Организации и выберите свою организацию.
2. Перейдите на вкладку Учетная политика и другие настройки.
3. Нажмите ссылку Бухучет и выплата зарплаты.
4. В блоке о выплате укажите число месяца для окончательной выплаты зарплаты и признак, что она приходится на следующий месяц.
5. В том же блоке укажите число выплаты аванса (в текущем месяце).
6. Там же выберите способ выплаты по умолчанию: через кассу, в банк по зарплатному проекту, на счета или раздатчиком.
7. Нажмите ОК, затем Записать и закрыть в карточке организации.

1С:Бухгалтерия 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. Найдите блок, относящийся к выплате зарплаты, и укажите число следующего месяца для окончательного расчёта.
3. Если в вашем релизе рядом есть поле даты аванса, заполните и его.
4. Сохраните настройки.

В БП нет многоуровневой схемы как в ЗУП: настройка общая для организации. Если у разных подразделений разные сроки, в Бухгалтерии это решается только ручной правкой даты в ведомостях.

💡 Если вы ведёте зарплату в ЗУП, а бухгалтерию в БП и синхронизируете их, даты выплаты настраивайте в ЗУП. В БП ведомости и расчёт приходят уже готовыми, и настройка в Бухгалтерии на них не влияет.

Свои сроки выплаты для подразделения или филиала

Бывает, что офис получает деньги 10-го и 25-го, а цех на вахте — 5-го и 20-го. В ЗУП 3.1 это делается в карточке подразделения.

1. Откройте Настройка → Подразделения и выберите нужное.
2. Найдите в карточке ссылку с настройками выплаты зарплаты (по умолчанию стоит значение «как в организации»).
3. Переключите на собственные настройки и укажите даты и способ выплаты.
4. Запишите подразделение.

С этого момента ведомости, заполненные по этому подразделению, будут брать его даты. Остальные подразделения продолжат работать по правилу организации.

Как назначить сотруднику способ выплаты и порядок расчёта аванса

Дату аванса сотруднику по отдельности не задают. Зато у каждого настраивают, как считать сумму аванса и куда её перечислять.

Способ расчёта аванса в ЗУП 3.1

Поле «Аванс» находится в кадровых документах на вкладке с оплатой труда: в Приеме на работу и в Кадровом переводе. Вариантов три:

Для массовой смены аванса, например при пересмотре политики для всей компании, используют документ Изменение аванса в разделе Зарплата. Его можно заполнить списком сотрудников и задать новый вариант сразу всем.

Способ выплаты у сотрудника

В карточке сотрудника есть ссылка Выплаты и учет затрат. Там указывают, как получает деньги конкретный человек: как в подразделении, по зарплатному проекту на карту, на личный счёт в банке или через кассу.

Пример. В компании все получают деньги по зарплатному проекту Сбербанка, но новый сотрудник ещё не открыл карту. В его карточке временно ставят «через кассу». Когда карта будет готова, переключают обратно и вносят номер лицевого счёта.

Аванс и окончательный расчёт при разных системах оплаты

Порядок дат один, а способ аванса зависит от того, как платят людям.

Оклад и повременная оплата

Самый простой случай. Подходит «процентом от тарифа» или «расчетом за первую половину месяца». Второй вариант точнее: если сотрудник болел с 3-го по 12-е, аванс уменьшится автоматически, и в конце месяца не придётся удерживать переплату.

Пример: оклад 60 000 ₽, в первой половине месяца 11 рабочих дней из 22. Сотрудник отработал все 11. Аванс расчётом за первую половину: 60 000 / 22 × 11 = 30 000 ₽ до НДФЛ. С 2023 года НДФЛ удерживают и с аванса, поэтому на руки при ставке 13% придёт 30 000 − 3 900 = 26 100 ₽.

Сдельная оплата

Выработку за первую половину месяца часто не знают к дате аванса. Поэтому сдельщикам обычно ставят фиксированный аванс, близкий к половине средней зарплаты. Окончательный расчёт проводится после ввода выработки за месяц.

Суммированный учёт и сменный график

Если смены распределены неравномерно, «процент от тарифа» даёт искажения: в одной половине месяца человек работает 3 смены, в другой — 10. Здесь лучше «расчетом за первую половину месяца»: программа посчитает аванс по фактическим часам из графика работы.

Совместители и сотрудники с несколькими ставками

Аванс задаётся отдельно по каждому трудовому договору. Внутренний совместитель получит два аванса — по основному месту и по совместительству. Суммы считаются по своему варианту в каждом договоре, а в ведомости выводятся отдельными строками. Проверьте оба договора, когда принимаете совместителя: вариант аванса по второму договору часто забывают заполнить.

Проверка: попадают ли даты в ведомости и отчёты

После настройки не ждите конца месяца, проверьте сразу.

1. Создайте тестовую ведомость нужного вида в разделе Выплаты (в БП — в Зарплата и кадры), укажите вид выплаты «Аванс».
2. Посмотрите, какая дата выплаты подставилась в шапку. Она должна совпасть с числом из настройки.
3. Нажмите Заполнить и сверьте суммы аванса по 2-3 сотрудникам с разными вариантами расчёта.
4. Не проводите тестовую ведомость, просто закройте её без записи.
5. Повторите для вида выплаты «Зарплата за месяц» и проверьте, что дата приходится на следующий месяц.

Отдельно проверьте сотрудников подразделения с собственными сроками: ведомость, заполненная по этому подразделению, должна получить его даты, а не даты организации.

Выплата через зарплатный проект и обмен с банком

Когда даты настроены, следующий шаг — избавиться от ручной загрузки реестров в банк.

1. Заведите зарплатный проект: в ЗУП — в разделе Выплаты, в БП — в справочниках зарплаты. Укажите банк, номер договора и формат файла обмена.
2. Внесите сотрудникам номера лицевых счетов. Для новых сотрудников можно сформировать заявку на открытие карт и выгрузить её в банк.
3. Создайте Ведомость в банк по зарплатному проекту — дата подставится из настроек.
4. Выгрузите ведомость в файл через команду обмена с банком и загрузите её в интернет-банк. Если подключён DirectBank, реестр уходит в банк из 1С без промежуточного файла.
5. Загрузите подтверждение банка: программа отметит, по каким сотрудникам зачисление прошло.

Платёжное поручение на перечисление по реестру создают в Бухгалтерии на основании ведомости. Если ЗУП и БП синхронизированы, ведомости переходят в Бухгалтерию, и списание с расчётного счёта оформляется уже там.

Когда сроки сбиваются: ошибки и как их найти

Ещё одна частая ситуация — перенос даты из-за праздника. Настройку в карточке организации при этом не меняют. Достаточно указать в ведомости реальную дату, когда деньги ушли, например 30 декабря вместо 10 января. Программа учтёт НДФЛ по фактической дате выплаты: по статье 223 НК РФ с 2023 года доходом в виде зарплаты признаётся день её выплаты.

Частые вопросы